Inzet MVOI-Team

Functieomschrijving

Voor de Provincie Zuid-Holland zoeken wij een Inzet MVOI-Team.

De opdracht
Een duurzaam en sociaal Zuid-Holland. Dat is waar ze aan werken. Het Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) helpt hen daarbij (vastgesteld in GS Zuid-Holland d.d. 9/7/2024, PZH-2024-856717043). Centraal staat de vraag hoe ze als provincie met hun inkopen – een bedrag van ca. 350 miljoen euro per jaar – kunnen bijdragen aan het behalen van doelen op de MVOI-thema’s klimaat, milieu, circulair, ketenverantwoordelijkheid, diversiteit & inclusie en Social Return on Investment (SROI). Hoe ze dit doen is vastgelegd in dit MVOI-Actieplan B: de invulling (vastgesteld in GS Zuid-Holland d.d. 9/7/2014, PZH-2024-856717043). Hierbij vormden de maatschappelijke doelen en afspraken waar ze zich als provincie aan hebben verbonden het uitgangspunt. Deze doelen en afspraken hebben ze omgezet in een MVOI-ambitieweb voor de provincie Zuid-Holland: een groeimodel waarmee ze de ambities koppelen aan haalbare MVOI-resultaten. Per domein binnen de organisatie is vervolgens uitgezocht hoe ze met hun inkopen en aanbestedingen al bijdragen aan deze doelen en wat ze nog meer kunnen om dit beter en sneller te doen. De resultaten zijn vastgelegd in een overzicht per MVOI-thema en in inkoopstrategieën per domein binnen de organisatie. De conclusie is dat er al veel gebeurt op het sociaal en duurzaam gebied bij de inkopen en aanbestedingen van de organisatie. Zo werken ze binnen de provinciale infrastructuurprojecten sinds kort met de Milieukostenindicator (MKI) om milieu-impact van projecten in beeld te brengen en waar mogelijk te beperken. Ook is een monitoringsdashboard ontwikkeld waarmee inzichtelijk wordt hoe duurzaam ze al inkopen. Daarnaast stimuleren ze bijvoorbeeld de inzet van biobased en hergebruikte materialen en zetten ze in op hoogwaardiger hergebruik van provinciale reststromen, zoals bijvoorbeeld bermmaaisel of asfalt. Hun hoofdgebouw van het provinciehuis is in hoge mate circulair gerenoveerd en in hun bedrijfsrestaurant vind je steeds vaker duurzame maaltijden. Meer dan genoeg om echt trots op te zijn dus! En deze ontwikkelingen willen ze graag verder uitbreiden. Ze zien dat het meeste effect plaatsvindt bij de domeinen die werken of producten inkopen, de ‘uitvoerende domeinen’ genoemd. De ‘beleidsdomeinen’ die met name (advies)diensten inkopen bieden juist een noodzakelijke basis om impactvolle MVOIinkopen en aanbestedingen binnen de uitvoerende domeinen te kunnen doen. Dit doen zij met specifieke kennis op beleidsvorming en op de MVOI-thema’s. Daarbij is hun rol als aanjager onmisbaar. Ook herkennen ze dat in verhouding kleine inkopen van grote invloed kunnen zijn op de uitstraling van de organisatie. Samenwerking en afstamming is dus een onmisbare voorwaarde voor succes. De interne opdracht MVOI is een doorlopend proces met een looptijd van drie jaar voor het implementeren van het actieplan (NB onderhavige DAS-uitvraag betreft een tijdsperiode van 1 jaar). Vanaf nu ligt de focus op het verbeteren, vastleggen, uitvoeren en monitoren van de afspraken die ze hebben gemaakt en op het verfijnen van hun inkoopstrategie. Uitgangspunt is dat ze MVOI invoeren binnen de bestaande financiële en personele kaders. Daarvoor moeten ze dus slimmer en meer integraal werken. Mocht er toch nog meer nodig zijn om doelen te behalen dan gaat hier een bestuurlijk besluit aan vooraf. Op deze manier maken ze het werken met MVOI-onderdeel van hun DNA.

De provincie Zuid-Holland heeft momenteel niet de capaciteit en de kennis om zelf de open vragen* die voortvloeien uit het MVOI-Actieplan-B: de invulling te beantwoorden en de antwoorden op die vragen werkend te borgen in de eigen organisatie. De provincie is daarom op zoek naar een externe partner die gedurende een jaar tijd een flexibel hands-on-MVOI-team kan leveren. Doel van de opdracht van het externe MVOI-team is derhalve het beantwoorden van de hieronder beschreven tien vragen en het werkend borgen van de uitkomsten in de organisatie. De opdracht dient uiterlijk binnen één jaar naar startdatum afgerond te zijn. Expliciet geldt hierbij dat de uiteindelijke vraagstellingen voor het externe MVOI-team na gunning in gezamenlijk overleg bijgesteld kunnen worden op basis van de visie en de voorgestelde aanpak van de winnende inschrijver. De te beantwoorden vragen zijn:

• Welke kennis en expliciete doelen zijn er (al) bij PZH-opgaveteams en duurzaamheidsfuncties op het gebied van de zes MVOI-thema’s?
• Hoe kunnen die kennis en doelen van de opgaveteams en duurzaamheidsuncties structureel worden gedeeld met het MVOI-team en vice versa?
• Hoe vertalen ze die kennis en doelen (dynamisch) naar de provinciale aanbestedingen via eisen, gunningscritera en contractbepalingen, aangevuld met andere bruikbare eisen, gunningscritera en contractbepalingen die reeds bij andere organisaties succesvol worden toegepast? Kunnen ze deze vertaling direct al toepassen in de advisering van lopende en geplande aanbestedingen?
• Hoe borgen ze de eisen, gunningscritera en contractbepalingen in een (digitaal) systeem en hoe delen we die kennis actief met inkopers en andere relevante betrokkenen zoals Team Duurzame Infrastructuur en (eventueel) externe partijen?
• Is het toepassen van planetaire en sociale duurzaamheid formeel voldoende geborgd in relevante documenten en werkprocessen? Waar moet dit eventueel worden aangevuld?
• Wie beslist er binnen PZH feitelijk over het al dan niet toepassen van duurzaamheid bij de aankopen in projecten/aanbestedingen?
• Wat zijn de belemmeringen of oorzaken voor het (soms) niet-toepassen van duurzame en sociale maatregelen (m.a.w. waarom leidt duurzaam beleid niet per definitie tot duurzaam inkopen)?
• Wat kost het om duurzame en sociale maatregelen toe te passen en wat levert het op (in financiele en maatschappelijke zin)?
• Hoe monitoren ze de voortgang rondom het toepassen van planetaire en sociale duurzaamheid in aanbestedingen? Hoe kunnen ze de koppeling maken met effectmonitoring (w.o. CO2-, circulariteitsmonitor). Zitten ze nog op schema met hun provinciale doelen en hoe communiceren ze hierover richting de organisatie?
• Is er nog een rol voor een MVOI-team na de voltooing van onderhavige opdracht en zo ja welke, of kunnen eventueel noodzakelijke taken in de bestaande organsiatiestructuur worden ondergebracht?

Uitgangspunt voor de opdracht is het MVOI-Actieplan-B: de invulling. Hieraan staat verwoord welke duurzame ambities en doelen er zijn en wat (nog meer) kunnen doen om deze ambities en doelen te verwezenlijken. De focus in de werkzaamheden ligt op het verbeteren, vastleggen en uitvoeren van de afspraken die ze hebben gemaakt en op het verfijnen van hun inkoopstrategie, een proces dat grotendeel gekoppeld is aan de bovenbeschreven tien vragen.

Provincie Zuid-Holland denkt dat gezien de vragen en taken het externe MVOI-team zou kunnen bestaan uit een procesbegeleider, een technisch inkoopspecialist en een dataspecialist. Je hebt echter de vrijheid om de samenstelling van het team naar eigen inzicht vorm te geven, zolang het team voldoet aan de behoeften van de opdracht. Hierbij wordt van jou verwacht dat je de teamsamenstelling koppelt aan de visie en het plan van aanpak. Uiteraard wordt ook verwacht dat de in te zetten medewerkers aantoonbaar beschikken over de benodigde kennis en ervaring op het gebied van het implementeren van MVOI/planetaire en sociale duurzaamheid binnen een publieke organisatie. De opdracht MVOI valt onder de opdracht Inkoop. De Ambtelijk Opdrachtgever (hierna: AON) van de opdracht MVOI fungeert als opdrachtgever voor het externe MVOI-team. Het externe MVOI-team moet zelfstandig en proactief kunnen functioneren, maar zal ook nauw gaan samenwerken met de collega’s uit het bestaande interne MVOI-team (momenteel bestaand uit 2 parttime collega’s waaronder de AON MVOI) en betrokken (opgave)teams zoals Team Inkoop, Team Duurzame Infrastructuur, Team Circulair ZuidHolland en een nog aan te stellen SROI-kwartiermaker. De provincie is zich ervan bewust dat er enkel een globale inschatting gemaakt kan worden van het exacte aantal uren inzet voor de contracttermijn. Dit vraagt om een grote mate van flexibiliteit van jou. De provincie vraagt ondersteuning van jou door het wekelijks aanleveren van een actuele planning en uren-verantwoording. Op maandelijkse basis vindt er overleg plaats waar de voortgang besproken wordt. Je dient hier in jouw plan van aanpak rekening mee te houden.

Jouw competenties

• Resultaatgericht handelen: Daadkrachtig optreden, proactieve houding, initiatiefrijk, pragmatisch. In staat en bereid om direct en pragmatisch waar gevraagd de gezamenlijk ontwikkelde kennis toe te passen bij lopende aanbestedingen, ambitiewebsessies en adviesgesprekken;
• Flexibiliteit, tact, zorgvuldigheid en goede oordeelsvorming in relatie tot tegenstrijdige belangen van stakeholders;
• Bestuurlijke sensitiviteit: Inzicht in het functioneren van een organisatie die vergelijkbaar is met de provinciale organisatie en de daarmee samenhangende besluitvormingscircuits en de juridische omgeving waarin wordt geopereerd. Vaardigheid in het inschatten van de bestuurlijk en regionale verhoudingen en de bestuurlijke/ politieke en technische haalbaarheid van projectresultaten zowel binnen als buiten een organisatie die vergelijkbaar is met de provinciale organisatie;
• Communicatieve en adviesvaardigheden: In staat om complexe informatie helder en beknopt over te brengen;
• Functionerend als team: bevordert een positieve en constructieve werksfeer;
• Goed organiserend en verbindend vermogen: Beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden en in staat om projecten en processen efficiënt en effectief te coördineren. Weet mensen en middelen op een doeltreffende wijze te verbinden, zodat gezamenlijke doelen bereikt worden.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.