Functieomschrijving
Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentalist. Je beheert de archivering in het documentmanagementsysteem en zorgt ervoor dat projectmedewerkers documenten en informatie correct registreren, van metadata voorzien, ordenen en classificeren. Je houdt het ordeningsplan actueel, waardeert dossiers en zorgt voor passende autorisaties en middelen. Ook coach en instrueer je projectmedewerkers, zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en zorgvuldig uitvoeren.Werkzaamheden
- Je stelt de autorisatiematrix op en houdt deze actueel.
- Je verleent en trekt autorisaties voor het documentmanagementsysteem in.
- Je maakt standaardweergaven en zoekvragen die aansluiten op de behoeften van medewerkers.
- Je instrueert nieuwe projectmedewerkers over documentbeheer en archiefvorming.
- Je voegt dossiers en subdossiers toe, ordent en waardeert deze, selecteert ze en verwerkt wijzigingen binnen de ordeningsstructuur.
- Je houdt de documenten voor het beheer van het projectarchief actueel.
- Je verplaatst documenten en dossiers wanneer dat nodig is.
- Je ziet erop toe dat inkomende, interne en uitgaande documenten volgens de geldende kaders worden verwerkt.
- Je zorgt ervoor dat de juiste informatie tijdig bij de juiste persoon terechtkomt, bijvoorbeeld door post- en e-mailstukken te routeren.
- Je meldt storingen bij het lokale functioneel beheer.
- Je signaleert verbeterkansen voor applicaties en meldt functionele wensen volgens de geldende werkwijze.
Resultaat
Je draagt bij aan een goed ingericht projectarchief dat voldoet aan de geldende kwaliteitseisen. Ook zorg je voor actuele hulpmiddelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een ordeningsstructuur.
Jouw profiel
- Je kunt goed analyseren en beschikt over een sterk analytisch denkvermogen.
- Je bent dienstverlenend en klantgericht.
- Je bent praktisch ingesteld en oplossingsgericht.
- Je communiceert mondeling en schriftelijk helder, stelt rapportages op en kunt kennis op een begrijpelijke manier overbrengen.
- Je luistert goed en weet de vraag achter de vraag te achterhalen.
- Je werkt nauwkeurig en bent omgevingsbewust.
- Je neemt initiatief, werkt proactief en kunt goed plannen en organiseren.
- Je werkt zelfstandig en blijft jezelf ontwikkelen.
Functie eisen
- Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
- Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van relevante ICT-middelen.
- Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
Functie wensen
- Je hebt kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten
- Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata
- Je hebt ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie
