Functieomschrijving
Voor Ministerie van Justitie en Veiligheid zoeken wij een Informatie- en Documentatiespecialist. Je ondersteunt het JenV Data & AI Lab en het kernteam rond AI-assistent Robin. Zij, de directie Informatisering & Inkoop (DI&I), is verantwoordelijk voor JenV-brede ICT-infrastructuur, het formuleren van kaders voor informatievoorziening en inkoop, en voor het leveren van een beveiligd, schaalbaar data-analyseplatform in de Azure-cloud. Je draagt bij aan het toegankelijk maken en actueel houden van documentatie zodat inhoudelijke specialisten zich op data-analyse, rapportages en AI-ontwikkeling kunnen richten.De groei van het Data & AI Lab en het kernteam heeft geleid tot een grote toestroom aan documenten en informatie (zoals DOR-uitkomsten, DPIA’s, architectuur- en beveiligingsdocumentatie, procedures, FAQ’s en gremiadocumenten). Het doel van jouw inzet is deze informatiestroom gestructureerd te verwerken en te ontsluiten, zodat documentatie begrijpelijk, actueel en vlot beschikbaar is voor verschillende doelgroepen.
Werkzaamheden
- Je zet technische en juridische bronmaterialen om naar heldere, begrijpelijke teksten voor uiteenlopende doelgroepen (gebruikers, aangesloten organisaties, management en bestuur) in afstemming met team communicatie.
- Je stelt teamdocumentatie en interne kanalen op, beheert ze en houdt ze actueel, waaronder Connect-pagina’s en FAQ’s over Robin.
- Je verzamelt en bundelt stukken voor gremia en overleggen: haalt input op, voert versiebeheer en levert tijdig de juiste documenten aan.
- Je begeleidt documenten door interne procedures en bronsystemen (vaststelling, registratie, archivering en publicatie) en bewaakt de voortgang.
- Je maakt verslagen van overleggen en werksessies en legt besluiten en actiepunten vast.
- Je beschrijft en actualiseert werkprocedures en werkinstructies op basis van de bestaande praktijk.
- Je signaleert ontbrekende, verouderde of tegenstrijdige documentatie en kaart dit gericht aan bij de teamleider.
Taken en verantwoordelijkheden
- Je werkt in afstemming met de teamleider van het JenV Data & AI Lab; die stelt prioriteiten en accordeert opgeleverde documentatie.
- Als informatie- en documentatiespecialist stel je documentatie- en informatieproducten op, houd je ze actueel en begeleid je ze door interne procedures (uitvoerend).
- Inhoudelijk specialisten (data scientists, engineers, juridisch-ethisch adviseurs) leveren inhoudelijke input en toetsen de inhoudelijke juistheid van jouw teksten.
- Een communicatieadviseur van de directie adviseert over communicatiestrategie, doelgroep en kernboodschappen en verzorgt de communicatieve eindredactie van externe uitingen.
- Je werkt binnen een agile werkwijze waarbij een scrum master het overlegritme en de actie- en besluitenlijst bewaakt.
Jouw profiel
- Je kunt complexe technische en juridische informatie analyseren en vertalen naar toegankelijke taal.
- Je bent creatief in het vinden van heldere formuleringen en structuren voor diverse doelgroepen.
- Je bent vaardig in netwerken en samenwerking met inhoudelijk specialisten en communicatieteams.
- Je hebt omgevingsbewustzijn en organisatiesensitiviteit om relevante partijen en processen te herkennen.
- Je hebt overtuigingskracht om documentatieveranderingen te initiëren en te borgen.
- Je bent sterk in plannen en organiseren en werkt resultaatgericht.
Functie eisen
- Je hebt HBO- of WO-werk- en denkniveau
- Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met het analyseren, beschrijven en documenteren van informatievoorziening, systemen of processen binnen een ICT-/IV-omgeving
- Je hebt aantoonbare ervaring met het vertalen van complexe technische en/of juridische materie naar begrijpelijke teksten voor niet-specialistische doelgroepen
- Je hebt aantoonbare ervaring met het beheren en actueel houden van documentatie en/of intranet- of webpagina’s, inclusief versiebeheer
- Je bent beschikbaar voor een interview op korte termijn
Functie wensen
- Je hebt een gemotiveerde belangstelling voor de opdracht en de organisatie
- Je hebt uitstekende schrijf- en luistervaardigheid in het Nederlands; je beheerst de taal op C1/C2-niveau of het is je moedertaal
- Je kunt complexe materie snel doorgronden en helder en begrijpelijk teruggeven
- Je werkt zelfstandig en neemt initiatief; je haalt proactief input op en bewaakt de voortgang
- Je bent secuur en gestructureerd, hebt aanpassingsvermogen, kunt meerdere onderwerpen tegelijkertijd bedienen en gaat flexibel om met wijzigende prioriteiten
- Je levert minimaal twee werkvoorbeelden waarin je complexe technische of juridische materie hebt vertaald naar begrijpelijke tekst; deze worden beoordeeld op helderheid, structuur en doelgroepgerichtheid
- Je hebt ervaring met het documenteren van een data-, AI- of cloudvoorziening en bent bekend met AVG/DPIA-terminologie en het kader van de EU AI Act
- Je hebt ervaring met het samenstellen van documentatie en stukken voor gremia en besluitvorming binnen de rijksoverheid of een vergelijkbare (semi)publieke organisatie
- Je bent binnen korte termijn beschikbaar
