Contractsecretaris PTZ

Functieomschrijving

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Contractsecretaris PTZ.

Als contractsecretaris en -documentalist werk je binnen het team Contractmanagement van het project PTZ-Noordtunnel. Je hebt regelmatig contact met de marktpartij Ballast Nedam voor de uitvoering en met de interne projectorganisatie van Rijkswaterstaat.
Je zorgt voor orde en structuur in de documentenstroom tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Door jouw ervaring met de GWW-sector, UAV-GC contracten en realisatieprojecten kun je deze taak efficiënt uitvoeren. Kennis en ervaring met 2-fasen contracten is bovendien wenselijk.
Jouw verantwoordelijkheden zijn onder andere het bepalen wie op de hoogte moeten worden gesteld van ontvangen documenten, controleren of documenten aan contractuele kwaliteitseisen voldoen (of dit ter toetsing uitzetten) en bewaken dat reactietermijnen en deadlines worden gehaald. In samenwerking met het contractteam zorg je ervoor dat afgesproken termijnen worden nagekomen, en je spreekt projectteamleden hier tijdig op aan wanneer nodig.
Je fungeert daarnaast als secretaris van de Project- en Contract overleggen. Vierwekelijks vindt er een Projectoverleg plaats met IPM-rolhouders van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. Jij notuleert dit overleg en zorgt ervoor dat notulen, actie- en besluitenlijsten door beide partijen worden geaccepteerd. Voor het tweewekelijkse Contractoverleg met de Contractmanagers en contractadviseurs stel je de agenda op en verzorg je de verslaglegging.
Binnen het project is een documentalist aanwezig die verantwoordelijk is voor het beheer van het Document Management Systeem (Connect – SharePoint 2013 omgeving). Deze collega ondersteunt alle projectteamleden bij het gebruik van Connect. Deze taken behoren nadrukkelijk niet tot jouw werkzaamheden.
Ook is er een Adviseur Systems Engineering betrokken bij het project, die verantwoordelijk is voor de inrichting en werking van GRIP (Relatics). Deze werkzaamheden vallen niet onder jouw takenpakket.

• Je verwerkt gegevens/documenten correct in systemen voor formele communicatie die door opdrachtnemers worden aangeleverd.
• Je zorgt voor de juiste verspreiding van ontvangen documenten.
• Je verstuurt en archiveert formele communicatie namens de opdrachtgever.
• Je kanaliseert formele communicatie richting de opdrachtgever, zoals formele brieven, toetsing en geaccordeerde wensen van stakeholders.
• Je coacht het contractteam bij het opslaan van gegevens in de systemen.
• Je bewaakt deadlines en reactietermijnen van verzonden en ontvangen documenten in afstemming met onder andere de baseline manager en de toetscoördinator.
• Je stelt agenda’s op voor project- en contractoverleggen.
• Je verzorgt de verslaglegging van project- en contractoverleggen.

Resultaat

• Je ondersteunt het contractmanagementteam van het project PTZ-Noordtunnel hands-on en proactief.
• Je structureert en ordent de documentenstroom tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

Competenties

• Je bent taakgericht en accuraat.
• Je bent betrouwbaar.
• Je werkt geordend en planmatig.
• Je bent proactief.
• Je bent organisatie-sensitief.

Organisatie
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken zij dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Zij beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken zij aan een land dat beschermd is tegen overstromingen, waar voldoende groen is, en waar voldoende en schoon water beschikbaar is. Verder zorgen zij ervoor dat je vlot en veilig van A naar B kunt reizen. Zo werken ze samen aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Jouw profiel

• Je beschikt over relevante kennis van de GWW-sector en UAV-GC contracten.
• Ervaring met realisatieprojecten is aanwezig.
• Kennis van 2-fasen contracten is een pre.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.