I-Contracten Verbeteraar

Functieomschrijving

Voor Veiligheidsregio Utrecht zoeken wij een I-Contracten Verbeteraar. Je krijgt de opdracht om het (I-)contract- en leveranciersmanagement binnen de organisatie verder te professionaliseren, structureren en borgen. Je werkt aan een beheerst, transparant en toekomstbestendig contract- en leveranciersbeleid dat bijdraagt aan kosten- en risicobeheersing, naleving van wet- en regelgeving en het realiseren van organisatiedoelstellingen.

Fase 1 – Analyse en in beeld brengen (huidige situatie)
Je verkrijgt inzicht in de huidige inrichting, knelpunten en risico’s van het contract- en leveranciersmanagement van alle I-contracten.

• Je brengt bestaande contracten, SLA’s, DVO’s, DAP’s en OLA’s in beeld en analyseert deze.
• Je maakt een inventarisatie van lopende leveranciersrelaties, prestaties en risico’s.
• Je verkrijgt inzicht in huidige rollen, verantwoordelijkheden en overlegstructuren.
• Je analyseert bestaande rapportages en sturingsinformatie.
• Je beoordeelt het huidige aanbestedingsproces van I&I (inclusief datasoevereiniteit en AI).
• Je stelt een overzicht op van knelpunten, verbeterkansen en risico’s.
• Je voert draagvlakgesprekken met relevante stakeholders (inkoop, informatiemanagement, teamleiders, control, management).

Het eindproduct van deze fase is een beknopte analyse met verbeteradvies en prioritering.

Fase 2 – Ontwerp nieuwe inrichting (toekomstige situatie)
Je ontwerpt een toekomstbestendig en praktisch uitvoerbaar model voor contract- en leveranciersmanagement.

• Je werkt een procesontwerp uit voor contractmanagement (inclusief lifecycle, monitoring en bijsturing).
• Je ontwikkelt een procesontwerp voor leveranciersmanagement (selectie, beoordeling, strategische sturing).
• Je ontwerpt een besturingsmodel met:
  • heldere rollen en verantwoordelijkheden,
  • overleg- en rapportagestructuur,
  • escalatielijnen,
  •  
• Je stelt standaardformats op voor SLA’s, rapportages en evaluaties.
• Je actualiseert het aanbestedingsbeleid met richtlijnen voor datasoevereiniteit en AI.
• Je maakt een roadmap voor implementatie.

Het eindproduct van deze fase is een vastgesteld doelmodel inclusief implementatieplan.

Parallelle Fase – Implementatie én directe uitvoering
Je voert het nieuwe contract- en leveranciersmanagement in en past dit direct toe in de praktijk.

• Je zorgt voor formele vaststelling en activatie van het nieuwe beleid en besturingsmodel.
• Je past het contractmanagementproces direct toe op lopende ICT-contracten (actualiseren SLA’s/DVO’s, vastleggen KPI’s, starten periodieke overleggen).
• Je voert dienstverleningsrapportages in en gebruikt deze daadwerkelijk.
• Je voert leveranciersgesprekken op basis van prestatie, risico en kosten.
• Je past het geactualiseerde aanbestedingsbeleid toe in lopende en nieuwe trajecten.
• Je borgt werkwijze, rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie.

Het eindresultaat is een werkend en toegepast contract- en leveranciersmanagementproces dat zichtbaar wordt gebruikt in de dagelijkse praktijk.
Competenties

• Je bent analytisch en vindt de rode lijn in complexe situaties.
• Je bent in staat om hoofd- en bijzaken te scheiden.
• Je werkt risicobewust en hebt financieel inzicht.
• Je denkt procesmatig en kunt governance ontwerpen.
• Je bent in staat beleid direct te vertalen naar concrete acties.
• Je bent een stevige gesprekspartner voor leveranciers en interne stakeholders.
• Je beschikt over coachende vaardigheden om eigenaarschap in de organisatie te borgen.

Organisatie
Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van en voor de 26 Utrechtse gemeenten. Zij zorgen elke dag voor de veiligheid van alle mensen die in de regio wonen en verblijven. Dat doen zij met centralisten op de 112-meldkamer, brandweermensen en collega’s van risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio.
Zij zijn er voor de mensen in de samenleving, die rekenen op hun professionaliteit. Hun ambitie is om dat met hun partners steeds beter te doen.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met contractmanagement en leveranciersmanagement in een complexe organisatie
• Je hebt aantoonbare werkervaring met de implementatie van contract- of leveranciersmanagementprocessen, inclusief borging én verbetering van processen
• Je beschikt over minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als leidinggevende of coördinerende ervaring binnen een I&I/IT-afdeling
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het opstellen én heronderhandelen van SLA’s, DVO’s en IT-contracten
• Je hebt aantoonbare werkervaring met aanbestedingen in een publieke organisatie
• Je hebt aantoonbare kennis van de Aanbestedingswet 2012 én AVG
• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau

Functie-wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring met contract- en leveranciersmanagement binnen complexe organisaties, inclusief strategisch en operationeel beheer van I-contracten. Je kunt minimaal 2 concrete resultaten laten zien waarbij je processen effectief hebt ingericht en beheerd
• Je hebt ervaring bij minimaal 2 opdrachtgevers met de implementatie van contract- of leveranciersmanagementprocessen. Het is een pre als je in jouw cv kunt laten zien dat nieuwe werkwijzen succesvol zijn geborgd, veranderingen duurzaam zijn verankerd en het eigenaarschap binnen de organisatie goed is georganiseerd
• Je hebt ervaring met het doorvoeren van veranderingen binnen een organisatie en het creëren van draagvlak voor nieuwe processen en werkwijzen
• Je bent vaardig in het analyseren van complexe situaties, zoals processen, risico’s, prestaties en besluitvormingslijnen, en op basis hiervan adviseren en weloverwogen beslissingen nemen die de organisatie verder brengen