Functieomschrijving
Voor Gemeente Ede zoeken wij een Ondersteuner. Je ondersteunt het programmabureau en het Regionaal Werkcentrum van de Arbeidsmarktregio FoodValley bij de dagelijkse bedrijfsvoering en administratieve organisatie.Als eerste aanspreekpunt verzorg je diverse administratieve en organisatorische werkzaamheden en zorg je dat processen zorgvuldig en efficiënt verlopen.
De Arbeidsmarktregio FoodValley is een samenwerkingsverband van meerdere gemeenten, UWV en diverse partners. Zij werken aan een sterke regionale arbeidsmarkt met aandacht voor arbeidsmarktkrapte, inclusie en scholing.
Werkzaamheden
- Je beheert diverse mailboxen en applicaties, zoals Tingit.
- Je brengt overzicht en structuur aan in administraties, bestanden en documentatie.
- Je ondersteunt administratief verschillende processen, waaronder subsidieadministraties.
- Je notuleert overleggen en bewaakt de voortgang van actie- en besluitenlijsten.
- Je ondersteunt administratief financiële processen en treedt op als prestatieverklaarder.
- Je signaleert verbetermogelijkheden en adviseert teamcoördinatoren en de netwerkmanager over efficiënte inrichting van administratieve processen.
- Je ondersteunt de netwerkmanager en projectleiders bij de inrichting van projecten, planning en voortgangsbewaking.
- Je draagt bij aan de verbetering, inrichting en monitoring van werkprocessen binnen het Regionaal Werkcentrum.
Jouw profiel
- Je werkt nauwkeurig en gestructureerd.
- Je behoudt overzicht wanneer meerdere werkzaamheden tegelijkertijd lopen.
- Je beschikt over analytisch en organisatorisch vermogen.
- Je kunt administratieve processen efficiënt inrichten en bewaken.
- Je bent proactief en signaleert knelpunten.
- Je doet verbetervoorstellen voor administratieve processen en voert deze waar mogelijk uit.
- Je kunt zelfstandig werken en zoekt actief samenwerking met collega’s en netwerkpartners.
- Je communiceert helder en stemt gemakkelijk af met netwerkmanagers, teamcoördinatoren, projectleiders en externe partners.
- Je hebt affiniteit met regionale samenwerking en met publieke organisaties.
Organisatie
Je werkt voor een veelzijdige organisatie die de nadruk legt op thema’s als voedsel en gezondheid en die daarnaast met een brede groep collega’s werkt aan woningbouw, leefbaarheid en duurzaamheid.
Zij zijn gericht op vooruitgang, wendbaarheid en samenwerking binnen de regio.
Functie eisen
- Je hebt minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in een administratieve, secretariële, bedrijfskundige of vergelijkbare richting
- Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een administratieve of projectondersteunende functie
- Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met het administratief ondersteunen van projecten, programma's of samenwerkingsverbanden, inclusief het bewaken van planningen, acties en administratieve processen
- Je hebt aantoonbare ervaring met Microsoft Office 365 (onder andere Outlook, Word, Excel en Teams), opgedaan in een professionele werkomgeving
Functie wensen
- Je hebt aantoonbare ervaring met het administratief ondersteunen en organiseren van werkprocessen, waaronder het inrichten, beheren en onderhouden van administratieve processen en dossiers. Je bewaakt de volledigheid van de administratie en behoudt overzicht over werkzaamheden
- Je hebt aantoonbare ervaring met het administratief ondersteunen van financiële processen, zoals het controleren, verwerken en administratief vastleggen van financiële gegevens. Het is een pré als je ervaring hebt als prestatieverklaarder en/of met het controleren van facturen en verplichtingen
- Je hebt aantoonbare ervaring met het bewaken van administratieve processen, waaronder het monitoren van planningen, voortgang en deadlines, en met het vastleggen en opvolgen van acties en besluiten
- Je hebt aantoonbare ervaring met het notuleren van overleggen en met het opstellen, beheren en opvolgen van actie- en besluitenlijsten
- Je hebt aantoonbare ervaring met het aanbrengen van structuur en overzicht in administraties, digitale bestanden en documentatie, bijvoorbeeld door het inrichten, ordenen of optimaliseren van administraties of documentbeheer
