Functieomschrijving
Voor Provincie Zuid-Holland zoeken wij een Inrichter en Adviseur Xxllnc Zaken. Rondom het huidige DMS dat uitgefaseerd zal worden, werk je aan het vervangen van maatwerkfunctionaliteiten die ondersteuning bieden aan besluitvormingsprocessen, de afhandeling van klachten en bezwaren, poststromen en publicatie van besluiten. Om het huidige DMS uit te kunnen zetten, ga je deze procesondersteuning vervangen en inrichten op een nieuw platform. Bij deze vervanging pas je tegelijkertijd verbeteringen toe, gericht op rationalisatie, modernisering en vergroting van het gebruiksgemak.Je werkt volgens een gestructureerde fasering toe naar realisatie en implementatie van de nieuwe procesondersteuning.
De herontwerpfase (het verzamelen van user en non functional requirements) is afgerond. Het platform waarop je de procesondersteuning gaat inrichten is geselecteerd: Xxllnc Zaken en NotuBiz. Beide systemen zijn al binnen Provincie Zuid-Holland beschikbaar en in gebruik. Er is inmiddels een Proof of Concept gestart met de platform-leveranciers.
Je werkt samen met het projectteam aan de volledige inrichting van Xxllnc Zaken conform requirements, waarbij een agile aanpak (in sprints) wordt gehanteerd. Voor de inrichting van NotuBiz wordt separaat capaciteit ingezet.
Gezien de scope van de procesondersteuning en de requirements, richt jij je als inrichter en adviseur gedurende de looptijd op de volledige inrichting op het nieuwe platform.
Na afronding van de inrichtingsfase draag je bij aan de uitrol naar de gebruikersorganisatie en aan de overdracht naar de beheerorganisatie, inclusief documentatie en kennisoverdracht.
Procesondersteuning
Je ondersteunt bij de volgende processen:
- Rechtsbescherming:
Je helpt de afhandeling van bezwaar- en klachtenprocessen efficiënter te maken door onder andere automatische dossiervorming, geïntegreerd berichtenverkeer, digitale ondertekening, taakroutering en inzicht in status via dashboards/rapportages te realiseren. - Besluiten:
Je richt het besluitenproces in zodat dossiervorming, taaktoewijzing aan bevoegde medewerkers, werken vanaf mobiele devices, overzicht van relevante informatie en inzicht in de status van besluitvoorstellen mogelijk wordt. - Informatieve brief:
Je zorgt voor procesondersteuning bij het accorderen en versturen van correspondentie, met meer mogelijkheden voor device- en locatieonafhankelijk werken, taaktoewijzing, geïntegreerd berichtenverkeer, wijzigen van brieven en notificaties bij status-updates. - Postverzending:
Je maakt het mogelijk om verzonden brieven te traceren via digitale track & check, waarborgt een duidelijke werkwijze voor verzending (digitaal en fysiek), controleert adreskwaliteit en etiketten, en faciliteert beveiligde verzending en koppeling aan dossier. - Inkomende post:
Je automatiseert de toekenning van post aan processen, herkent en kent NAW-gegevens automatisch toe, en zorgt voor inzicht in routering. - Publicatie:
Je implementeert automatische samenvatting en metadatering van besluiten, en voegt zienswijzen toe aan de procesondersteuning inclusief accordering en termijnbewaking.
Xxllnc Zaken wordt ingezet voor alle bovengenoemde processen. NotuBiz wordt aanvullend gebruikt voor de procesondersteuning van Besluiten en Rechtsbescherming.
Jouw verantwoordelijkheden
- Inrichten en configureren van zaaktypen in Xxllnc Zaken voor de genoemde processen, waarbij je aansluit op de bestaande architectuuromgeving.
- Adviseren over inrichtingskeuzes.
- Verzorgen en coördineren van de inrichting van koppelingen via het integratieplatform (enable-U).
- Nauw samenwerken met de inrichter NotuBiz op raakvlakken tussen beide platforms.
- Testen (op basis van een gestructureerde testmethodiek) en implementeren van nieuwe functionaliteiten.
- Documentatie en overdracht aan interne teams verzorgen.
Jouw profiel
- Je beschikt over minimaal HBO-werk- en denkniveau, aangetoond via een relevant diploma of werkervaring op HBO-niveau.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het inrichten van diverse processen in Xxllnc Zaken.
- Je beschikt over werkervaring binnen overheidsorganisaties en kent de administratieve overheidsprocessen.
- Je hebt ervaring met het bouwen en inrichten van koppelingen tussen Xxllnc Zaken en andere taakapplicaties.
