Managementassistent OK

Functieomschrijving

• Je beheert de centrale secretariaatsmailbox en verwerkt uiteenlopende verzoeken, ook van andere secretaresses.
• Je beheert agenda’s van teammanagers op verzoek en plant terugkerende en incidentele gesprekken zoals verzuimgesprekken, jaargesprekken en kennismakingen.
• Je stelt het dagelijkse OK-planningsoverzicht samen uit het planningssysteem (programma’s per OK-kamer incl. start- en eindtijden en specialisme) en levert dit aan bij het zenuwcentrum.
• Je verwerkt aanvragen voor OK-autorisaties voor coassistenten, onderzoekers en vergelijkbare gebruikers en stemt af met betrokken afdelingen waar nodig.
• Je reserveert vergaderruimtes en verzorgt uitgaande post en correspondentie namens teammanagers, waaronder verjaardagskaarten en aangetekende stukken.
• Je beheert het digitale archief en zorgt voor juiste opslag en toegankelijkheid van documenten.

• Je stelt een wekelijkse nieuwsbrief op en zorgt voor verspreiding onder de relevante doelgroepen.
• Je beheert persoonlijke lockers en garderobefaciliteiten en coördineert praktische voorzieningen voor het team.
• Je bestelt en beheert versnaperingen en drinken voor het team en draagt zorg voor voorraadbeheer.
• Je vraagt agendapunten op, verzamelt deze en verspreidt ze voor unit- en teamoverleggen conform het vergaderoverzicht.
• Je ondersteunt de feestcommissie met communicatie, digitale formulieren en (grootschalige) bestellingen voor seizoensactiviteiten.
• Je bestelt en regelt catering voor trainingen, cursussen en bijeenkomsten en haalt bestellingen op wanneer nodig.
• Je ondersteunt onderwijsactiviteiten en verzorgt bloemen of geschenken voor personeelsaangelegenheden.

• Je beheert parkeertoegangen en coördineert aanvragen voor parkeerkaarten.
• Je coördineert congres- en cursusaanmeldingen in samenwerking met betrokken units.
• Je verzorgt het uitgeven, verzamelen en retourneren van badges voor maandelijkse metingen.
• Je verwerkt noodprocedures en scant en archiveert handmatig ingevulde verslagen in het juiste patiëntdossier.
• Je ontvangt en begeleidt nieuwe medewerkers rond de maandstart en ondersteunt bij pasaanvragen, rondleidingen en uitleg van werkwijzen en systemen.
• Je bereidt rollen en autorisaties voor nieuwe medewerkers voor, zoals toegang tot OK-ruimtes, plannings- en mailsystemen en relevante werksystemen.
• Je bereidt en schrijft verjaardagskaarten voor de opvolgende maand en bestelt kantoorartikelen en benodigdheden.
• Je notuleert bij overleggen op verzoek en ontvangt externe bezoekers op de afdeling.
• Je stelt en deelt maandelijks relevante overzichten en lijsten met betrokkenen en voert werkvoorbereidende taken in personeels- en beheersystemen namens teammanagers.
• Je vraagt periodiek personeelsinformatie op voor actuele verzendlijsten en draagt zorg voor toegangs- en autorisatieaanvragen en -wijzigingen.
• Je verzorgt medische toevoegingen zoals het afgeven van MRSA-kweken wanneer dat onderdeel is van de administratieve taken.

• Je actualiseert en laat controle uitvoeren op telefoon- en contactlijsten voor flowboards en deelt deze na verificatie met de betrokkenen.
• Je maakt en beheert jaarorders met vaste leveranciers en stemt deze af met de inkoopbehoefte van de afdeling.
• Je organiseert jaarlijks OK-rondleidingen voor studenten, cursisten en externe groepen en coördineert de logistieke uitvoering.

• Je plastificeert documenten bestemd voor gebruik op de OK en actualiseert telefoon- en bellijsten.
• Je verzorgt het doorverbinden van inkomende telefoongesprekken en verdeelt informatiestromen naar de juiste units.
• Je hangt informatiemateriaal op en verspreidt flyers en interne communicatie op de afdeling.
• Je stelt inschrijflijsten op voor trainingen en schakelt bij ad-hoc verzoeken snel om ruimtes, catering en faciliteiten te regelen.

• Je hebt aantoonbare ervaring met secretariaats- of administratieve werkzaamheden, bij voorkeur binnen de zorg of een vergelijkbare omgeving.
• Je bent nauwkeurig, georganiseerd en kunt meerdere taken en prioriteiten tegelijk plannen en uitvoeren.
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en schakelt makkelijk met verschillende interne stakeholders.
• Je bent vaardig met kantoorsoftware en leert snel werken met plannings-, patiënt- en toegangsadministratiesystemen.
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en toont discretie in patiënt- en personeelszaken.
• Je bent flexibel inzetbaar, oplossingsgericht en bereid om ad-hoc werkzaamheden en piekmomenten op te vangen.
• Je werkt zelfstandig en bent tegelijkertijd een betrouwbare schakel binnen het team.