Functieomschrijving
Voor het Ministerie van Defensie zoeken wij een Hoofd Algemene Dienst / Hoofd Coordinatie. Als Hoofd Algemene Dienst / Hoofd Coördinatie coördineer je de levering van voorzieningen en diensten binnen een kazerneorganisatie met maritieme ondersteuning en materiële instandhouding. Je richt je op efficiëntie, kwaliteit en naleving van relevante voorschriften en draagt bij aan besluitvorming en rapportages voor het management.Jouw verantwoordelijkheden
- Vervullen van de klantrol richting interne facilitaire en logistieke partners op managementniveau, inclusief bijdrage aan dienstverleningsovereenkomsten en beleidsdocumenten.
- Fungeren als aanspreekpunt op escalatieniveau en optreden als intermediair bij verzoeken van andere eenheden en locaties.
- Controleren van de financiële afwikkeling van ingediende aanvragen en toezicht houden op financiële processen gekoppeld aan lokale voorzieningen.
- Opstellen van richtlijnen en prioriteringsregels voor dienstverlening en operationele processen.
- Adviseren van de commandant van de marinebasis in juridische en beleidsmatige zaken en deelnemen aan besluitvoorbereiding.
- Toezicht houden op tuchtrechtelijke processen en zorgdragen voor correcte administratieve afhandeling van bevoegdheden van de commandant.
- Opstellen en uitvoeren van controleplannen ter beheersing van bedrijfsprocessen en het (laten) samenstellen van rapportages en controles.
- Signaleren van beleidsontwikkelingen en wijzigingen in wet- en regelgeving, analyseren van consequenties en aandragen van verbeteringen voor systemen en processen.
Jouw rol in praktijkvoering en ondersteuning
- Verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van de basis, inclusief het adviseren en instrueren van afdelingen over doelmatigheid van de bedrijfsvoering.
- Zorgdragen voor de financiële administratie en verantwoording van lokale faciliteiten en verenigingen, en beheer van saamhorigheidsbudgetten.
- Adviseren over interne logistieke bedrijfsvoering en deelnemen aan multidisciplinaire overleggen.
Leidinggeven
- Geef leiding aan de chefs van administratie, het kledingservicepunt, operationele ondersteuningsfuncties en medewerkers van lokale voorzieningen zoals hobbyclubs.
- Stel prioriteiten ten aanzien van inzet van personeel en middelen en draag zorg voor goede afstemming met (interne en externe) dienstverleners.
Speelruimte
Je legt verantwoording af aan het hoger management van de marinebasis voor de kwaliteit van producten en diensten en neemt beslissingen over de realisatie en herinrichting van de actuele behoefte aan te leveren producten en diensten. Je werkt binnen beleidskaders, wet- en regelgeving en lokale dienstverleningsovereenkomsten en bepaalt de inhoud van je adviezen en leidinggevende maatregelen.
Jouw profiel
- Aantoonbare kennis van bedrijfsadministratieve en boekhoudkundige richtlijnen en procedures.
- Kennis van relevante regels, voorschriften en wetgeving binnen het vakgebied en inzicht in logistieke en financieel-administratieve systemen en processen.
- Inzicht in dienstverleningsstructuren en de werking van operationele eenheden en logistieke processen.
- Praktische en theoretische kennis van bestuurlijke en beleidsmatige uitgangspunten omtrent logistiek beleid.
- Sterke advies- en rapportagevaardigheden, gecombineerd met analytisch vermogen om prioriteiten en knelpunten te identificeren en op te lossen.
- Aantoonbare leidinggevende vaardigheden en een klantgerichte houding.
- Ervaring met decentrale financiële beheersactiviteiten en het opzetten en uitvoeren van controle- en verantwoordingsprocessen.
Contacten
- Je onderhoudt contacten met personeel binnen de basis over de kwaliteit van geleverde diensten.
- Je stemt af met management van interne en externe dienstverleners over dienstverlening en kwaliteit.
- Je werkt samen met defensiemedewerkers, financieel analisten en HR-adviseurs om gegevens en behoeften af te stemmen en personeelsondersteuning te coördineren.
Functie eisen
- Je beschikt aantoonbaar over minimaal een HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met richting/specialisatie Algemeen of Logistiek
- Je hebt minimaal 10 jaar aantoonbare ervaring in management- en leidinggevende functies
- Je hebt ervaring met het leidinggeven aan een middelgrote afdeling
- Je hebt kennis van rechtspositie en sociale zekerheid en van P&O-processen
- Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift
- Je hebt minimaal 6 jaar aantoonbare ervaring met het ERP-systeem SAP, bij voorkeur met SAP Cash Management
- Je bent minimaal 24 uur per week beschikbaar
Functie wensen
- Je hebt minimaal 8 jaar leidinggevende ervaring binnen een Defensieorganisatie.
- Je hebt minimaal 12 jaar ervaring binnen de P&O-organisatie van Defensie.
- Je hebt in de afgelopen 25 jaar minimaal 10 jaar aantoonbare kennis en ervaring opgedaan binnen MBDH (Marine Basis Den Helder).
- Je hebt aantoonbaar ruime ervaring binnen het werkgebied van de Algemene Dienst of Logistieke Dienst binnen een Defensieorganisatie.
- Je beschikt over aantoonbaar ruime ervaring in een functie vergelijkbaar met het niveau van Officier binnen een Defensieorganisatie.
- Je hebt aantoonbaar meer dan 7 jaar ervaring met het ERP-systeem SAP, specifiek op het gebied van Cash Management.
- Het is een pre als je één of meerdere relevante trainingen hebt gevolgd of praktijkervaring hebt met deze onderwerpen binnen een Defensieorganisatie.
