Functieomschrijving
Voor Gemeente Groningen zoeken wij een I-Adviseur. Heb jij de expertise om de overgang van het Bestuurlijk Besluitvormingsproces (BBV) van e-Suite naar PodiumD te begeleiden en bruggen te slaan binnen de organisatie? Dan is deze opdracht iets voor jou!Jouw uitdaging
Je richt je specifiek op het adviseren en begeleiden van de transitie van het gehele BBV-proces naar PodiumD, zodat de gebruikersorganisatie hier optimaal gebruik van kan maken.
Je brengt het complexe BBV-proces in kaart, bewaakt functioneel-technische eisen en zorgt dat alle belanghebbenden goed worden meegenomen in de verandering.
Daarnaast coördineer je de interne onboarding van PodiumD-producten en stel je de benodigde documentatie op in nauwe samenwerking met interne en externe partners.
Wat ga je doen?
- Adviseren en begeleiden van de transitie van het BBV-proces naar PodiumD, inclusief deelname aan overleggen van de gebruikersorganisatie en het programmateam.
- Inventariseren en waarborgen van functioneel-technische eisen voor een volwaardig BBV-proces; afstemmen met projectleiders en belanghebbenden.
- Analyseren van benodigde systeemkoppelingen naar vergadersystemen (zoals iBABS en vergelijkbare oplossingen) en bijdragen aan de realisatie hiervan.
- Coördineren van onboarding en opstellen van gebruikersdocumentatie voor PodiumD-producten in samenwerking met interne en externe partijen.
- Analyseren van processen en werkwijzen; ondersteunen van gebruikers bij het aanpassen van huidige werkwijzen en rollen binnen e-Suite/PodiumD.
- Uitvoeren van kortlopende adviesopdrachten gericht op organisatorische en procesmatige aspecten tijdens migratie en onboarding.
Jouw profiel
- Je hebt aantoonbare ervaring met zaaksystemen, migraties of implementaties van digitale zaak- en dossierprocessen.
- Je begrijpt complexe besluitvormingsprocessen en kunt functioneel-technische eisen vertalen naar oplossingen en implementatieacties.
- Je bent communicatief sterk, stakeholdergericht en kunt verschillende rollen en directies effectief betrekken en meenemen.
- Je hebt ervaring met opstellen van gebruikersdocumentatie en het begeleiden van onboardingstrajecten.
- Je bent analytisch, resultaatgericht en kunt zowel strategisch adviseren als praktisch ondersteunen bij implementatievragen.
Je werkt nauw samen met het programmateam PodiumD, het veranderteam en technische projectleiders om een robuuste en gebruiksvriendelijke implementatie van het BBV-proces te realiseren.
Functie eisen
- Je kunt zelfstandig werken in een omgeving waar kaders niet altijd volledig zijn ingericht. Je opereert zowel op tactisch als praktisch niveau en hebt ervaring met samenwerken met professionals in de publieke sector
- Je hebt kennis van informatiebeheer en informatieadvies/analyse en hebt ervaring met de praktische toepassing ervan
- Je hebt ervaring met het ontwerpen en implementeren van bestuurlijke processen in een gemeentelijke organisatie; ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen heeft de voorkeur
- Je hebt kennis en ervaring in (informatie)adviestrajecten met betrekking tot zaakgericht werken, zaaksystemen en documentmanagementsystemen
- Je hebt ervaring met of kennis van het realiseren van geautomatiseerde koppelingen tussen informatiesystemen in de gemeentelijke sector; ervaring met vergader- en zaaksystemen is een pré
- Je beschikt over kennis van relevante wet- en regelgeving en bij voorkeur ook van gemeentelijke kaders
- Je bent communicatief flexibel, stemt je communicatie af op de doelgroep en kunt bruggen slaan tussen diverse groepen medewerkers in verschillende organisatieonderdelen
- Je bent proactief, zorgvuldig en integer, met een scherp oog voor detail en risico’s
