Functieomschrijving
Voor Gemeente Oosterhout zoeken wij een Adviseur/Projectleider Facilitaire Processen/Verhuizing Stadhuis. Je ondersteunt de opdrachtgever bij een grote transitie: de verhuizing naar het nieuwe stadhuis. Je bent verantwoordelijk voor zowel de fysieke verplaatsing van medewerkers, voorzieningen en werkplekken als het verder professionaliseren van de facilitaire organisatie. Je werkt aan een zorgvuldige, gestructureerde en toekomstbestendige uitvoering van deze verandering als deskundige Adviseur/Projectleider Facilitaire Zaken.De opdracht omvat twee hoofddoelen:
- Het verder professionaliseren van de facilitaire organisatie
- Voorbereiden en realiseren van de verhuizing naar het nieuwe stadhuis
Jouw verantwoordelijkheden
Je bent verantwoordelijk voor de strategische voorbereiding en de operationele uitvoering van het verander- en verhuistraject. Je combineert visie en analytisch vermogen met daadkracht en organisatorisch overzicht.
- Analyseren van bestaande facilitaire processen, contracten en werkzaamheden.
- Vaststellen van knelpunten, risico’s en inefficiënties.
- Opstellen van verbetervoorstellen, procesoptimalisaties en implementatieplannen.
- Adviseren over nieuwe facilitaire standaarden, concepten en manieren van werken.
- Verbeteren van dienstverlening richting medewerkers, management, bezoekers en externe partners.
- Afstemmen met interne stakeholders, MT, projectgroepen en vakteams.
Je bereidt de verhuizing voor door:
- Het opstellen van een integraal verhuisplan: planning, risicoanalyse, budget, logistiek en communicatie.
- Voorbereiden en uitvoeren van aanbestedingstrajecten (meubilair, inrichting, schoonmaak, beveiliging, verhuizers, diensten, etc).
- Adviseren over de inrichting van werkplekken, logistiek, opslag, dienstverlening en werkplekconcepten.
- Selecteren en aansturen van leveranciers, adviseurs en uitvoerende partijen.
Tijdens de uitvoering stuur je het verhuisproces aan:
- Opstellen en bewaken van draaiboeken voor uitvoeringsdagen.
- Coördineren van de daadwerkelijke verhuisdagen.
- Bewaken van kwaliteit, planning en budget gedurende het traject.
- Oplossen van operationele knelpunten en borgen van veiligheid.
- Coördineren van nazorg, restpunten en oplevering.
- Evalueren van het proces en aanbevelen van structurele verbeterpunten.
Communicatie & Stakeholdermanagement zijn een belangrijk onderdeel van jouw rol:
- Zorgdragen voor heldere rapportages richting management, stuur-/projectgroepen en stakeholders.
- Bijdragen aan interne communicatie over verhuizing, werkplekconcepten en nieuwe processen.
- Organiseren van instructies, rondleidingen en trainingen voor medewerkers.
Jouw profiel
- HBO/WO-niveau, bij voorkeur Facility Management, Bedrijfskunde of vergelijkbaar.
- Minimaal 5 jaar ervaring met facilitaire optimalisatie en/of verhuisprojecten.
- Aantoonbare ervaring met projectleiding in een facilitaire context.
- Ervaring met aanbestedingen en leveranciersmanagement.
- Kennis van gemeentelijke processen, wet- en regelgeving en aanbestedingsrichtlijnen is een pré.
- Ervaring met huisvestings- en verandertrajecten.
Competenties
- Sterke analytische vaardigheden en procesgericht denken
- Communicatief vaardig en organisatiesensitief
- Stevig in de schoenen, overtuigend en verbindend
- Projectmatig, gestructureerd en resultaatgericht
- In staat om strategie om te zetten naar concrete uitvoering
- Veranderingsgericht: je bent in staat om mensen mee te nemen en draagvlak te creëren
Overige competenties
- Pro-actief
- Klantgericht
- Plannen en organiseren
- Verandervermogen
- Stressbestendig
- Resultaatgericht
- Communicatief vaardig
- Zelfstandig
- Analytisch
- Netwerker
- Politieke en bestuurlijke sensitiviteit
Functie-eisen
- Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring bij een gemeente
- Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring met facilitaire optimalisatie en/of verhuisprojecten
- Je hebt aantoonbare ervaring met projectleiding in een facilitaire context
- Je hebt ervaring met aanbestedingen en leveranciersmanagement
- Je hebt ervaring met huisvestings- en verandertrajecten
Functie-wensen
- Je hebt een afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur in de richting Facility management of bedrijfskunde
- Je hebt kennis en ervaring met gemeentelijke processen
- Je hebt kennis van wet- en regelgeving en de aanbestedingsrichtlijnen
Functie eisen
- Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring bij een gemeente
- Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring met facilitaire optimalisatie en/of verhuisprojecten
- Je hebt aantoonbare ervaring met projectleiding in een facilitaire context
- Je hebt ervaring met aanbestedingen en leveranciersmanagement
- Je hebt ervaring met huisvestings- en verandertrajecten
Functie wensen
- Je hebt een afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur in de richting Facility management of bedrijfskunde
- Je hebt kennis en ervaring met gemeentelijke processen
- Je hebt kennis van wet- en regelgeving en de aanbestedingsrichtlijnen
