Functieomschrijving
Voor de Gemeente Soest zoeken wij een Bestuurssecretaresse.Samen met de drie andere collega’s verzorg je de secretariële en administratieve ondersteuning voor het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. Op dit moment zoeken zij tijdelijke ondersteuning voor de wethouders.
Werkzaamheden
- Beheren van complexe agenda’s, met prioriteiten op basis van inhoud en politieke verhoudingen
- Verzorging van vertrouwelijke correspondentie en proactief reageren op wijzigingen in agenda’s
- Inschatten van urgentie en belangen, en kennis van de portefeuille van de bestuurder
- Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor gastvrije ontvangst
- Signaleren, vooruit plannen en meedenken over lopende zaken
- Organiseren van vergaderingen, verspreiden van digitale vergaderstukken en bewaken van voortgang
- Regelen van vervoer, etentjes en attenties en informeren van betrokkenen
- Bijdragen aan optimalisatie van het secretariaat en begeleiden van een nieuwe collega
Je bent doortastend, assertief en beschikt over een gezonde dosis humor. In situaties dat zaken net iets anders gaan, weet je te relativeren. Je werkt in een dynamische omgeving waar een dienstverlenende instelling, vertrouwelijkheid en integriteit een vanzelfsprekend onderdeel zijn van het werk.
Organisatie
De gemeente bestaat al bijna 1.000 jaar en telt momenteel zo’n 47.000 inwoners. Het ligt aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug, midden in de prachtige natuur van de Soester Duinen, en is rijk aan bossen, heide en weilanden.
We vormen samen met 275 professionals onze organisatie.
Bij ons staan de kernwaarden vertrouwen, samen en leren centraal. Werken aan een toekomstbestendig Soest doe je samen met je collega’s, bestuur, de samenleving en partners. Dit alles met vertrouwen in elkaar. Daarbij leer je van de dingen die je doet en van je omgeving. Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.
Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.
Functie eisen
- Minimaal 3 jaar werkervaring als secretaresse bij een college van B&W
- Afgeronde opleiding mbo niveau 4 in secretariële richting
Functie wensen
- Minimaal 5 jaar werkervaring als bestuurssecretaresse bij een overheidsinstantie
- Werkervaring met Ibabs
- Werkervaring met Office 365 en Sharepoint
