Facilitair Coördinator

Functieomschrijving

Voor Blaricum Eemnes Laren (BEL) combinatie zoeken wij een Facilitair Coördinator.
Als coördinator facilitair ben je verantwoordelijk voor het organiseren en borgen van een stabiele facilitaire uitvoering.

Je werkt aan de volgende onderdelen:

• Je coördineert de inzet en planning van de bodes, zorgt voor duidelijke taakverdeling en fungeert als aanspreekpunt. Je bewaakt de opvolging van afspraken en zorgt dat knelpunten in de dagelijkse uitvoering worden opgelost of belegd.
• Je brengt facilitaire contracten overzichtelijk in beeld en bewaakt afspraken, SLA’s en prestatie-indicatoren. Indien nodig stel je deze op of scherpt ze aan. Je onderhoudt actief contact met leveranciers en volgt afwijkingen op.
• Je houdt zicht op facilitaire kosten en maakt financiële stromen inzichtelijk. Afwijkingen in kostenontwikkelingen signaleer je tijdig en bespreek je met de teamleider Bedrijfsondersteuning.
• Je ondersteunt de facilitaire voorbereiding en uitvoering van de huisvestingsrenovatie, bewaakt afspraken met externe partijen en draagt bij aan het beheersbaar houden van overlast voor medewerkers.
• Je zorgt voor afstemming met het servicepunt over werkplekken en vergaderruimtes en draagt bij aan het goed functioneren van hybride werken en vergaderen.

Facilitaire randvoorwaarden raken direct aan het dagelijks functioneren van de organisatie. Ze beïnvloeden de continuïteit van het werk, de manier waarop medewerkers hun werkomgeving ervaren en de mate waarin facilitaire kosten beheersbaar blijven. Zonder voldoende coördinatie ontstaat al snel ad-hoc werken, blijven afspraken liggen en lopen kosten ongemerkt op, terwijl de organisatie kwetsbaar wordt bij uitval of piekbelasting.

Met deze opdracht creëer je rust, overzicht en helderheid in een periode waarin meerdere grote uitvoeringsopgaven samenkomen. Door facilitaire werkzaamheden strakker te organiseren, kosten inzichtelijk te maken en afspraken actief te bewaken, ontstaat een voorspelbare en goed functionerende facilitaire basis. Dit draagt bij aan een betere medewerkersbeleving en geeft de teamleider Bedrijfsondersteuning het overzicht dat nodig is om effectief te kunnen sturen.

Jouw profiel
Je bent een praktische, gestructureerde en zelfstandige professional die overzicht en rust brengt in de facilitaire uitvoering, zonder de organisatie zwaarder te maken. Je werkt planmatig, maakt afspraken expliciet en zorgt dat deze worden nagekomen. Je biedt daarmee helderheid voor medewerkers én voor de opdrachtgever.
Belangrijk is:

• Aantoonbare ervaring met facilitaire dienstverlening en het coördineren van werkzaamheden
• Ervaring met contractbeheer, leveranciersafspraken en het werken met SLA’s of vergelijkbare prestatieafspraken
• Inzicht in facilitaire kosten, financiële stromen en kostenbeheersing
• Je weet structuur en overzicht aan te brengen en hierover helder te rapporteren aan de teamleider Bedrijfsondersteuning
• Je bent communicatief vaardig en werkt prettig samen met interne en externe partijen

Op te leveren resultaten binnen 3 maanden

• Je levert een actueel en compleet overzicht op van alle facilitaire contracten en leveranciers, inclusief afspraken en SLA’s (of het expliciet ontbreken daarvan).
• Je legt een gedeelde taak- en capaciteitsverdeling vast voor de bodes op facilitaire werkzaamheden, inclusief aanspreekpunten en escalatieroutes.
• Je zorgt voor inzicht in de belangrijkste facilitaire kostenstromen (o.a. schoonmaak, koffie/thee, post), zodat kostenontwikkelingen bespreekbaar en stuurbaar zijn.

Op te leveren resultaten aan het einde van de opdracht

• De facilitaire basis is strakker georganiseerd doordat contracten, kosten en verantwoordelijkheden overzichtelijk zijn vastgelegd en actief worden gevolgd.
• Facilitaire kosten en afspraken zijn inzichtelijk en beheersbaar, met periodieke rapportage aan de teamleider Bedrijfsondersteuning.
• Taken en verantwoordelijkheden zijn helder belegd, waardoor facilitaire werkzaamheden voorspelbaar verlopen en niet blijven liggen of versnipperd raken.
• Medewerkers ervaren meer duidelijkheid en rust in de facilitaire ondersteuning van hun werk.

Organisatie
De BEL Combinatie is een uniek samenwerkingsverband tussen de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. In deze constructie zijn de drie gemeenten zelfstandig en maken ze gebruik van één grote, professionele en flexibele ambtelijke organisatie, de BEL Combinatie. Zij werken vanuit de volgende vier kerncompetenties: Professionaliteit, Openheid, Samenwerken en Publiek Ondernemerschap.