Functieomschrijving
Voor Ministerie van Justitie en Veiligheid zoeken wij een Beleidsadviseur Record Management. Het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) speelt een cruciale rol in de opvang en begeleiding van asielzoekers in Nederland. Dit Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO) valt onder de politieke verantwoordelijkheid van de minister van Asiel en Migratie. COA werkt nauw samen met andere organisaties binnen de vreemdelingenketen, zoals de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), de Vreemdelingenpolitie en de Koninklijke Marechaussee.Als coördinerend projectleider richt je je niet alleen op het opstellen van beleid, maar verzorg je ook de communicatieve coördinatie en implementatie ervan.
Jouw verantwoordelijkheden
Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van de implementatie van het informatiebeheerbeleid binnen COA, met bijzondere aandacht voor communicatie en samenwerking tussen afdelingen. Je werkt nauw samen met de Beleidsadviseur Recordsmanagement en medewerkers Informatiebeheer en speelt een centrale rol in het vertalen van beleidsdoelen naar praktische uitvoering.
Je coördineert projecten zoals het wegwerken van archiefachterstanden, het verbeteren van documentbeheer en de implementatie van het DUTO-beleid en de Archiefwet. Je zorgt ervoor dat de communicatie rondom deze veranderingen helder is en stemt de benodigde acties af tussen verschillende teams en afdelingen.
Je bent de schakel tussen operationele teams en beleidsmakers en coördineert de communicatie en uitvoering van de volgende werkzaamheden:
- Coördinatie van beleidsimplementatie: Je begeleidt de implementatie van belangrijke trajecten zoals het vervangingsbesluit, het verbeteren van documentbeheer en de implementatie van het DUTO-beleid.
- Begeleiding en communicatie: Je zorgt voor heldere communicatie over veranderingen in het informatiebeheer en ondersteunt het team in het implementeren van nieuwe processen.
- Wegwerken van archiefachterstanden: Je coördineert en bewaakt de voortgang van dit traject en communiceert de resultaten naar de betrokken teams.
- Overdragen van archief naar het Nationaal Archief: Je coördineert het proces van overbrenging en zorgt voor de noodzakelijke communicatie en afstemming.
- Standaardiseren van processen: Je implementeert gestandaardiseerde vernietigings- en overbrengingsprocessen en draagt bij aan het opstellen van het informatiebeheerplan.
Jouw profiel
Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en werkt graag samen met verschillende teams. Je hebt ervaring met informatiebeheer en beleidsimplementatie en bent in staat projecten te coördineren van begin tot eind. Met jouw proactieve houding draag je bij aan de continue verbetering van processen binnen het informatiebeheer.
Functie eisen
- Je beschikt over HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur op het gebied van recordsmanagement, informatiebeheer of vergelijkbare disciplines
- Je hebt aantoonbare ervaring met projectmanagement, procesverbetering en het coördineren van communicatieve processen binnen informatiebeheer
- Je hebt kennis van de Archiefwet en aanverwante regelgeving voor informatiebeheer
- Je hebt ervaring met Document Management Systemen (DMS) en Records Management Applicaties (RMA)
- Je bent flexibel en kunt een balans vinden tussen het naleven van regels en het inspelen op de praktische realiteit van de organisatie
- Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en kunt effectief communiceren op verschillende niveaus binnen de organisatie
- Je werkt zelfstandig en hebt een proactieve werkhouding; je bent in staat om direct de benodigde werkzaamheden op te pakken en te coördineren
Functie wensen
- Je hebt ervaring bij een (semi)overheidsorganisatie
- Je hebt kennis van secundaire bedrijfsprocessen zoals Financiën, HRM, IT en Inkoop
- Je hebt ervaring met het werken in een dynamische organisatie en het begeleiden van veranderingen binnen een complexe context
