Coördinator Archief- en Informatiebeheer

Functieomschrijving

Voor Provincie Zuid-Holland zoeken wij een Coördinator Archief- en Informatiebeheer. Je speelt een sleutelrol in de vernieuwing van het informatiebeheer. De opdrachtgever bevindt zich in een grote informatietransitie. De Wet open overheid, de AVG, de nieuwe Archiefwet en de voorbereiding op aansluiting bij het e-Depot stellen hoge eisen aan digitaal informatiebeheer. Dit is een uitdagende veranderopgave waarbij je strategisch denken verbindt met dagelijkse uitvoering. Je vertaalt beleid naar toepasbare richtlijnen en handreikingen voor de hele organisatie. Je werkt nauw samen met de provinciearchivaris en andere disciplines.

Je coördineert een team van professionals dat op tactisch en operationeel niveau werkt. Je kijkt verder dan alleen de techniek; je neemt het team mee in de transitie, je maakt de vertaling van de oude naar de nieuwe wereld of brengt deze samen, en je begeleidt collega’s naar een hoger professioneel niveau. Je coördineert de dagelijkse processen rond informatiebeheer en archivering, waarbij je het belang van betrouwbare, actuele en vindbare data vooropstelt. Je houdt toezicht op digitaal en fysiek archiefbeheer (selectie, vernietiging, overbrenging) en adviseert over de inrichting van systemen en informatievraagstukken. Daarnaast draag je bij aan de implementatie van archivering by design conform geldende raamwerken en laat je het applicatielandschap analyseren om recordmanagementgeschiktheid te beoordelen. Je vervult daarbij ook de rol van ambtelijk opdrachtnemer.

Je bouwt actief samenwerkingsverbanden met diverse stakeholders om werkzaamheden af te stemmen en efficiënt en duurzaam archief- en informatiebeheer te waarborgen. In deze rol krijg je ruimte om mee te denken over nieuwe ontwikkelingen en om initiatief te nemen. De rol kenmerkt zich door een hoge mate van zelfstandigheid, autonomie en bijbehorende verantwoordelijkheden. Je draagt bij aan de voorbereiding op de nieuwe Archiefwet en de aansluiting op het e-Depot, en til je de informatievoorziening van de opdrachtgever naar een hoger niveau.

Je rapporteert over (deel)resultaten aan de opdrachtgever en levert onder andere:

• Visie en roadmap voor de informatiehuishouding en de informatietransitie;
• Opleidingsplan voor het team;
• Implementatieplan voor aansluiting op het e-Depot;
• Implementatie van beleid voor informatiebeheer en archivering;
• Een governance- en verantwoordelijkheidsmodel voor informatiebeheer;
• Een meerjarenplan voor verbetering van informatiebeheer binnen het team.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Ontwikkelen van beleid, visie en langetermijnplannen;
• Adviseren van management en stakeholders over koers, risico's en kansen;
• Vertalen van organisatiedoelstellingen naar het team;
• Bewaken van prestaties, resultaten en doelrealisatie voor de opgave;
• Vertalen van strategie naar concrete plannen, processen, projecten en werkzaamheden;
• Coördineren van werkzaamheden tussen teams;
• Monitoren van voortgang, kwaliteit en capaciteit;
• Signaleren van knelpunten en initiëren van verbetermaatregelen.

Competenties

• Samenbindend leiderschap
• Visie op de opdracht
• Integraal werken
• Zorg voor kwaliteit
• Initiatief
• Omgevingsbewustzijn
• Motiveren
• Gezag
• Ontwikkelen van medewerkers

Organisatie
Je werkt voor de opdrachtgever in een team dat volop in ontwikkeling is en bestaat uit gedreven professionals. Er heerst een informele sfeer waarin collegialiteit en vertrouwen centraal staan. Het doel van het team is informatie duurzaam toegankelijk, vindbaar en bruikbaar te maken en te houden voor de organisatie.

jouw profiel

• HBO werk- en denkniveau, aantoonbaar via relevante werkervaring of afgeronde studie in informatie- of archiefmanagement of een vergelijkbaar vakgebied;
• Minimaal drie jaar aantoonbare ervaring met informatiebeheer, recordmanagement en archiefsystemen;
• Gedegen kennis van de Archiefwet, WOO, AVG en bij voorkeur DUTO/DUTO-gerelateerde normen;
• Minimaal twee jaar ervaring als leidinggevende of coördinator in een vergelijkbare functie;
• Aantoonbare ervaring met het leiden en meenemen van teams in veranderprocessen;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (C1-niveau);
• Ervaring met werken binnen een politiek-bestuurlijke omgeving, zoals een provincie, gemeente, waterschap of andere overheidsorganisatie, en begrip van bestuurlijke besluitvorming en stakeholdervraagstukken.

Je krijgt ruimte om initiatieven te nemen en een substantiële bijdrage te leveren aan de toekomstbestendigheid van het informatiebeheer van de opdrachtgever.