Functieomschrijving
Voor Gasunie zoeken wij een Document Controller Large Projects. Je werkt als Document Controller aan het WarmtelinQ-project, het duurzame warmte-infrastructuurproject dat restwarmte transporteert en bijdraagt aan de energietransitie.Je speelt een sleutelrol door gestructureerd beheer van officiële projectdocumentatie te realiseren en daarmee bij te dragen aan voorspelbare en succesvolle projecten.
Je maakt deel uit van het Document Control team en werkt nauw samen met collega-Document Controllers. Samen zorgen jullie binnen de afdeling projectbeheersing voor het gestructureerd beheren van alle officiële projectdocumentatie, waardoor hun projecten voorspelbaar en succesvol verlopen.
Juist in de huidige dynamische fase til je documentatiestromen continu naar een hoger niveau. Je richt je samen met je Lead Document Controller proactief op de optimalisatie van hun systemen en vertaalt dit naar heldere instructies en toekomstbestendige plannen voor de projectteams. Waar nodig anticipeer je scherp op onvoorziene situaties. Door slim te improviseren zonder structuur te verliezen, zorg je dat het beheer van hun projectdocumentatie te allen tijde beheersbaar en succesvol blijft.
Werkzaamheden
- Je realiseert zelfstandig een gestructureerde inrichting en beheersing van officiële projectdocumentatie gedurende de volledige projectlevenscyclus
- Je beheert een ingerichte documentstructuur voor projectdocumentatie, inclusief consistente documentnummering, identificatie, archivering en traceerbaarheid
- Je beheert en voert documentstatussen, metadata, reviewcycli en tijdige distributie van documenten en commentaren uit
- Je verwerkt inkomende en uitgaande transmittals en houdt het Master Document Register (MDR) actueel, inclusief controles op documentstromen met externe partijen
- Je voert kwaliteitscontroles uit op projectdocumentatie gericht op integriteit, volledigheid en naleving van geldende richtlijnen en standaarden
- Je stelt voortgangs- en statusrapportages op en bespreekt deze ten behoeve van projectteams en projectmanagement
- Je geeft adviezen en biedt ondersteuning aan projectteams en externe partijen op het gebied van document control en SharePoint-toepassingen
- Je beheert toegangen en autorisaties binnen SharePoint ten behoeve van projectdocumentatie
- Je signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen gericht op optimalisatie en doorontwikkeling van documentbeheerprocessen en systemen
- Je draagt bij aan verdere professionalisering van het vakgebied document control, waaronder uniforme werkwijzen, overdraagbaarheid van werkzaamheden, data- en informatiegedreven werken en doorontwikkeling van systemen en processen
Jouw profiel
- Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en kunt stakeholders meenemen in werkwijzen en verbeteringen
- Je hebt organisatorisch vermogen en kunt prioriteren binnen meerdere parallelle werkzaamheden of projecten
- Je werkt nauwkeurig en gestructureerd met oog voor kwaliteit en detail
- Je hebt een proactieve en zelfstandige werkhouding, signaleert verbeterkansen en realiseert oplossingen
- Je bent flexibel en pragmatisch in veranderende projectomgevingen
- Je werkt samen en creëert draagvlak binnen teams en projectorganisaties
Functie eisen
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met documentmanagement binnen grote technische projecten
- Je hebt ervaring met documentmanagementsystemen zoals SharePoint, SDx of vergelijkbare platforms en beschikt over diepgaande kennis van SharePoint als key-user, zodat je weet hoe het functioneert en het effectief kunt beheren
- Je bent vertrouwd met documentbeheerprocessen, waaronder versiebeheer, archivering, metadata, reviewcycli, documentclassificatie, distributiematrices en Master Document Registers (MDR)
- Je hebt ervaring met datamigraties van en naar SharePoint of vergelijkbare systemen
- Je hebt ervaring met implementaties van documentmanagementsystemen
- Je hebt ervaring met rapportage en informatievoorziening binnen projectomgevingen
Functie wensen
- Het is een pré als je een BIM-certificaat hebt
