Opvangcoördinator

Functieomschrijving

Voor Gemeente Leiden zoeken wij een Opvangcoördinator. Je werkt als opvangcoördinator voor de gemeente die opvang biedt aan Oekraïense ontheemden. Samen met een collega ben je eindverantwoordelijk voor de opvang op beide locaties en zorg je voor continuïteit, veiligheid en een leefbare woonomgeving voor bewoners.

Taken en verantwoordelijkheden

• Op de ene opvanglocatie coördineer je de dagelijkse gang van zaken en draag je zorg voor de uitvoering en exploitatie van de locatie.
• Je bent zichtbaar en toegankelijk op locatie, onderhoudt direct contact met bewoners en signaleert en adresseert knelpunten en incidenten.
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor bewoners bij vragen, zorgen en praktische zaken en vervult een signalerende en doorverwijzende rol.
• Je biedt een luisterend oor en bent een vertrouwde gesprekspartner, met begrip voor persoonlijke verhalen en uitdagingen.
• Je ontvangt nieuwe bewoners en verzorgt een passende introductie.
• Je draagt zorg voor een veilige, leefbare en respectvolle woonomgeving en zorgt voor opvolging of opschaling wanneer nodig.
• Je onderhoudt contacten met de gemeente, facilitair beheer, beveiliging, regiogemeenten, inwoners, externe partners, vrijwilligers en andere betrokken partijen.
• Je stemt af met gemeentelijke overleggroepen over werkafspraken, casuïstiek en benodigde maatregelen.
• Je organiseert en stemt doorverwijzingen en afspraken af rondom onderwijs, medische zorg en andere voorzieningen voor bewoners.
• Je houdt mutaties in de bezetting van de opvanglocaties bij en verwerkt deze.
• Je coördineert en stemt de inzet van vrijwilligers af en bevordert heldere communicatie tussen alle betrokken partijen.

• Op de andere opvanglocatie vervul je een regisserende en verbindende rol namens de gemeente, waarbij de dagelijkse woon- en programmabegeleiding door het COA wordt uitgevoerd.
• Je fungeert als gemeentelijk aanspreekpunt voor de locatiemanager van het COA en stemt periodiek af over uitvoering, ontwikkelingen en aandachtspunten.
• Je organiseert en faciliteert structureel overleg tussen de gemeente en het COA en zorgt voor duidelijke afspraken en afstemming over verantwoordelijkheden en signalen.
• Je bent beschikbaar als sparringpartner voor het COA bij vraagstukken, knelpunten of situaties die aanvullende afstemming vereisen.
• Je ondersteunt bij incidenten, complexe casuïstiek en situaties die opschaling binnen de gemeente of regio vragen.
• Je verbindt het COA met gemeentelijke betrokkenen, regionale partners en regiogemeenten wanneer aanvullende inzet of besluitvorming nodig is.
• Je bewaakt de gemeentelijke betrokkenheid en verantwoordelijkheid voor de opvang op locatie.

• Bij verhuizingen van bewoners naar een nieuwe opvanglocatie begeleid je bewoners en coördineer je de operationele overgang en de afstemming over beveiliging en facilitair beheer.
• Na een verhuizing kan de rol veranderen richting meer zelfredzaamheid van bewoners; je draagt bij aan de begeleiding tijdens die transitie afhankelijk van de toekomstige huisvestingssituatie.

Jouw profiel

• Je bent zelfstandig, flexibel en daadkrachtig en schakelt gemakkelijk tussen bewoners, de gemeentelijke organisatie en externe partners.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en behoudt rust, overzicht en structuur zowel in de dagelijkse praktijk als tijdens incidenten.
• Je hebt een betrokken en proactieve houding en draagt daarmee bij aan een veilige en leefbare opvang.
• Je bent bereid om bij ernstige calamiteiten bereikbaar te zijn en samen te werken in afstemming met betrokken partijen.