Functieomschrijving
Voor ProRail zoeken wij een Documentalist.Als Documentalist binnen het Contractmanagementteam (CMT) HSL-Zuid zorg je voor structuur, overzicht en betrouwbaarheid van documentatie binnen een complex DBFM‐contract met Infraspeed. Je speelt een belangrijke rol in het borgen, beheren en ontsluiten van contract- en projectdocumentatie, met speciale aandacht voor de voorbereidingen richting de demobilisatiefase van het contract (tot 2031).
Je ondersteunt het team door ervoor te zorgen dat informatie volledig, actueel en vindbaar is, en dat documentstromen voldoen aan geldende afspraken, procedures en kwaliteitseisen. Daarmee draag je direct bij aan de beheersing van risico’s, goede besluitvorming en een zorgvuldige overdracht van kennis en assets.
Je stemt af met de Manager CMT en teamleden over documentatiebehoeften. Je onderhoudt contact met interne en externe stakeholders over aanlevering, vastlegging en gebruik van documenten (met name met afdeling Duurzaam Toegankelijke Informatie). Je fungeert als vraagbaak voor documentatie- en archiveringsvraagstukken binnen het team.
Competenties
- Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en hebt oog voor detail.
- Je hebt affiniteit met documentmanagement binnen een technische, bestuurlijke of contractuele omgeving.
- Je bent proactief en signaleert knelpunten voordat ze problemen worden.
- Je kunt goed plannen en organiseren en behoudt overzicht in een complexe omgeving.
- Je communiceert duidelijk en prettig met verschillende stakeholders.
- Je werkt zelfstandig, maar zoekt actief de samenwerking op met het team.
Organisatie
Je maakt deel uit van het Contractmanagementteam (CMT) HSL Zuid en werkt nauw samen met de andere teamleden. Het team is hecht, gericht op samenwerking en er heerst een informele en constructieve sfeer. Het CMT HSL-Zuid is onderdeel van het Programma HSL binnen het Cluster Assetmanagement.
Functie eisen
- Je beschikt over HBO werk- en denkniveau.
- Je hebt meer dan 7 jaar werkervaring.
- Je hebt ervaring met documentbeheer, informatiebeheer of administratieve ondersteuning binnen projecten of contracten. Je bent bekend met het beschrijven en archiveren van complexe archieven. Je hebt ervaring met SharePoint. Ervaring in een technisch of infrastructureel werkveld is een pré.
