Documentbeheerder MN Vernieuwing Demkabocht

Functieomschrijving

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentbeheerder MN Vernieuwing Demkabocht. Je ondersteunt het project ‘MN Vernieuwing Demkabocht’ met de documentatie van de projecten. Je controleert de reeds aanwezige documentatie op volledigheid en of deze voldoet aan de gestelde eisen. Je neemt structureel de controle van documentatie op je en stimuleert medewerkers om nauwkeurig te documenteren. Je voert jouw werkzaamheden uit binnen de richtlijnen van het project.

Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de archivering in het (document management) systeem, uitgevoerd door (project)medewerkers. Dit beheer omvat onder meer het registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie. Je zorgt dat er een actueel ordeningsplan beschikbaar is, waardeert dossiers, autoriseert medewerkers, verzorgt training en instructie aan (project)medewerkers en zorgt voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers, zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer en archiefvorming en deze correct uitvoeren. Zo draag je bij aan de verbetering van de informatiehuishouding.

Je werkzaamheden bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn onder andere:

• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem.
• Het maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het document management systeem voor medewerkers; instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken rond documentbeheer en archiefvorming uitvoeren.
• Het toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Het actueel houden van alle documenten die horen bij het beheren van het projectarchief.
• Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de richtlijnen. Ook zorg je dat de juiste informatie tijdig bij de juiste persoon terechtkomt (routeren van post- en e-mailstukken).
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), zoals de afdeling Informatievoorziening en Beheer (IV-B).
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties als functionele wensen volgens het proces van LFB.
• Het inrichten van werkomgevingen, het migreren van documenten en het updaten en invullen van metadata.

Resultaat opdracht

• Een ingericht projectarchief volgens de afspraken met de opdrachtgever, dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (zoals ordening, waarderen, selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Competenties

• Je beschikt over analytisch denkvermogen en kunt verbanden leggen.
• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Je drukt je mondeling en schriftelijk goed uit.
• Je kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Je hebt didactische vaardigheden om gebruikers te instrueren en begeleiden.
• Je luistert goed en weet de vraag achter de vraag te achterhalen.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je bent omgevingsbewust en weet wat er binnen de organisatie speelt.
• Je hebt een proactieve instelling.
• Je kunt plannen en organiseren, je werkt zelfstandig en haalt je deadlines zonder stress.
• Je bent gericht op zelfontwikkeling, leert van je omgeving en situaties, en past dit toe in je werk.
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief om zaken te verbeteren en zoekt collega’s op als dat nodig is.

Organisatie
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken zij dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Zij beheren en ontwikkelen rijkswegen, vaarwegen en wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken zij aan een land dat beschermd is tegen overstromingen, waar voldoende groen én schoon water is, en waar je vlot en veilig van A naar B kunt reizen. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland staat centraal bij Rijkswaterstaat.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.