Document Controller EET Project ( JP

Functieomschrijving

Voor Gasunie zoeken wij een Document Controller EET Project ( JP1385). Als Document Controller werk je aan het beheer en de organisatie van projectdocumentatie gedurende de gehele levenscyclus van de documenten voor het EemsEnergyTerminal (EET) project, waarbij vloeibaar aardgas wordt omgezet in gewoon aardgas voor Nederland. Dit snelgroeiende project is belangrijk voor de toekomst van energie. Je helpt bij het goed organiseren en bijhouden van alle documenten.

Je bent verantwoordelijk voor:

• Toepassen van consistente documentnummering om documenten nauwkeurig te identificeren en traceren, en het beheren van documentnummers om duplicatie en verwarring te voorkomen.
• Digitaal organiseren en archiveren van projectdocumentatie in een voor Document Management ingerichte SharePoint omgeving, zodat het eenvoudig toegankelijk is voor alle projectleden.
• Beheren van documentwijzigingen door het bijhouden van metadata en zorgen voor correcte distributie en uitgifte; waarborgen dat alle wijzigingen correct worden geregistreerd en gecommuniceerd.
• Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie, met zorg voor correcte registratie en opvolging.
• Bijhouden en onderhouden van het Master Document Register en controleren van registers van externe partijen om consistentie en volledigheid te waarborgen.
• Controleren van documenten op kwaliteit, integriteit en compliance volgens voorgeschreven richtlijnen en vereisten.
• Waarborgen van traceerbaarheid van documenten en metadata; zorgen dat documentinformatie altijd actueel en toegankelijk is.
• Toezien op naleving van tijdsrichtlijnen voor documentdistributie na review cycli en zorgen voor tijdige distributie aan alle betrokken partijen.
• Maken van voortgangsrapportages over documentstatus en het informeren van projectteams en management over de actuele status.
• Informeren, uitleggen en adviseren van projectteams over document control procedures; fungeren als centraal aanspreekpunt voor vragen en SharePoint kwesties.
• Onderhouden van contact met contractors en leveranciers voor document control gerelateerde zaken en uitleg geven over het gebruik van SharePoint.
• Aanwezig zijn bij projectvergaderingen om document control aspecten te bespreken en te beheren.

Jouw profiel

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring met Document Control en/of Informatie Management.
• Ervaring met het werken aan grote (technische) projecten.
• Ervaring met Document Management Systemen, zoals SharePoint of vergelijkbare platforms.
• Kennis van documentbeheerprocessen zoals versiebeheer, archivering, metadata, reviewcycli, documenttypes, classificatie, distributiematrices en het Master Document Register.
• Affiniteit met software zoals MS Office (Word, Excel, Outlook) of in staat zijn nieuwe softwaretoepassingen snel te leren en deze kennis te delen met collega’s.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goed organisatorisch vermogen: je kunt verschillende betrokkenen herkennen, documentenstromen in kaart brengen en prioriteiten stellen.
• Nauwkeurigheid en oog voor detail: je controleert en verwerkt documenten met grote precisie.
• Proactieve houding: je werkt zelfstandig, denkt mee en draagt bij aan duurzame oplossingen.
• Flexibiliteit en goed kunnen omgaan met veranderingen: je speelt snel en effectief in op nieuwe situaties.
• Pragmatisch, gestructureerd en resultaatgericht werken.

Over Gasunie en de afdeling
Gasunie is een netwerkbedrijf voor energie. In Nederland en Noord-Duitsland beheren en onderhouden zij de infrastructuur voor grootschalig transport en opslag van aardgas. Met de energietransitie verschuift dit steeds verder naar groen gas en waterstof. Daarnaast werkt Gasunie mee aan de aanleg en het beheer van netwerken voor warmte en CO2. Zij zorgen ervoor dat dit deel van de energievoorziening veilig, ongestoord en zo duurzaam mogelijk gebeurt, zodat iedereen altijd over energie kan beschikken.

De afdeling Document Control for Large Projects bestaat uit ruim 15 collega’s. Binnen grote projecten werk je samen met een team van Document Controllers die onderling met elkaar verbonden zijn en samen het vakgebied verder willen professionaliseren.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.