Functieomschrijving
Voor Gemeente Horst aan de Maas zoeken wij een Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer. Je ondersteunt vakteams bij het verbeteren van de kwaliteit van hun informatiehuishouding.Je controleert of dossiers en zaken volledig en juist zijn ingericht zodat ze digitaal kunnen worden gearchiveerd volgens geldende richtlijnen.
Je coacht en adviseert collega’s bij digitaal werken, onder andere bij projecten zoals de implementatie van een (nieuw) zaaksysteem en de overgang naar Microsoft 365.
Je voert kwaliteitscontroles uit, legt bevindingen vast, rapporteert hierover aan de leiding en doet op basis daarvan concrete verbetervoorstellen.
Je legt rustig en praktisch uit wat nodig is, zodat teams het daarna zelfstandig kunnen toepassen.
Je bewaakt een zorgvuldige overdracht, afsluiting of vernietiging van dossiers conform de regels en levert zo een directe bijdrage aan een betrouwbare, transparante en toekomstbestendige informatievoorziening.
Jouw verantwoordelijkheden
- Controleren of dossiers en zaken volledig en correct zijn opgezet voor digitale archivering.
- Uitvoeren van kwaliteitscontroles en vastleggen van bevindingen.
- Adviseren en coachen van vakteams bij zaakgericht en digitaal werken.
- Ondersteunen bij migratie- en implementatieprojecten, zoals zaaksystemen en Microsoft 365.
- Opstellen van heldere verbetervoorstellen en bijdragen aan werkinstructies en trainingen.
- Zorgen voor een zorgvuldige overdracht, afsluiting of vernietiging van informatieobjecten volgens richtlijnen.
Een typische werkweek
Je hebt projectoverleggen over migraties of implementaties en werkt samen met vakteams aan het ordenen en archiveren van informatie.
Je loopt bestanden na om te bepalen wat archiefwaardig is en hoe informatie beter vindbaar wordt ingericht.
Je beantwoordt vragen van collega’s, helpt snel op weg in applicaties en stimuleert zaakgericht werken.
Je verzorgt waar nodig trainingen, plant tijd voor kwaliteitscontroles en werkt werkinstructies en trainingsmateriaal bij op basis van feedback.
Het team
Je werkt binnen een team Informatiebeheer bij de opdrachtgever dat zich richt op het verbeteren van informatievoorziening en dienstverlening.
Het team verschuift de focus van achteraf archiveren naar informatiebeheer dat vooraf goed is ingebed in processen; jij speelt daarin een sleutelrol door te adviseren en te ondersteunen bij het verder op orde brengen van de informatiehuishouding.
In het team werken collega’s met veel energie en vakmanschap aan betere informatievoorziening en dienstverlening.
Jouw profiel
- Je hebt een praktische en servicegerichte houding en krijgt energie van het verder helpen van collega’s.
- Je kunt rustig en helder uitleggen en teams begeleiden zodat ze zelfstandig aan de slag kunnen.
- Ervaring met zaakgericht werken, zaaksystemen en Microsoft 365 is een pré.
- Kennis van archief- en informatiebeheer en van regels rond overdracht en vernietiging is wenselijk.
- Je werkt nauwkeurig, kunt kwaliteitscontroles uitvoeren en bevindingen bondig vastleggen.
- Je bent communicatief vaardig en kunt trainingen verzorgen en werkprocessen verbeteren.
Functie eisen
- Je bent een ervaren informatieprofessional.
- Je hebt brede kennis van dossiervorming, archivering en informatiebeheer.
- Je ondersteunt en coacht collega’s in kwalitatieve dossiervorming tijdens het lopende werkproces.
- Je draagt bij aan het zoveel mogelijk automatisch laten verlopen van archivering en zorgt dat dit volgens afspraken gebeurt.
- Je hebt aantoonbare ervaring met zaakgericht werken (ZGW) en digitale dossiervorming, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie.
- Je zet stappen richting modern en innovatief informatiebeheer en draagt actief bij aan vernieuwing.
- Je hebt een proactieve werkhouding, bent resultaatgericht en neemt anderen mee om samen verbeteringen door te voeren.
- Je beschikt over hbo werk- en denkniveau en relevante vakkennis/opleiding (bijv. leergang Informatiebeheer, SOD II, recordmanagement, auditing of vergelijkbaar).
- Je bent thuis in digitaal archiveren, het opstellen en toepassen van vernietigingslijsten en het werken met kwaliteitszorg- of auditsystemen.
