Functieomschrijving
Voor Gemeente Waterland zoeken wij een Medewerker Bestuurssecretariaat en Kabinetszaken.Je maakt deel uit van het team Bestuurssecretariaat en Communicatie, binnen de afdeling Realisatie. Je werkt samen met een klein, betrokken en deskundig team dat zich beweegt binnen de dynamiek tussen bestuur, organisatie en inwoners. Jouw team ondersteunt het bestuur en verzorgt werkzaamheden rondom bestuurlijke representatie, kabinetszaken en koninklijke onderscheidingen.
Als medewerker bestuurssecretariaat en kabinetszaken organiseer, coördineer en ondersteun je diverse kabinets- en bestuurswerkzaamheden binnen de organisatie. Je begeleidt zorgvuldig het proces rondom Koninklijke onderscheidingen, bereidt officiële evenementen voor en levert hoogwaardige secretariële ondersteuning aan bestuur en directie. In deze functie wordt er van je verwacht dat je nauwkeurig en zelfstandig werkt, bestuurlijke sensitiviteit hebt en effectief samenwerkt met zowel interne als externe partners.
- Je organiseert, coördineert en begeleidt Koninklijke onderscheidingen, van aanvraag tot en met de uitreiking.
- Je bereidt evenementen en bijeenkomsten rondom kabinetszaken voor, zoals officiële ontvangsten, herdenkingen en representatieve activiteiten.
- Je voert secretariële en administratieve ondersteuning uit voor bestuur en directie.
- Je beheert agenda’s, correspondentie en bestuurlijke documenten.
- Je stemt af met interne afdelingen en externe partijen, zoals de provincie, het Kabinet van de Koning en andere gemeenten.
- Je verzorgt de administratieve verwerking binnen het bestuurlijk proces, waaronder de afhandeling van collegestukken.
- Je signaleert knelpunten in processen en organiseert zelfstandig passende oplossingen.
- Je bewaakt de kwaliteit, tijdigheid en volledigheid van alle bestuurlijke en organisatorische processen binnen jouw takenpakket.
Competenties
- In Waterland zijn lef, verbinding, vertrouwen en nieuwsgierigheid belangrijke kernwaarden. Voor deze functie wordt daarnaast verwacht dat je beschikt over analyserend vermogen, stressbestendigheid, resultaatgerichtheid, probleemoplossend vermogen en het vermogen om samen te werken.
Organisatie
De gemeente Waterland telt ruim 17.000 inwoners en bestaat uit de kernen Broek in Waterland, Ilpendam, Katwoude, Marken, Monnickendam, Overleek, Purmer, Uitdam, Watergang en Zuiderwoude. Waterland wordt gekenmerkt door een combinatie van authentieke kernen met een hoogwaardige cultuurhistorische achtergrond, afgewisseld met een groen en open landschap waarin een bijzonder veenweidegebied ligt. De naam Waterland verwijst naar de vele waterrijke gebieden en de ligging aan de Gouwzee en het Markermeer. De ligging nabij Amsterdam maakt Waterland economisch, recreatief en toeristisch aantrekkelijk. De combinatie van deze factoren wordt ook wel gezien als ‘het Waterlandse goud’.
Functie eisen
- Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo4 niveau
- Je hebt werkervaring als bestuurssecretaresse of medewerker kabinetszaken bij een gemeente
- Je hebt ervaring met het organiseren van bestuurlijke en representatieve evenementen
- Je bent ervaren met Ibabs, Microsoft Teams en LINT
Functie wensen
- Je hebt aantoonbare werkervaring met Koninklijke onderscheidingen en ceremoniële/kabinetszaken
- Het is een pre als je ervaring hebt met het organiseren van bestuurlijke en representatieve evenementen
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of medewerker kabinetszaken, bij een gemeente
- Je bent flexibel beschikbaar in verband met kabinetszaken en gelegenheden
