Functieomschrijving
Voor Gemeente Leiden zoeken wij een Portfolio Ondersteuner. Je komt terecht in Team PIV, dat bestaat uit circa 12 projectmanagers en 4 projectondersteuners.De Project Portfolio Manager (PPM) geeft functionele aansturing en de teammanager PIV is de hiërarchisch leidinggevende.
Samen zorgen de PPM, projectmanagers en projectondersteuners ervoor dat IV-projecten succesvol worden uitgevoerd.
Je ondersteunt de PPM bij zowel portfolio- als financiële taken en vervult daarnaast PMO-werkzaamheden; de verdeling tussen beide rollen bespreek je in overleg.
Portfolio Ondersteuner
- Je maakt periodieke (financiële) portfolio-rapportages.
- Je coördineert de aanmaak en vervallen van items in het tijdschrijf- en financiële systeem.
- Je controleert en actualiseert projectregistraties en volgt deze actief op.
- Je draagt bij aan en coördineert de doorbelasting van projectkosten aan opdrachtgevers en ziet toe op tijdige afhandeling.
- Je ondersteunt de Project Portfolio Manager en de teammanager PIV in algemene zin.
Projectondersteuner (PMO)
- Je werkt (financiële) planningen bij en beheert de integrale projectplanning in de gebruikte planningssoftware.
- Je registreert en stelt actielijsten, issue- en risicologs, RFC’s, risicoanalyses, besluiten en overige wijzigingen op.
- Je bewaakt kwaliteitsaspecten en zorgt voor uitvoering volgens standaarden en procedures.
- Je onderhoudt capaciteit- en resourceplanning en handelt inhuur van externe medewerkers af.
- Je stelt periodieke management- en voortgangsrapportages op met aandacht voor planning en financiën.
- Je verzorgt en verbetert communicatie naar projectleden en overige stakeholders.
- Je zet projectdossiers op, beheert en bewaakt deze en assisteert projectmanagers bij het structureren van projecten.
Jouw profiel
- Je kunt helder formuleren waarom je geschikt bent voor deze rol.
- Je bent proactief en handelt effectief binnen de context van verschillende belangen en ambities.
- Je kunt werk goed afbakenen en prioriteren.
- Je bent oplossingsgericht, doet zelfstandig voorstellen voor verbeteringen en neemt het voortouw wanneer nodig.
- Je bent communicatief sterk en samenwerkingsgericht.
- Je werkt integer, nauwkeurig en accuraat.
- Inzicht in bestuurlijke verhoudingen is een pré.
Functie eisen
- Je bent beschikbaar conform de gevraagde inzet.
- Je hebt minimaal MBO werk- en denkniveau.
- Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als portfolio- of projectondersteuner.
- Je hebt meerjarige ervaring met financiële processen en de uitvoering daarvan.
- Je beschikt over PRINCE2 Foundation-certificering.
