Functieomschrijving
Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Managementassistent Toeslagen. Als Managementassistent Toeslagen010 ondersteun je samen met je collega primair de zes en later zeven teammanagers van Toeslagen010.Toeslagen010 kent een bijzondere dynamiek en dat zie je terug in jouw werkzaamheden.
Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:
- Je beheert proactief de agenda’s van de teammanagers en houdt daarbij zoveel mogelijk rekening met de belangen van de teamleden,
- Je beheert de mailboxen van de teammanagers, signaleert belangrijke mails en zorgt voor opvolging,
- Je beheert de maillijsten (DL-lijsten) van de verschillende teams,
- Je plant overleggen en bijeenkomsten van begin tot eind en regelt vergaderruimtes, locaties en benodigde faciliteiten,
- Je ondersteunt bij terugkerende overleggen: je vraagt agendapunten uit, stelt de agenda op en zorgt voor een goede en volledige verslaglegging,
- In overleg met de teammanager regel je ziek- en herstelmeldingen van collega’s indien nodig,
- Je draagt zorg voor correcte inkoop en verwerking van bestellingen, bijvoorbeeld voor attenties en vergaderlocaties,
- Je ondersteunt bij de inrichting en het beheer van groepen voor uitvoeringsberichten en bij de interne kennisportal,
- Je vraagt uitvoeringsberichten op en zorgt voor publicatie ervan.
Jouw profiel
Je blinkt uit in zowel samenwerken als zelfstandig werken en ontzorgt de managers optimaal.
Je bereidt je goed voor, stelt de juiste vragen en stemt je acties en werkstijl af op wat op dat moment nodig is.
Bij veranderende omstandigheden ben je flexibel en proactief ingesteld.
Je organiseert afspraken en bijeenkomsten die bijdragen aan een professionele uitstraling van team T010 en de afdeling GI&P, zowel zelfstandig als in samenwerking met anderen.
Je krijgt energie van werken in het maatschappelijk domein en functioneert goed binnen een dynamische afdeling met een open en prettige sfeer.
Je denkt actief mee, pakt zaken snel op en maakt nieuwe onderwerpen je eigen.
Microsoft Office is voor jou bekend terrein en nieuwe systemen leer je snel.
Organisatie
Werken voor de gemeente Rotterdam betekent werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt, bekend als innovatief en internationaal.
De stad kent complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven; in die voorhoede werk jij voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers.
Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Zij biedt ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te helpen.
Functie eisen
- Je hebt minimaal een afgeronde mbo‐4 opleiding in een administratieve richting
- Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie, opgedaan in de afgelopen 5 jaar
- Je hebt werkervaring bij een overheidsinstantie of bij een gemeente met meer dan 100.000 inwoners
- Je beheerst Outlook, Word en Excel op gevorderd niveau
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift, minimaal op C1 niveau
Functie wensen
- Bij voorkeur heb je minstens 2 jaar werkervaring als managementassistent, opgedaan in de afgelopen 5 jaar
- Het is een pré als je ervaring hebt met een planningsysteem, bij voorkeur met Rostar CAS
- Bij voorkeur heb je ervaring met Oracle-systemen
- Bij voorkeur heb je kennis van en ervaring met Planon of een vergelijkbaar systeem
