Contractbeheerder

Functieomschrijving

Voor Werkorganisatie BUCH zoeken wij een Contractbeheerder. Je actualiseert, controleert en structureert de contractadministratie van I&A zodat contractinformatie actueel, betrouwbaar en overdraagbaar beschikbaar is, verantwoordelijkheden helder zijn en contracteigenaren tijdig kunnen besluiten over contracten met naderende beslismomenten.

Doel van de opdracht
Je zorgt ervoor dat contractinformatie actueel en volledig beschikbaar is, dat eigenaarschap per contract duidelijk is vastgelegd, dat financiële en contractuele gegevens op elkaar aansluiten waar mogelijk, dat openstaande werkzaamheden inzichtelijk en beheersbaar zijn en dat er een overdraagbare basis ontstaat voor structureel contractbeheer.

Jouw verantwoordelijkheden

• Inventariseren en controleren van relevante I&A-contracten.
• Aanvullen en corrigeren van ontbrekende of foutieve gegevens in de contractregistratie.
• Vaststellen en registreren van contracteigenaarschap; onduidelijkheden signaleren en aan de organisatie voorleggen.
• Opstellen van overzichten van contracten met nader te nemen beslismomenten en voorbereiden van besluitvorming.
• Vergelijken van contractuele en financiële informatie en afwijkingen inzichtelijk maken.
• Opschonen en ordenen van de bestaande werkvoorraad; openstaande zaken voorzien van status, benodigde vervolgactie en verantwoordelijke.
• Documenteren van de werkwijze, resterende aandachtspunten en openstaande werkzaamheden in een overdraagbaar formaat.

Op te leveren resultaten

• Een actuele en gecontroleerde contractregistratie met inzicht in ontbrekende of afwijkende informatie.
• Een overzicht per contract met vastgelegd eigenaarschap of voorgestelde acties voor onduidelijk eigenaarschap.
• Een overzicht van contracten met beslismomenten en per contract de benodigde informatie voor besluitvorming.
• Inzicht in de aansluiting tussen contractuele gegevens en financiële verplichtingen, inclusief gesignaleerde afwijkingen.
• Een opgeschoonde en geordende werkvoorraad met status en opvolgstappen voor niet-afgeronde werkzaamheden.
• Een overdraagbaar document met werkwijze en openstaande aandachtspunten ter borging van vervolgbeheer.

Werkwijze en werkzaamheden

• Controleren en actualiseren van contractgegevens.
• Registreren en bijwerken van contracten in de contractbeheertool (bijv. TOPdesk).
• Opvragen van informatie bij interne betrokkenen en leveranciers waar nodig.
• Vergelijken van contract- en financiële gegevens en verwerken van bevindingen.
• Signaleren van aflopende contracten en voorbereiden van besluitvormingsmateriaal voor verantwoordelijken.
• Behandelen en prioriteren van openstaande contractzaken en verzoeken.
• Opstellen van rapportages en overzichten voor besluitvorming en overdracht.

Afbakening
Je richt je op het op orde brengen, inzichtelijk maken en overdraagbaar maken van de bestaande contractadministratie en werkvoorraad. Structureel eigenaarschap van contracten, budgetverantwoordelijkheid en besluitvorming over verlengen, beëindigen, inkopen of aanbesteden blijven bij de daarvoor verantwoordelijke functionarissen in de organisatie.

Jouw profiel

• HBO werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring met contractmanagement en/of leveranciersmanagement.
• Ervaring met het analyseren en structureren van contractportefeuilles.
• Kennis van contractuele verplichtingen, looptijden, risico's, KPI's en SLA's.
• Ervaring met leveranciersbeoordelingen en prestatiemanagement.
• Ervaring met procesverbetering en het opstellen van managementinformatie.
• Het vermogen om zelfstandig een opdracht van analyse tot implementatie en overdracht uit te voeren.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.

Zachte eisen

• Ervaring met werken binnen een vergelijkbare organisatie of bij een gemeente.
• Bekend met TOPdesk of vergelijkbare registratiesystemen.
• In staat om proactief persoonlijke gesprekken te voeren, niet alleen digitaal.

Competenties

• Secuur
• Proactief
• Analytisch
• Samenwerken
• Communicatief sterk

Reden van inhuur
Piekbelasting binnen de organisatie waarvoor extra capaciteit nodig is om de contractadministratie op orde te brengen en over te dragen.