Griffiemedewerker

Functieomschrijving

Voor Gemeente Vijfheerenlanden zoeken wij een Griffiemedewerker. Je levert administratief/bestuurlijke en secretarieel/administratieve ondersteuning aan de griffier, gemeenteraad, presidium en rekenkamer. Hierdoor zorg je voor een correct en efficiënt verloop van het proces van bestuurlijke besluitvorming bij de voorbereiding, tijdens en na afloop van raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten.
Je verricht ondersteunende en administratief-organisatorische werkzaamheden:

• Je ondersteunt bij het opstellen van conceptagenda’s voor raads- en commissievergaderingen en vergaderingen van het presidium.
• Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van besluitenlijsten voor de vergaderingen van het presidium en de raad.
• Je zorgt logistiek voor de officiële afhandeling van stukken na de raadsvergadering.
• Je ondersteunt bij het opstellen van raadsvoorstellen en besluiten door de griffie.
• Je faciliteert geluidsopnames voor de digitale verslaglegging van raads- en commissievergaderingen.
• Je redigeert en controleert vergaderstukken, moties en amendementen.
• Je regelt het proces rondom digitaal vergaderen.
• Je bent verantwoordelijk voor het proces van digitaal stemmen tijdens de raadsvergadering.
• Je zorgt voor de logistieke procesgang van de raad, het presidium en de raadscommissies.
• Je verzorgt de (digitale) post, beheert de griffiemailbox, houdt dossiers bij en draagt zorg voor archivering.
• Je bent het aanspreekpunt voor raadsleden en leden van de rekenkamer voor facilitaire zaken.
• Je ondersteunt bij werkbezoeken en hoorzittingen.
• Je levert ICT-ondersteuning aan de raad en het griffieteam.
• Je bewaakt als PAV-er de budgetten die onder verantwoordelijkheid van de griffier vallen.
• Je levert secretariële ondersteuning aan de griffie.
• Je verzorgt publicaties van de raad, bijvoorbeeld in het huis-aan-huisblad het Kontakt.

Je verzorgt de informatievoorziening aan de gemeenteraad:

• Je levert ondersteuning bij besluitvorming en bestuurlijke processen.
• Je monitort de uitvoering van raadsbesluiten door het college.
• Je legt en onderhoudt contacten met mediapartijen die relevant zijn voor de raad.
• Je verstrekt informatie over producten en diensten van de griffie aan derden.
• Je organiseert en faciliteert raadsactiviteiten zoals werkbezoeken, themabijeenkomsten en VHL pleinen.
• Je beheert en onderhoudt het raadsinformatiesysteem voor de raadsleden en adviseert over de opzet.
• Je beantwoordt vragen van raadsleden, ambtelijke medewerkers en inwoners en toetst en beoordeelt verzoeken aan de hand van procedures.

Competenties

• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Je werkt accuraat.
• Je bent kwaliteitsgericht.
• Je zet je in voor samenwerking.
• Je hebt cognitieve flexibiliteit.

Organisatie
De gemeente Vijfheerenlanden ligt in het midden van het land, in de provincie Utrecht tussen de rivieren Lek en Linge. Het is een prachtig gebied met polders, uiterwaarden, dijken, molens, boerderijen, steden en dorpen. Vijfheerenlanden ligt centraal bij de snelwegen A2, A15 en A27. In deze groene gemeente wonen ruim 60.000 inwoners. De 16 woonplaatsen hebben elk hun eigen identiteit.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.