Contractondersteuner

Functieomschrijving

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Contractondersteuner. Je werkt als contractsecretaris en -documentalist binnen het team Contractmanagement van het project PTZ-Noordtunnel. In deze rol heb je veel contact met de marktpartij Ballast Nedam voor de uitvoering en met de interne projectorganisatie van Rijkswaterstaat.

Je bent verantwoordelijk voor orde en structuur in de documentenstroom tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Hierbij gebruik je jouw kennis van de GWW-sector, UAV-GC contracten en realisatieprojecten. Het is daarnaast wenselijk dat je ervaring hebt met 2-fasen contracten.

Je beoordeelt wie geïnformeerd moeten worden over binnenkomende documenten, controleert of deze aan de contractuele kwaliteitseisen voldoen of zet dit uit ter toetsing, en bewaakt of reactietermijnen en deadlines worden gehaald. Samen met het contractteam zorg je ervoor dat afgesproken termijnen worden behaald en spreek je, indien nodig, projectteamleden hier tijdig op aan.

Daarnaast fungeer je als secretaris tijdens het vierwekelijkse projectoverleg met de IPM-rolhouders van opdrachtgever en opdrachtnemer. Je notuleert deze overleggen en zorgt ervoor dat notulen en actie- en besluitenlijsten door beide partijen worden geaccepteerd.

Ook verzorg je tweewekelijks de agenda’s en verslaglegging van contractoverleggen met contractmanagers en contractadviseurs van opdrachtgever en opdrachtnemer.

Binnen het project is reeds een documentalist aanwezig die verantwoordelijk is voor het Document Management Systeem (Connect – SharePoint 2013). Deze collega ondersteunt alle projectteamleden bij het gebruik van Connect. Deze taken vallen nadrukkelijk niet onder jouw werkzaamheden. Ook de werkzaamheden rondom de inrichting en werking van GRIP (Relatics) vallen buiten jouw takenpakket.

Taken

• Je verwerkt gegevens en documenten correct in de systemen voor formele communicatie die door opdrachtnemers worden aangeleverd.
• Je zorgt voor de juiste verspreiding van ontvangen documenten.
• Je verstuurt en archiveert formele communicatie vanuit de opdrachtgever.
• Je kanaliseert formele communicatie richting de opdrachtgever, zoals formele brieven en toetsingsdocumenten, maar ook geaccordeerde wensen vanuit stakeholders.
• Je coacht contractteamleden in het opslaan van gegevens in de systemen.
• Je bewaakt deadlines en reactietermijnen van verstuurde en ontvangen documenten, in afstemming met onder andere de baseline manager en de toetscoördinator.
• Je stelt agenda’s op voor project- en contractoverleggen.
• Je maakt verslagen van project- en contractoverleggen.

Resultaat opdracht

• Je biedt hands-on en proactieve ondersteuning aan het contractmanagementteam van het project PTZ-Noordtunnel.
• De documentenstroom tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is gestructureerd en geordend.

Leiding en toezicht
Je hebt een coördinerende, ondersteunende en adviserende rol. De eindverantwoordelijkheid ligt bij de contractmanager van het project.

Meest essentiële competenties

• Je bent taakgericht en accuraat.
• Je bent betrouwbaar.
• Je bent geordend en werkt planmatig.
• Je bent proactief.
• Je bent organisatie-sensitief.

Eisen

• Je beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar werkervaring met projecten in de GWW-sector en/of grote multidisciplinaire contracten.
• Je beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar werkervaring op het gebied van contractmanagement, verbintenissenrecht of documentmanagement.
• Je beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde hbo-opleiding in een relevante richting.

Wensen

• Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met werken in GRIP/Relatics.
• Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met werken met een Document Management Systeem.
• Je beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).

Jouw profiel
Je bent zelfstandig, nauwkeurig, gestructureerd en communicatief vaardig. Je hebt oog voor detail en kunt goed prioriteiten stellen in een projectmatige omgeving.