Kwartiermaker

Functieomschrijving

Voor Gemeente Altena zoeken wij een Kwartiermaker.
Kwartiermaker Bedrijfsbureau Buitendienst

Je werkt als zelfstandige kwartiermaker aan het waarborgen van de continuïteit van het Bedrijfsbureau en creëert overzicht en samenhang in de lopende werkzaamheden. Je brengt in kaart welke processen en dossiers lopen, identificeert afhankelijkheden en bepaalt welke afspraken nodig zijn om het Bedrijfsbureau stabiel te laten functioneren tijdens deze overgangsperiode. Je zorgt ervoor dat werkzaamheden niet bij individuele medewerkers blijven hangen, maar vastgelegd en overdraagbaar worden gemaakt.

Je richt je op het inrichten en operationeel vormgeven van de DVO’s MidZuid en Buitendienst, in nauwe samenwerking met stakeholders binnen Team Ruimtelijk beheer. Daarbij koppel je de benodigde budgetten aan de contracten binnen de begroting.
Tevens ondersteun je bij het afronden of besluitvormingsgereed maken van specifieke dossiers, zoals de aanbesteding van bedrijfskleding, de aanbesteding grafdelven en het traject rond een mogelijke uitbreiding van het aantal poolauto’s. Je zorgt dat deze dossiers inhoudelijk op orde zijn, alle noodzakelijke stappen zijn gezet en dat besluitvorming of afronding direct mogelijk is.

Je richt werkwijzen binnen het Bedrijfsbureau in en legt deze vast. Dit betekent dat je zorgdraagt voor eenduidige beschrijvingen van processen, rollen en verantwoordelijkheden, zodat deze werkwijzen ook na jouw opdracht zelfstandig toepasbaar zijn.
Ook start en structureer je de samenwerking tussen MidZuid en de Buitendienst via de DVO. Je faciliteert de eerste werkoverleggen, brengt wederzijdse verwachtingen in kaart en legt afspraken vast over samenwerking, afstemming en verantwoordelijkheden, zodat deze direct operationeel en werkbaar is.

Tot slot zorg je voor inzicht in de capaciteit en formatie van het Bedrijfsbureau. Je levert een overzicht op van de huidige bezetting, benodigde capaciteit en aandachtspunten voor de komende periode, gericht op een zorgvuldige overdracht aan de nieuwe leiding.

Aan het einde van jouw opdracht:

• zijn de DVO’s MidZuid en Buitendienst ingericht en operationeel vormgegeven;
• heb je ondersteund bij het afronden of besluitvormingsgereed opleveren van dossiers en aanbestedingen;
• zijn werkprocessen, werkwijzen, rollen en verantwoordelijkheden binnen het Bedrijfsbureau vastgelegd;
• is de samenwerking met MidZuid en Buitendienst via de DVO’s operationeel ingericht, inclusief vastgelegde samenwerkingsafspraken;
• is er inzicht in capaciteit en formatie van het Bedrijfsbureau ten behoeve van overdracht.

Jouw profiel
Je bent een ervaren en zelfstandige professional met aantoonbare ervaring binnen gemeentelijke organisaties en uitvoeringsorganisaties in de openbare ruimte. Je hebt uitgebreide kennis van het functioneren van buitendiensten en bedrijfsbureaus en bent in staat snel overzicht te creëren in processen, dossiers en verantwoordelijkheden.

Je hebt ervaring met het aansturen of inrichten van een bedrijfsbureau, werkvoorbereiding, aanbestedingen en de afstemming tussen voorbereiding en uitvoering. Je bent vertrouwd met het werken met RAW-systematiek en met het opstellen en begeleiden van aanbestedingen en contracten voor werkzaamheden in de openbare ruimte.

Daarnaast beschik je over ervaring met het beschrijven en verbeteren van werkprocessen, het structureren van organisaties en het inzichtelijk maken van capaciteit en formatie binnen uitvoeringsorganisaties. Je bent gewend om in een tijdelijke rol rust, structuur en samenhang te brengen en dossiers besluitvormingsklaar te maken.

Je werkt zelfstandig, resultaatgericht en pragmatisch. Je schakelt makkelijk tussen inhoud, proces en verschillende stakeholders en weet zowel medewerkers als management mee te nemen in de voortgang van de opdracht. Dankzij jouw ervaring met organisatieadvies en interim-rollen binnen buitendiensten ben je in staat snel prioriteiten te stellen en te zorgen voor goede borging en overdraagbaarheid van afspraken en werkwijzen.

Positionering van de opdracht

• De opdracht is tijdelijk, afgebakend en resultaatgericht.
• Je bepaalt zelfstandig hoe je de resultaten realiseert.
• Er is geen sprake van structurele vervanging of reguliere lijnverantwoordelijkheid.
• De opdracht is gericht op afronding, borging en overdracht.