Projectleider Proces-, Risico-, Kwaliteits- en Bedrijfscontinuïteitsmanagement

Functieomschrijving

Voor Gemeente Leidschendam-Voorburg zoeken wij een Projectleider Proces-, Risico-, Kwaliteits- en Bedrijfscontinuïteitsmanagement. Je werkt binnen Informatiemanagement, ICT Service en Onderzoek (IISO), een dynamisch team met twee disciplines: informatiemanagement (inclusief informatiebeveiliging, business intelligence en onderzoek) en ICT Service (beheer). Het team telt meer dan 65 medewerkers, inclusief externe experts. Onder leiding van een CIO en teamleiders en met ondersteuning van specialisten zoals een Adviseur Kwaliteit en Proces, CISO, deliverymanager en financieel medewerker werk je in een omgeving waar innovatie en samenwerking centraal staan.

Aanleiding
De gemeente heeft een beleids- en implementatieplan opgesteld voor de ontwikkeling van proces-, kwaliteits-, risico- en bedrijfscontinuïteitsmanagement. Je draagt bij aan de uitvoering van dit plan zodat de organisatie structureel werkt aan verhoging van volwassenheid en voorbereiding op vervolgfasen.

Doel van je opdracht

• Je realiseert de in het beleids- en implementatieplan vastgestelde doelstellingen, resultaten en mijlpalen.
• Je levert een aantoonbaar ingericht en werkend stelsel voor proces-, kwaliteits-, risico- en bedrijfscontinuïteitsmanagement op volwassenheidsniveau 2 en bereidt de organisatie voor op de volgende ontwikkelfase.
• Je borgt governance, rollen, werkwijzen en rapportagelijnen.

Overkoepelende regie

• Je stelt een projectplan en integrale planning op en houdt deze actueel.
• Je richt een vaste rapportagecyclus in voor voortgang en risico’s en levert periodieke managementrapportages en besluitvormingsstukken voor CMT en directie.
• Je ontwikkelt een integrale sturings- en samenhangaanpak waarin proces-, kwaliteits-, risico- en bedrijfscontinuïteitsmanagement in één werkingsmodel en jaarcyclus zijn uitgewerkt.
• Je levert afstemmings- en beslisnotities, inclusief de impact op scope en planning, met aandacht voor aansluiting op NIS2/BIO en concerncontrol.

Implementatie procesmanagement

• Je beschrijft en valideert de zogenaamde kroonjuwelen (kritieke processen).
• Je zorgt voor oplevering en bestuurlijke/ambtelijke vaststelling van procesbeschrijvingen samen met proceseigenaren en procesbeheerders, inclusief reviewrondes en verwerking van feedback.
• Je richt per proces een RASCI-model in en vult dit met namen/functies.
• Je formuleert KPI’s, legt PDCA-afspraken vast en zorgt voor centrale vindbaarheid van procesdocumentatie.

Implementatie kwaliteitsmanagement

• Je stelt basis kwaliteitscriteria per kritisch proces vast en richt een eenvoudige kwaliteitscyclus in.
• Je borgt kwaliteitsafspraken binnen teams en levert een stuurset (KPI’s, minimale rapportage en overlegmomenten) waarmee leidinggevenden aantoonbaar op kwaliteit kunnen sturen.

Implementatie risicomanagement

• Je legt procesrisico’s en beheersmaatregelen vast en richt een risicoacceptatieproces in en past dit toe.
• Je stelt een organisatiebreed risicoregister op en zorgt voor integratie met de P&C-cyclus.

Implementatie bedrijfscontinuïteitsmanagement

• Je herijkt de kritieke processen en begeleidt Business Impact Analyses (BIA’s) voor geselecteerde processen, inclusief RTO/RPO en prioritering.
• Je levert bedrijfscontinuïteitsplannen (BCP’s), ontwerpt en plant oefeningen (bijv. walkthrough) en richt incidentregistratie in.

Regionale afstemming en weerbaarheid

• Je zorgt voor actieve afstemming met regionale werkgroepen en samenwerkingsverbanden, met name op het vlak van NIS2/Cyber en bedrijfscontinuïteit.
• Je vertaalt relevante regionale kaders, good practices en afspraken naar de gemeentelijke context en verwerkt deze in kaders, werkwijzen en plannen.
• Je borgt dat regionale verplichtingen en ontwikkelingen worden meegenomen in processen, governance en bedrijfscontinuïteitsplannen.
• Je vervult een coördinerende en verbindende rol zonder bestuurlijk mandaat en koppelt terug aan de ambtelijk opdrachtgever en relevante programma’s.

Wat je oplevert

• Een projectplan en integrale planning met scope, fasering, mijlpalen, afhankelijkheden, risico’s, governance en communicatie.
• Een werkend tactisch werkingsmodel en jaarcyclus met rollen, overleg- en rapportagelijnen, PDCA-cyclus en escalatie.
• Beschreven kritieke processen inclusief KPI’s, PDCA-afspraken en vindplaats; streefaantal opleveringen is circa 50 processen.
• Een basis voor kwaliteitsmanagement met vastgestelde kwaliteitscriteria en een geplande kwaliteitscyclus.
• Een actueel risicoregister met beschreven risicoacceptatieproces en aansluiting op de P&C-cyclus.
• Eerste set BIA’s en BCP’s voor kritieke processen, minimaal één geplande en geëvalueerde oefening en een evaluatie van volwassenheidsniveau 2 met een implementatieplan voor fase 3.
• Een fase-3 plan met doelen, roadmap, randvoorwaarden en een globale raming van benodigde inzet.

jouw profiel

• Je neemt verantwoordelijkheid voor je taken en behaalde resultaten.
• Je vormt een goed oordeel op basis van beschikbare informatie en neemt afgewogen beslissingen.
• Je kunt anderen regisseren en processen coördineren.
• Je werkt effectief samen met verschillende stakeholders en weet draagvlak te creëren.

Organisatie
Je werkt voor een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. Binnen de organisatie werken ongeveer 750 collega’s samen aan dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen. De organisatie kenmerkt zich door korte lijnen en een focus op vertrouwen, verbinden, verantwoordelijkheid en verbeteren.