Functieomschrijving
Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentalist. Je werkt als documentalist aan het project ‘MN Vernieuwing Demkabocht’ bij Rijkswaterstaat, waar je verantwoordelijk bent voor het ondersteunen en verbeteren van de documentatie van het project.Je controleert bestaande documentatie op volledigheid en naleving van eisen. Je voert structurele controles uit en stimuleert medewerkers om te documenteren volgens de richtlijnen. Je voert het beheer over de archivering in het document management systeem door projectmedewerkers, dit omvat onder andere het registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie.
Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, beoordeelt dossiers, autoriseert medewerkers en geeft trainingen/opleidingen aan projectmedewerkers. Je regelt de benodigde middelen voor een goed functionerend digitaal projectarchief.
Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers, zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer en archiefvorming, en deze correct uitvoeren. Hiermee draag je bij aan een continu verbeterende informatiehuishouding.
- Je stelt een autorisatiematrix op en houdt deze actueel.
- Je verleent en trekt autorisaties in voor het document management systeem.
- Je maakt standaardweergaven of zoekvragen aan in het document management systeem op basis van de behoeften van medewerkers.
- Je instrueert (nieuwe) projectmedewerkers, zodat zij zelfstandig taken uitvoeren met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming.
- Je voegt nieuwe (sub)dossiers toe, ordent, waardeert, selecteert en onderhoudt deze binnen de structuur.
- Je houdt alle documenten van het projectarchief actueel.
- Je verplaatst documenten en/of (sub)dossiers zo nodig.
- Je ziet toe op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten en zorgt voor tijdige routing naar de juiste persoon.
- Je meldt storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB).
- Je inventariseert en meldt verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen volgens het proces van LFB.
- Je richt werkomgevingen in, migreert documenten en zorgt voor up-to-date metadata.
De verwachte resultaten zijn:
- Een ingericht projectarchief volgens de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat (zoals ordening, waardering, selectie en gebruik van metadata).
- Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een duidelijke ordeningsstructuur.
Leiding en toezicht
Je verricht je werkzaamheden onder leiding en toezicht.
Wensen
- Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (zoals Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
- De mate waarin je voldoet aan de genoemde competenties.
Jouw profiel
Als documentalist beschik je over analytisch vermogen, ben je dienstverlenend en klantgericht, en heb je een hands-on mentaliteit. Je communiceert helder, kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen, en hebt didactische vaardigheden. Je luistert actief, werkt nauwkeurig en bent je bewust van wat er speelt binnen de organisatie. Je werkt proactief, plant en organiseert zelfstandig je werk, ontwikkelt jezelf en neemt verantwoordelijkheid voor je taken.
Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.
Functie eisen
- Je hebt minimaal een HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
- Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het werken met een Document Management Systeem (DMS) en ervaring in het vakgebied van digitaal archiveren
- Je beschikt over ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, evenals het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen
- Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
Functie wensen
- Je hebt kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
- Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata
- Het is een pre als je ervaring hebt met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
