Functieomschrijving
Voor de gemeente Nijmegen zijn wij op zoek naar een Ambtelijk Secretaris OR.Opdrachtomschrijving
De Ondernemingsraad (OR) van de Omgevingsdienst Regio Nijmegen is op zoek naar een ambtelijk secretaris.
De OR kent 9 gekozen enthousiaste leden met een zittingsperiode van drie jaar. Zij dragen namens de medewerkers van de ODRN bij aan de verbinding tussen beleid en de uitvoering door de werkvloer. Hierbij zet de OR zich in voor een balans tussen het organisatiebelang en het belang van de werknemers. De OR vergadert wekelijks. Daarnaast is er gemiddeld eenmaal per 6 weken een overlegvergadering (OV) en de voorzitter van de OR overlegt regelmatig met de WOR-bestuurder.
Als ambtelijk secretaris ben jij de expert op het gebied van de WOR. Je houdt ons scherp zodat de medezeggenschap goed en prettig gepositioneerd wordt binnen de organisatie. Je ondersteunt de OR door onder andere de verslaglegging voor vergaderingen en de communicatie te verzorgen.
Jij bent de persoon van rust en het overzicht. Je bent analytisch sterk, kan goed structuur aanbrengen, bent nauwkeurig en kan goed organiseren, ook als het even druk is. Je snapt hoe de hazen lopen en bent sensitief op politiek-bestuurlijk vlak. Integriteit is voor jou belangrijk, je focus ligt op samenwerking en klantgerichtheid. Je bent communicatief sterk en ziet verbindingen tussen verschillende overleggen en informatie en weet dit onder de aandacht te brengen bij de juiste mensen.
Je bent verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:
- Notuleren van de vergaderingen (vertrouwelijk) en verzorgen van de verslaglegging;
- (Openbaar) zowel OV als algemene vergadering OR;
- Opstellen van vergaderschema’s en andere overzichten;
- Bewaken van gemaakte afspraken, actiepuntenlijsten en besluitenlijsten;
- Beheren/toegankelijk houden van het archief van de ondernemingsraad en zijn commissies. Op verzoek verzamelen en verstrekken van documentatie en informatie. Dit doe je in afstemming met de secretaris;
- Bijdragen aan het tot stand komen van het jaarverslag van de OR;
- Beheren en actualiseren van de informatie over de OR op het intranet, of verzorgen van andere publicaties van de OR ten behoeve van de communicatie met de achterban van de OR;
- (Eind)redactie verzorgen van brieven, verslagen en andere door de OR in concept aangeleverde stukken;
- Bijdragen aan de opstelling van de begroting van de OR en bewaken van het OR-budget.
Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.
Functie eisen
- Je hebt ervaring als ambtelijk secretaris/ondersteuner van de OR bij een vergelijkbare organisatie
- Je hebt minimaal mbo niveau 4 werk- en denkniveau
- Je hebt aantoonbare kennis van de WOR
Functie wensen
- Je hebt minimaal een Leergang 1 en 2 ambtelijk secretaris afgerond, je wil graag leergang 3 halen
- Je hebt werkervaring in een administratief, ondersteunende of secretariële functie
- Je hebt kennis van Microsoft Teams, Excel en Word. Optioneel: kennis van Adobe InDesign
- Je bent aantoonbaar administratief onderlegd
