Documentalist Project Sifons en Duikers

Functieomschrijving

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentalist Project Sifons en Duikers.
Je voert jouw werkzaamheden uit binnen de richtlijnen van het project. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de archivering in het documentmanagementsysteem (Connect) dat wordt gebruikt door (project)medewerkers. Dit beheer voer je uit tijdens activiteiten zoals registreren, voorzien van metadata, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie.
Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je de dossiers, autoriseer je medewerkers, geef je training of opleiding aan (project)medewerkers en zorg je voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers, zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming. Hiermee draag je bij aan de continue verbetering van de informatiehuishouding.

Bij het beheren van een digitaal projectarchief houd je je onder andere bezig met:

• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte documentmanagementsysteem;
• Het maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het documentmanagementsysteem naar behoefte van medewerkers;
• Het instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers, zodat zij zelfstandig en adequaat taken op het gebied van documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren;
• Het toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
• Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;
• Toezien op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten volgens de vastgestelde kaders. Ook zorg je ervoor dat de juiste informatie tijdig beschikbaar is voor de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld de afdeling Informatievoorziening en Beheer (IV-B);
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen volgens het proces van LFB.

Je doelen binnen deze opdracht zijn:

• Het inrichten van een projectarchief volgens de gemaakte afspraken met de opdrachtgever, waarmee aan de kwaliteitseisen van RWS wordt voldaan (waaronder ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, waaronder een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een ordeningsstructuur.

Competenties

• Analytisch denkvermogen.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-on mentaliteit.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden; je kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen en hebt didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Goed luistervermogen, waarbij je de vraag achter de vraag weet te achterhalen.
• Nauwkeurigheid.
• Omgevingsbewustzijn.
• Proactieve houding.
• Plannings- en organisatievermogen; je kunt zelfstandig werken.
• Zelfontwikkeling.
• Zelfstandigheid en initiatief nemen.

Organisatie
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale onderdelen. Al meer dan 225 jaar werkt deze organisatie dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Zij beheren en ontwikkelen rijkswegen, vaarwegen en wateren, en zetten zich in voor een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken zij aan een land dat beschermd is tegen overstromingen, waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water, en waar je vlot en veilig van A naar B kunt reizen. Werken bij Rijkswaterstaat betekent samen bijdragen aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Talent als basis, diversiteit als kracht
Rijkswaterstaat is een inclusieve organisatie waar ruimte is voor iedereen en waar de kracht van diversiteit wordt benut om samen betere resultaten te behalen. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen.
Rijkswaterstaat Grote Projecten en Onderhoud
Grote Projecten en Onderhoud (GPO) is één van de zes landelijke onderdelen van Rijkswaterstaat. Als onderdeel van de infraketen houdt GPO Nederland veilig, leefbaar en bereikbaar. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor aanleg- en onderhoudsprojecten en complexe vervangings- en renovatieopgaven, vaak met omvangrijke industriële automatiseringscomponenten. In alle projecten staan duurzaamheid, innovatie, informatie en de balans tussen mens, natuur, economie en veiligheid centraal.