Projectleider Inrichting Gemeenschappelijke Regeling

Functieomschrijving

Voor Gemeente Woerden zoeken wij een Projectleider Inrichting Gemeenschappelijke Regeling. Je bent verantwoordelijk voor het inrichten van verschillende onderdelen van een nieuwe gemeenschappelijke regeling (GR).
Onder regie van een kwartiermaker zijn er drie programma's die ingericht moeten worden; in deze rol richt jij je primair op de eerste drie deelprojecten binnen het programma voor de inrichting van de GR.

Het programma bestaat uit vijf deelprojecten:

• 1. Sluiten van een bedrijfsvoeringsovereenkomst (DVO) voor HR, ICT en financiën.
• 2. Zoeken en realiseren van geschikte huisvesting.
• 3. Zorgdragen voor het opstellen van organisatiebeleid (wervingsbeleid, privacybeleid, budgethoudersregeling, financieel beleid etc.).
• 4. Formatie-, plaatsings- en wervingsplan.
• 5. Communicatie.

Jouw primaire verantwoordelijkheid ligt bij de eerste drie deelprojecten. Je draagt zorg voor de realisatie van de bijbehorende resultaten en stuurt de benodigde activiteiten aan om deze deelprojecten succesvol af te ronden.
Je zorgt voor afstemming en samenhang met de deelprojecten rondom formatie, plaatsing, werving en communicatie. Vanuit eigen verantwoordelijkheid signaleer je afhankelijkheden, risico's en raakvlakken en stem je hierover af met de kwartiermaker, programmamanager en betrokken stakeholders.
Er ligt veel tijdsdruk op de realisatie van de vijf deelprojecten. Je stelt in korte tijd een geactualiseerde projectaanpak en planning met mijlpalen, risicomatrix en stakeholders- en besluitvormingsanalyse op, waarna je direct van start gaat met de uitvoering van de deelprojecten.

Kernopdracht

1. Realiseren DVO bedrijfsvoering
Jij zorgt voor de realisatie van een bedrijfsvoeringsovereenkomst voor HR, ICT en financiële dienstverlening.
Werkzaamheden omvatten onder andere:

• Inventariseren van functionele en organisatorische eisen.
• Verkennen en beoordelen van mogelijke samenwerkingspartners, waaronder gemeenten en marktpartijen.
• Coördineren van gesprekken en onderhandelingen.
• Opstellen of laten opstellen van benodigde documentatie.
• Begeleiden van besluitvorming.

Resultaat:

• Ondertekende of besluitrijpe bedrijfsvoeringsovereenkomsten voor HR, ICT en financiële dienstverlening.

2. Realiseren huisvesting
Jij organiseert en begeleidt het huisvestingstraject en de inrichting van de huisvesting.
Werkzaamheden omvatten onder andere:

• Opstellen van huisvestings- en inrichtingseisen.
• Verkennen en beoordelen van geschikte locaties.
• Uitwerken van businesscases en besluitvormingsvoorstellen.
• Begeleiden van selectie- en contracteringsprocessen.

Resultaat:

• Geselecteerde, contractueel geborgde en ingerichte bedrijfslocatie die voldoet aan de vastgestelde eisen.

3. Ontwikkelen organisatiebeleid
Jij zorgt voor de totstandkoming van de benodigde beleidsdocumenten voor de nieuwe organisatie.
Onder meer betreft dit:

• Wervings- en selectiebeleid;
• Privacybeleid;
• Budgethoudersregeling;
• Financieel beleid;
• Overige noodzakelijke organisatie- en bedrijfsvoeringsregelingen.

Je stelt documenten op in samenwerking met inhoudelijke specialisten en draagt zorg voor besluitrijpheid.
Resultaat:

• Vastgestelde of besluitrijpe beleidsdocumenten die noodzakelijk zijn voor de operationele inrichting van de GR.

Je opdracht is succesvol afgerond wanneer ten minste de volgende resultaten zijn gerealiseerd:

• 1. Gesloten of besluitrijpe bedrijfsvoeringsovereenkomsten voor HR, ICT en financiële dienstverlening.
• 2. Een geselecteerde en contractueel geborgde ingerichte huisvestingslocatie voor de GR.
• 3. Een complete set van vastgestelde of besluitrijpe organisatiebeleidsstukken.
• 4. Een integraal overzicht van afhankelijkheden en raakvlakken met het formatie-, plaatsings- en wervingsplan en het communicatieproject, inclusief benodigde afstemming voor een succesvolle inrichting van de GR.
• 5. Een volledig overdraagbaar projectdossier inclusief eindrapportage.

Jouw profiel
Je beschikt over sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden en kunt complexe dossiers snel en gestructureerd oppakken.
Je werkte eerder aan vergelijkbare inrichtingstrajecten binnen (lokale) overheden of samenwerkingsverbanden en hebt ervaring met het opstellen van overeenkomsten, beleidsdocumenten en businesscases.
Je bent besluitvaardig, schakelt makkelijk met bestuurlijke en inhoudelijke stakeholders en hebt ervaring met risicobeheersing en planning onder tijdsdruk.

Competenties

• Uitdrukkingsvaardigheid mondeling: goed.
• Uitdrukkingsvaardigheid schriftelijk: uitstekend.
• Luisteren.
• Doorzettingsvermogen.
• Resultaatgericht werken.
• Samenwerken.
• Analyserend vermogen.
• Plannen en organiseren.

Organisatie
Verschillende gemeenten in de regio werken samen op taken, beleidsterreinen en projecten in het sociaal domein en intensiveren en professionaliseren deze samenwerking via een gemeenschappelijke regeling die de inkoop voor jeugd en Wmo voor meerdere gemeenten organiseert. Jij draagt in deze opdracht bij aan de operationele inrichting van die gemeenschappelijke regeling.