Functieomschrijving
Voor Provincie Zuid-Holland zoeken wij een Inrichter en Adviseur NotuBiz. Rondom het huidige DMS dat uitgefaseerd zal worden, werk je aan het vervangen van omvangrijk maatwerk, vooral gericht op ondersteuning van besluitvormingsprocessen, de afhandeling van klachten en bezwaren, poststromen en publicatie van besluiten.Je zorgt ervoor dat deze procesondersteuning wordt ingericht op een nieuw platform. Tegelijkertijd pas je verbeteringen toe waarbij je je richt op rationalisatie, modernisering en het vergroten van het gebruiksgemak.
De herontwerpfase is afgerond: de user- en non-functional requirements zijn verzameld en het nieuwe platform is geselecteerd (Xxllnc Zaken en NotuBiz). Beide systemen zijn al in gebruik binnen Provincie Zuid-Holland. Er is ook een Proof of Concept gestart samen met de leveranciers.
Samen met het projectteam neem je de inrichting van NotuBiz voor je rekening. Je werkt volgens een agile aanpak, meestal in sprints. Voor Xxllnc Zaken wordt apart capaciteit ingezet.
Jouw werkzaamheden bestaan uit het volledig inrichten van NotuBiz conform de gestelde requirements. Na deze inrichtingsfase begeleid je de uitrol naar de gebruikersorganisatie en draag je kennis over naar de beheerorganisatie van Provincie Zuid-Holland door middel van documentatie en kennisoverdracht.
Procesondersteuning
- Rechtsbescherming
Je ondersteunt het bezwaar- en klachtenproces. Momenteel zijn er knelpunten zoals handmatige handelingen, losse tools en beperkte taakroutering. Informatie staat op verschillende plekken.
Je richt een oplossing in met automatische dossiervorming, geïntegreerd berichtenverkeer, digitale ondertekening, taakroutering en inzicht via dashboards en rapportages. - Besluiten
Je werkt aan de ondersteuning van het besluitenproces waar omslachtige documentselectie, lange wachttijden en magere integratie met andere platformen nu belemmeringen zijn.
Je zorgt dat taken alleen toewijsbaar zijn aan bevoegde medewerkers, dossiervorming mogelijk is, werken vanaf mobiele devices kan en zowel historische als actuele statusinformatie beschikbaar is. - Informatieve brief
Je verbetert het accorderen en versturen van correspondentie richting externe partijen. Huidige werkwijzen verschillen, workflows raken soms kwijt en bewerkingen zijn lastig.
Je zorgt onder meer voor device- en locatieonafhankelijk werken, notificaties bij statusupdates, dossiervorming en meer flexibiliteit bij wijzigen van brieven. - Postverzending (niet van toepassing voor NotuBiz)
Je creëert inzicht in verzonden brieven, digitale track & check, een uniforme werkwijze, adrescontrole en beveiligde verzending van vertrouwelijke brieven. - Inkomende post
Je automatiseert het toekennen van post aan processen, herkent automatisch NAW-gegevens, en levert inzicht in routering. Hierdoor beperk je foutgevoelige handmatige stappen. - Publicatie
Je ondersteunt bij het publiceren van besluiten onder de Woo. Je richt processen in voor automatische samenvattingen, metadatering en bewaakt termijnen en verantwoordelijken.
Je bent vooral verantwoordelijk voor de procesondersteuning voor Besluiten en Rechtsbescherming binnen NotuBiz.
Jouw taken en verantwoordelijkheden
- Inrichten en configureren van NotuBiz voor Besluiten en Rechtsbescherming.
- Rekening houden met de bestaande inrichting en zorgen voor aansluiting op de totale architectuur van Provincie Zuid-Holland.
- Snel eigen maken van de bestaande omgeving.
- Advies geven over inrichtingskeuzes.
- Nauwe samenwerking met de inrichter van Xxllnc Zaken voor de raakvlakken tussen beide platforms.
- Testen en implementeren van nieuwe functionaliteiten.
- Opstellen van documentatie en verzorgen van kennisoverdracht aan interne teams.
Jouw profiel
- Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau, aangetoond door een relevant HBO-diploma of relevante werkervaring.
- Je beschikt over aantoonbare ervaring met het inrichten van processen in NotuBiz.
- Je hebt werkervaring binnen overheidsorganisaties en kent de bijbehorende administratieve overheidsprocessen.
- Je hebt ervaring met het bouwen en inrichten van koppelingen tussen NotuBiz en zaaksystemen of andere taakapplicaties.
