Directiesecretaris

Functieomschrijving

Voor Gemeente Amsterdam zoeken wij een Directiesecretaris. Als directiesecretaris zorg jij ervoor dat de besluitvormingsprocessen namens de directie inhoudelijk goed, tijdig en efficiënt verlopen. Je fungeert als secretaris voor de directievergaderingen en het MT, en neemt deel aan alle MT-vergaderingen. Op een prettige manier ben jij de aanjager van de besluitvorming.
Je organiseert en bereidt de MT-vergaderingen voor, legt deze vast, monitort besluiten en acties en signaleert knelpunten en risico’s. Jij bent adviserend lid van het MT en de rechterhand van de directeur Data. Je bent de steun en toeverlaat van de directie en onderhoudt als spin in het web contact met medewerkers uit de hele directie. Daarnaast draag je bij aan de organisatieontwikkeling van de directie, van het meedenken over visie, missie en strategie tot een gestructureerde aanpak van concrete vraagstukken en projecten.

Je werkt onder andere aan de volgende taken:

• Opstellen van de agenda voor het MT Dataoverleg, verzamelen van stukken, notuleren en beheren van de termijnagenda. Je publiceert besluiten en zorgt voor een goede structuur in MS Teams.
• Als Obeya-master voorzit je de weekstarts van het MT Data, leg je deze vast en bewaak je de voortgang van acties.
• Je organiseert kwartaal-events voor Directie Data. Jij zorgt dat medewerkers verbonden zijn met de doelen, op de hoogte zijn van de status en zich betrokken voelen bij elkaar. Hiervoor stem je af met het MT, medewerkers, teamcoach, secretariaat en communicatie. Je stelt een werkgroep samen en stuurt deze aan zodat alles wordt geregeld.
• Je geeft sturing en uitvoering aan specifieke opdrachten of projecten vanuit het MT, zoals:
  • Je bent verantwoordelijk voor het inrichten van MS Teams-kanalen voor de gehele directie Data, aansluitend bij de communicatiebehoefte van alle teams, afdelingen en community. De uitvoering ligt bij het secretariaat, maar jij coördineert dit.
  • Je richt het MT Data Teams-kanaal in en zorgt dat stukken en agenda’s van het MT-overleg via Teams gedeeld kunnen worden en notulen beschikbaar zijn op een publieke pagina of map.
  • Je draagt bij aan de werkgroep "fijne werkplek" (huisvesting), als trekker of uitvoerder.
  • Je helpt mee aan het verbeteren van het opstellen van doelen in samenhang met de teams (tweewegverkeer) en draagt bij aan het vormgeven van het strategie- en doelenproces. Hiermee stel je de juiste prioriteiten en vergroot je het commitment en eigenaarschap ten aanzien van de doelen.
  • Je helpt actief mee aan de interne communicatie, vanuit de rol van trekker of uitvoerder.

Competenties

• Verantwoordelijkheid: Je bent aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.
• Plannen: Je plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij je de middelen optimaal benut.
• Omgevingsbewustzijn: Je bent goed geïnformeerd over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke en politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor jouw functie of organisatie.
• (Aan)sturen: Je stuurt mensen en processen aan en bewaakt de voortgang.
• Samenwerken: Je levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, vooral aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Stressbestendig: Je blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.

Organisatie
De gemeentelijke organisatie van Amsterdam bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf, zeven stadsdelen en één stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De vijf clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. Elke cluster heeft expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. De clusters werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie vind je op: https://www.amsterdam.nl/.

Digitalisering bij gemeente Amsterdam
Bewoners, ondernemers en bezoekers van Amsterdam verwachten een optimaal functionerende stad die aansluit bij de digitale toekomst. Dat betekent dat zij als gemeente moeten blijven innoveren om een steeds sneller transformerende stad passend te blijven coördineren en bedienen. Daarom digitaliseert het i-domein, het IT, Innovatie & Data onderdeel van gemeente Amsterdam, de dienstverlening aan de stad in rap tempo.

Zij willen een voorbeeldfunctie uitdragen in het op een veilige, verantwoorde en toekomstbestendige manier omgaan met technologie en informatie voor en in de stad. Door een vooruitziende blik en inrichting van diensten vormt gemeente Amsterdam daarnaast een optimaal solide entiteit die bestand is tegen een toenemende dreiging van buitenaf voor hun digitale netwerk.

Digitaliseren betekent vooral dat zij fors investeren in de benodigde kennis en competenties van medewerkers, dat gemeentebrede omscholingstrajecten voor banen van de toekomst worden georganiseerd en dat agile werken de norm is binnen het IT, Innovatie & Data onderdeel.

Kies je voor gemeente Amsterdam als werkgever, dan kom je terecht in een digitaal zo optimaal mogelijk ingericht organisatieonderdeel, waar de interne organisatie zo efficiënt mogelijk is ingericht. Werken bij gemeente Amsterdam betekent leren en kennis delen in een vooruitstrevende organisatie die de digitale maatschappij van nu en in de toekomst succesvol bedient.

Jouw profiel
Je beschikt over een professioneel werk- en denkniveau en sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende rollen, houdt overzicht over processen en weet prioriteiten te stellen. Je bent proactief, stressbestendig en werkt graag samen om gezamenlijke doelen te bereiken.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.