Functieomschrijving
Voor Tilburg University zoeken wij een Management/Office assistent. Je werkt als Management/Office-assistent voor het secretariaat van Facility Services, waar je tijdelijke vervanging biedt tijdens de afwezigheid van de managementassistente.- Je plant, organiseert en bereidt MT-bijeenkomsten voor, notuleert en beheert de agenda.
- Je plant en organiseert beleidsgesprekken met de portefeuillehouder en beheert de agendapunten rondom besluitvormingstrajecten binnen Facility Services en aanverwante onderwerpen binnen Tilburg University.
- Je voert algemene secretariële werkzaamheden uit, zoals telefoonbeantwoording, het beheren van mail, archiveren, bestellen van kantoorartikelen en catering.
- Je zorgt voor de juiste logistieke afhandeling van beleidsstukken.
- Je organiseert diverse activiteiten binnen de afdeling en levert een bijdrage aan activiteiten voor het welzijn van medewerkers.
- Je beantwoordt verschillende vragen en verzoeken van medewerkers.
- Je regelt reis- en verblijfzaken voor dienstreizen.
- Je controleert, verwerkt en stelt facturen betaalbaar.
Competenties
Voor deze functie beschik je over de volgende competenties:
- Accuratesse
- Organisatiesensitiviteit
- Integriteit
- Hospitality
Organisatie
De divisie Facility Services levert facilitaire en vastgoed gerelateerde diensten, advies, beleid en services aan het College van Bestuur, medewerkers, studenten en gasten van Tilburg University. De belangrijkste taken van deze divisie zijn vastgoedbeheer, campusontwikkeling, het aanbieden van sportvoorzieningen, inkoop en contractmanagement, evenementondersteuning, managementondersteuning, post- en documentmanagement en het regisseren van schoonmaak-, catering- en beveiligingsdiensten. Zij streven ernaar het studeren, werken en verblijven op de campus zo aantrekkelijk mogelijk te maken.
Binnen Facility Services valt jouw opdracht onder de afdeling University Services & Schools Management Support (US&S MS). US&S MS coördineert de managementondersteuning op de universiteit door het bieden van ondersteuning op het gebied van opleiding, kennisdeling, uniformering en HR-zaken. Dit gebeurt onder andere door het verzorgen van opleidingen en workshops, het organiseren van bijeenkomsten voor kennisdeling en het werken aan uniforme processen en procedures. Hiërarchisch maak je deel uit van US&S MS, terwijl je functioneel wordt aangestuurd door de leidinggevende voor wie je werkt.
Jouw profiel
- Je beschikt over relevante werkervaring als management- of office-assistent.
- Je bent accuraat, organisatiesensitief en integer.
- Je hebt een dienstverlenende instelling en denkt altijd mee over hoe je collega’s het beste kunt ondersteunen.
- Je bent communicatief vaardig en werkt gestructureerd.
Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.
Functie eisen
- Je beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau
- Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring
- Je bent beschikbaar vanaf nu
- Je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar
- Je bent minimaal 3 dagen per week op de campus van Tilburg University aanwezig (altijd maandag en dinsdag)
- Je hebt aantoonbare kennis en ervaring met MS365
- Je bent servicegericht, accuraat en beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in Nederlands en Engels
