Functieomschrijving
Voor Werkorganisatie BUCH zoeken wij een Domeinsecretaris. Als domeinsecretaris ben jij dé persoon waarop het managementteam kan bouwen.Je staat naast de domeinmanager en de teammanagers en bent hun vertrouwde rechterhand.
In deze veelzijdige rol zorg je dat besluitvormingsprocessen soepel verlopen en dat ambitieuze doelstellingen worden behaald.
Je fungeert als klankbord voor de domeinmanager en het managementteam en ondersteunt hen bij het maken van procesmatige en organisatorische afspraken, het nemen van beslissingen en het uitzetten en opvolgen van acties.
Je vormt de brug tussen de domeinmanager, teammanagers en de overkoepelende overlegstructuren binnen het domein.
Jouw verantwoordelijkheden
- Je plant afspraken en organiseert bijeenkomsten en vergaderingen, met name MT, SO en BO, en zorgt dat (digitale) vergaderlocaties goed zijn voorbereid.
- Je notuleert tijdens vergaderingen, stelt actielijsten op en bewaakt en stuurt op realisatie van acties.
- Je ondersteunt en ontzorgt de domeinmanager bij diverse bedrijfsvoeringsonderwerpen.
- Je denkt mee en doet proactief voorstellen voor procesmatige verbeteringen.
- Je fungeert namens de teammanager Bedrijfsondersteuning als aanspreekpunt en sparringpartner voor ondersteunende functies binnen het domein, gericht op het vergroten van digitale vaardigheden, eenduidig werken, efficiëntie en kwaliteit.
Jouw profiel
Je beschikt over de volgende competenties:
- Bestuurlijke sensitiviteit
- Sterk en doortastend in communicatie
- Het vermogen structuur en overzicht aan te brengen en te behouden
- Proactieve houding en betrouwbaarheid
Functie eisen
- Je hebt ervaring met het stroomlijnen van bestuurlijke processen
- Je hebt ervaring met het ondersteunen van management bij zowel inhoudelijke als organisatorische verantwoordelijkheden
- Je hebt ruime ervaring met Microsoft Teams, Outlook en Office (Word, Excel en PowerPoint)
Functie wensen
- Bij voorkeur heb je ervaring binnen een gemeentelijke organisatie.
- Het is een pré als je ervaring hebt met procesverbetering.
- Je hebt ervaring met het coördineren van acties en werkzaamheden.
