Facilitair Proces Coördinator

Functieomschrijving

Voor Hogeschool Leiden zoeken wij een Facilitair Proces Coördinator.

Binnenkort start Hogeschool Leiden de implementatie van een Service Management Tool (Facilitair en ICT). Om een soepele overgang te waarborgen, wil het Facilitair Bedrijf & Huisvesting (FB&H) de huidige workflows zorgvuldig in kaart brengen. Dit proces is essentieel voor het effectief en efficiënt inrichten van de workflows. Deze functie is geen bestaande functie binnen HL en tijdelijk van aard en passend bij de implementatie van de Service Management Tool.

Door de bestaande processen te analyseren en te optimaliseren, kan de dienstverlening niet alleen gestroomlijnder, maar ook gebruiksvriendelijker worden, wat de algehele prestaties van de dienst FB&H ten goede zal komen.

De opdracht
Jij bent verantwoordelijk voor het uitvoeren van de volgende activiteiten:

1. PVA opstellen
2. Werkpakket en standaardisatie
3. Ontwikkelen van een werkpakket (toolkit) met gestandaardiseerde sjablonen om de processen en/of workflows om de werkzaamheden binnen FB&H gestructureerd in kaart te brengen. Dit in samenwerking met de Hogeschool Leiden
4. Opstellen van een uniforme werkwijze/ handleiding waarmee processen en/of workflows gestructureerd beschreven en vastgelegd kunnen worden
5. Het geven van een workshop| werkinstructie aan de coördinatoren zodat zij op een juiste wijze de benodigde gegevens aanleveren zodat de processen en/of workflows uitgewerkt kunnen worden
6. Het geven van een kennissessie aan interne medewerkers over het gebruik van dit werkpakket, zodat zij zelfstandig processen kunnen vastleggen in de toekomst
7. Inventarisatie en uitwerking/documentatie
8. Per workflow: inventariseren, uitwerken en beschrijven van het proces en/of workflow binnen het aandachtsgebied, op basis van de bestaande producten- en dienstengids.
   De volgende aandachtsgebieden en hun werkprocessen worden meegenomen
9. Catering
10. Schoonmaak
11. Conciërges
12. Evenementenorganisatie
13. Huisvesting
14. Beveiliging
15. Receptie
16. Servicedesk
17. Technisch beheer
18. Audio Visuele middelen
19. ICT – eerste lijns meldingen
20. BHV organisatie
21. HRM in- en uitdienst
22. Identificeren van knelpunten en verbeterkansen binnen de huidige processen
23. Workflow-analyse
24. Per workflow onder andere de volgende aspecten in kaart brengen
25. Eigenaar - Wie is verantwoordelijk voor het proces? Wie beheert en onderhoudt de workflow?
26. Werkinstructies - Hoe wordt het proces uitgevoerd? Wat zijn de concrete stappen en handelingen?
27. Kennisitems – Zijn er kennisitems opgesteld, voor wie? Gebruiker of behandelaar?
28. Benodigde applicaties - Welke systemen en tools worden gebruikt om de workflow te ondersteunen?
29. Gebruikers en stakeholders – Welke teams of medewerkers maken gebruik
    van deze workflow? Wie zijn de belangrijkste belanghebbenden?
30. Frequente knelpunten en verbeterkansen – Waar lopen medewerkers tegenaan? Zijn er terugkerende problemen die opgelost kunnen worden?
31. Advisering huidige data
32. Per proces en/of workflow adviseren/beoordelen of de huidige data overgezet moet worden naar de nieuwe inrichting. Dit omvat bijvoorbeeld het bepalen of lopende meldingen die nog niet zijn afgehandeld overzetten om de continuïteit van de processen te waarborgen
33. Advies en implementatiebegeleiding
34. Adviseren over de implementatie van de processen en/of workflows
35. Overdrachtsdocumentatie
36. Opstellen van een overdrachtsdocument

Verwachte resultaten en opleverdocumenten

• Plan van aanpak incl. planning en verwachte tijdsbesteding
• Een werkpakket / toolkit met standaard sjablonen en methodieken voor procesbeschrijvingen
• Volledige documentatie van alle FB&H-workflows inclusief knelpunten en verbetermogelijkheden
• Een overzichtelijk rapport per aandachtsgebied met aanbevelingen voor de overgang naar de vernieuwde inrichting
• Een overdrachtsdocument voor FB&H, zodat zij zelfstandig verder kunnen werken na afronding van de opdracht

Jouw profiel
De complexe en dynamische omgeving van de onderwijsinstelling vraagt van u als ervaringsdeskundige gedegen kennis en ervaring op gebied van procesmanagement binnen het facilitair werkveld.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.