Functieomschrijving
Voor Werk en Inkomen Lekstroom zoeken wij een Managementassistent. Als Managementassistent bij de opdrachtgever beheer je vaak volle agenda’s van collega’s en ben je de schakel tussen interne en externe partijen.Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Je plant (serie) afspraken.
- Je reserveert vergaderruimten.
- Je verzorgt ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de organisatie.
- Je plant vergaderingen (reeksen).
- Je faciliteert catering indien nodig.
- Je verricht diverse administratieve werkzaamheden en beheert en bewerkt (digitale) bestanden en systemen.
- Je zorgt samen met je teamleden voor de fysieke aanwezigheid op het secretariaat als vraagbaak.
Jouw profiel
Je bent secuur zonder afbreuk te doen aan snelheid en stelt de juiste prioriteiten. Je schakelt soepel tussen uiteenlopende taken en behoudt het overzicht. Je communiceert op verschillende niveaus en blijft objectief. Als je een knelpunt ziet of een verbetervoorstel hebt voor het secretariaat, stem je dit af met collega’s. Je denkt oplossingsgericht en werkt vanuit kernwaarden zoals eigenaarschap, samen en vertrouwen.
De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden uitgevoerd binnen de bestaande organisatiestructuur. Je maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van een verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is dit een structurele rol die volledige inbedding in de organisatie vereist.
Competenties
- Plannen en organiseren.
- Klantgericht.
- Accuraat werken.
Organisatie
Zij zijn de uitvoeringsorganisatie voor werk, inkomen en schuldhulpverlening voor meerdere gemeenten. Zij bieden inkomensondersteuning, verstrekken uitkeringen waar nodig en stimuleren mensen om naar vermogen mee te doen in de maatschappij. Zij werken vanuit een mensgerichte aanpak en passen waar mogelijk maatwerk toe binnen de geldende wet- en regelgeving.
Functie eisen
- Je beschikt over een afgeronde MBO 4-opleiding in de richting van managementondersteuning.
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als managementassistent in de afgelopen 5 jaar.
- Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met MS Office in de afgelopen 5 jaar.
- Je bent minimaal beschikbaar om op kantoor te werken op woensdagen (8 uur), donderdagen (8 uur) en vrijdagochtend (4 uur).
Functie wensen
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een directiesecretariaat
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent in de afgelopen 8 jaar
- Je hebt aantoonbare ervaring met het Topdesk-systeem
