Functieomschrijving
Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Managementassistent. Een managementteam kan niet zonder jou als managementassistent. Jij houdt het overzicht, brengt structuur en zorgt ervoor dat alles functioneel blijft. Je neemt administratieve en organisatorische taken uit handen van het managementteam zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken. Dankzij jouw inzet ontstaat er stabiliteit binnen het team. Je richt je met name op de secretariële ondersteuning van de regiomanager en teamleider van het REC TBC.In deze rol ondersteun je, samen met andere managementassistenten, de afdeling en het afdelingshoofd, vooral op facilitair en administratief gebied. Je organiseert representatieve activiteiten voor teams en medewerkers.
Je coördineert en handelt de mailings af voor de afdeling, boekt ruimtes en bewaakt de procedurele uitvoering van afspraken. Je bereidt vergaderingen voor, verzamelt gegevens en notuleert tijdens overlegmomenten. Je bent volledig thuis in digitaal vergaderen met MS TEAMS.
Jij bepaalt op basis van eigen inzicht de aanpak, prioriteiten en inhoudelijke samenstelling van jouw werkzaamheden. Je werkt proactief en hebt een representatieve uitstraling.
Dit ga je doen:
- Je zorgt ervoor dat de agenda van het afdelingsmanagement op orde is;
- Je plant vergaderingen en overleggen, zet stukken uit ter voorbereiding en organiseert of faciliteert afdelingsbijeenkomsten;
- Je notuleert bij overleggen en vergaderingen en/of maakt actielijsten naderhand;
- Je pakt administratieve taken op;
- Je verzorgt uitgaande en inkomende correspondentie, waaronder mailingen aan huisartsen of andere zorgprofessionals.
Jouw profiel
Je houdt van aanpakken, werkt zelfstandig en zoekt waar nodig de samenwerking op. Je hebt overzicht over afdeling brede werkzaamheden rondom ondersteuning en processen en levert hier proactief een bijdrage aan, zoals bij het plannen van jaarlijks terugkerende en vakinhoudelijke bijeenkomsten.
Je hebt een resultaatgerichte en dienstverlenende houding en blijft goed presteren onder hoge werkdruk. Je werkt graag samen met verschillende partners en bent flexibel en stressbestendig. Daarbij denk je in oplossingen, ben je opmerkzaam en integer. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en kunt snel, zelfstandig en pragmatisch handelen.
Organisatie
GGD Rotterdam-Rijnmond is een aparte entiteit binnen de gemeente Rotterdam en maakt deel uit van het Cluster Maatschappelijke Ondersteuning. In tegenstelling tot reguliere gemeentelijke onderdelen vervult GGD Rotterdam-Rijnmond een regionale functie op het gebied van publieke gezondheid. Deze regiofunctie vraagt om maatwerk in de bedrijfsvoering; hier draagt de afdeling S&O aan bij.
Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.
Functie eisen
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als managementassistent en/of officemanager, opgedaan in de afgelopen vier jaar
- Je hebt ervaring met het ondersteunen van een managementteam, waaronder agendabeheer
- Je bent bekend met Microsoft Office en bijbehorende online tools zoals MS Teams
Functie wensen
- Je hebt werkervaring als managementassistent binnen één van de 25 GGD’s
- Je hebt werkervaring als managementassistent binnen één van de 4G-Gemeenten en hierdoor weet je hoe je als managementassistent je weg vindt binnen een complexe, politiek-bestuurlijke organisatie
- Je hebt affiniteit met het domein van infectieziektenbestrijding en paraatheid en begrijpt het belang van nauwkeurigheid en vertrouwelijkheid in dit werkveld
- Het is een pre als je ervaring hebt met een Regionaal Expertise Centrum (bijvoorbeeld TBC)
