Functieomschrijving
Voor Gemeente Katwijk zoeken wij een Bestuurssecretaresse. Je ondersteunt het bestuurssecretariaat als ervaren bestuurssecretaresse in een tijdelijke opdracht. Als professional ben jij degene die bestuurders optimaal ondersteunt en zorgt voor rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving.Je werkt direct samen met één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester) en fungeert als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Complex agendabeheer en het prioriteren van afspraken;
- Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom;
- Voorbereiden van overleggen en zorgen voor volledige dossiers;
- Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, zowel telefonisch als per e-mail en schriftelijk;
- Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen, zoals Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie;
- Coördineren, uitvoeren en ondersteunen van werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen. Hierbij draag je zorg voor het volledige proces:
- Adviseren van voorstellers (aanvragers) over de mogelijkheden en voorwaarden voor een lintje;
- Beoordelen van binnengekomen voordrachten op volledigheid en inhoudelijke criteria, zoals vrijwilligerswerk, bijzondere initiatieven en de duur daarvan;
- Opstellen van complete en zorgvuldig onderbouwde dossiers voor de burgemeester en de Kanselarij der Nederlandse Orden;
- Organiseren en coördineren van het proces rondom de jaarlijkse Lintjesregen en uitreikingen bij bijzondere gelegenheden;
- Onderhouden van contact met voorstellers, ondersteuners en de Kanselarij.
Je maakt deel uit van een team van secretaresses dat gezamenlijk verantwoordelijk is voor de ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Je richt je primair op één of twee portefeuillehouders; samenwerking en onderlinge vervanging zijn daarbij essentieel.
Competenties
- Je bent flexibel;
- Je werkt zelfstandig;
- Je bent klantgericht;
- Je beschikt over sterke schriftelijke communicatieve vaardigheden;
- Je kunt goed plannen en organiseren.
Organisatie
De organisatie werkt dagelijks aan een leefbare, veilige en toekomstgerichte omgeving voor de inwoners en ondernemers. Hun ambities zijn groot: van de grootste woningbouwontwikkeling in hun geschiedenis tot het versterken van de kwaliteit van de openbare ruimte en het verbeteren van de digitale dienstverlening.
De organisatie bestaat uit ongeveer 650 medewerkers en kenmerkt zich door een platte structuur. Persoonlijk leiderschap wordt gestimuleerd en je krijgt de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen. Zo blijft de organisatie flexibel en wendbaar en kan snel worden ingespeeld op maatschappelijke ontwikkelingen. De organisatie zoekt partners die vakmanschap combineren met betrokkenheid en willen samenwerken aan duurzame resultaten voor Katwijk.
Jouw profiel
- Je hebt ruime ervaring in secretariële ondersteuning op bestuurlijk niveau;
- Je hebt kennis van en ervaring met het beheren van vertrouwelijke informatie;
- Je werkt accuraat, gestructureerd en proactief;
- Je beschikt over uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden.
Functie eisen
- Je hebt minimaal een aantoonbaar afgeronde mbo 4 opleiding
- Je beschikt over minimaal 3 jaar werkervaring als (bestuurs)secretaresse binnen een overheidsinstelling
- Je bent beschikbaar per mei 2026 voor gemiddeld 24 tot 28 uur per week en kunt werken op woensdag en vrijdag. Een andere dag is in overleg
Functie wensen
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met complex agendabeheer voor bestuurders (bijv. wethouder, burgemeester, directie). Het is een pre als je daarbij kunt benoemen bij minstens 2 opdrachtgevers waar dit van toepassing was en waar de complexiteit vandaan kwam.
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als bestuurssecretaresse bij een gemeente.
- Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het coördineren, uitvoeren en begeleiden van trajecten rondom koninklijke onderscheidingen.
