Adviseur Informatiebeheer

Functieomschrijving

Voor Veiligheidsregio & Brandweer Brabant-Noord zoeken wij een Adviseur Informatiebeheer. Met jouw inzet voor goede informatievoorziening draag je bij aan de betrouwbaarheid, betrokkenheid, paraatheid en deskundigheid van VRBN. Je speelt een belangrijke rol in het verder digitaliseren en automatiseren van informatieverwerking: het digitale archief wordt steeds intensiever gebruikt, post komt steeds vaker digitaal binnen en vergaderingen verlopen meer en meer via digitale documentstromen.

Goed informatiebeheer en archiveren is essentieel voor een open en transparante overheid. Jij zorgt ervoor dat informatie duurzaam toegankelijk blijft, nu en in de toekomst. Dit vakgebied is voortdurend in beweging door groei, technologische ontwikkelingen en toename van informatie. Jij adviseert en ondersteunt bij het digitaliseren en archiveren van documentstromen voor organisatie en bestuur, zodat werkprocessen optimaal ondersteund worden en er voldaan wordt aan wet- en regelgeving. Met jouw adviezen help je collega's eenvoudig de informatie en documenten te vinden die zij nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Je levert een bijdrage aan het adviseren over (werk)processen en het inzetten van digitale oplossingen zoals PowerBrowser, Xential, iBabs, Sansa en BlueBeam om archiefwaardige informatie duurzaam te bewaren, beheren en ontsluiten.

Binnen de organisatie is er de ambitie om informatiegestuurd te werken. Hiervoor is het programma IGW (Informatiegestuurd Werken) opgezet, waarbij datagedreven werken en een goede informatiehuishouding centraal staan. Vanuit het team informatiebeheer fungeer je als aanspreekpunt voor een goed ingerichte informatiehuishouding. Jouw doel is dat medewerkers weten welke informatie waar te vinden is. Je bent als projectleider verantwoordelijk voor de verdere uitrol van zaakgericht werken in de organisatie. In overleg met de verschillende sectoren breng je in kaart welke processen zaakgericht kunnen worden ingericht. Samen met adviseurs, applicatiebeheerders en experts uit diverse teams draag je cruciaal bij aan deze ontwikkeling. Jouw rol omvat het ophalen van wensen uit de organisatie en het fungeren als aanspreekpunt voor tactische en strategische informatiebeheervraagstukken.

Je werkt binnen het team Informatiebeheer, dat onderdeel is van het team Informatisering & Automatisering (I&A) binnen de sector Bedrijfsvoering. Samen met collega’s beheer en ontwikkel je de systemen die betrokken zijn bij Zaakgericht werken voor de sectoren Risicobeheersing, Brandweerzorg, Crisisbeheersing, Rampenbestrijding en Bedrijfsvoering. Jouw focus ligt op een betrouwbare en toekomstgerichte informatievoorziening.

Concreet ga jij in deze periode de volgende zaken oppakken en opleveren:

• Verdere uitrol van zaakgericht werken binnen de sectoren (inrichting van minimaal 4 werkprocessen)
• Doorontwikkeling governance teamkanalen
• Toezichtverslag IBT 2025
• Ondersteunen bij doorontwikkeling en inrichting van bestuurlijke besluitvormingsprocessen
• Actualiseren Archiefverordening
• Calamiteitenplan archief opstellen
• Opstellen hotspotmonitors COVID19 & Vluchtelingen

Jouw profiel

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding op het gebied van bestuurlijke informatiekunde of informatiebeheer, zoals SOD 2, LARM of LRM.
• Je hebt ervaring met informatiebeheer bij een overheidsorganisatie en met het werken in zaakgerichte applicaties.
• Je hebt ervaring met de overgang van analoog naar digitaal informatiebeheer (digitalisering/vervanging).
• Je hebt ervaring met het opstellen en implementeren van beleid op het vakgebied informatiebeheer/DIV.
• Je hebt ervaring met het werken met en beheren van een DMS/RMA.
• Je beschikt over actuele kennis van ontwikkelingen binnen het vakgebied informatiebeheer/DIV.
• Je hebt specialistische expertise én oog voor het bredere organisatiebelang.
• Je bent klantgericht, sociaal vaardig en soepel in de omgang.
• Je bent ondernemend en initiatiefrijk en legt de verantwoordelijkheid waar deze hoort.
• Je werkt zelfstandig maar kunt ook goed functioneren in een team.
• Je weet het overzicht te bewaren.
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden.
• Kennis van organisaties binnen het veiligheidsdomein is een pré.
• Je kunt bij aanvang van de werkzaamheden een VOG overleggen.

Competenties

• Analytisch vermogen - Je signaleert problemen, herkent en zoekt naar relevante informatie, legt verbanden en spoort mogelijke oorzaken van problemen op.
• Inlevingsvermogen - Je onderkent en verplaatst je in de belangen, gevoelens en behoeften van anderen en houdt rekening met de gevolgen van je handelen op anderen of onderdelen van de organisatie.
• Klantgerichtheid - Je onderzoekt en anticipeert op de wensen en behoeften van klanten of opdrachtgevers en levert hierop toegevoegde waarde. Je hecht veel waarde aan servicebereidheid en klanttevredenheid.
• Mondelinge communicatie - Je formuleert ideeën en informatie kernachtig, helder en grammaticaal correct zodat de boodschap duidelijk overkomt bij de doelgroep.
• Regisseren - Je brengt belangen, opinies en inbreng van verschillende partijen samen, geeft richting aan samenwerkingen en streeft naar gemeenschappelijke resultaten.
• Resultaatgerichtheid - Je formuleert doelstellingen en resultaten en richt je actief op het behalen daarvan.
• Schriftelijke communicatie - Je stelt heldere, kernachtige en voor de doelgroep begrijpelijke teksten op die grammaticaal correct zijn.