Functieomschrijving
Voor Gemeente Zoetermeer zoeken wij een Portfoliomanager. Als portfoliomanager richt je het ICT-portfoliomanagement verder in en ontwikkel je dit tot een werkende, gedragen en duurzaam geborgde werkwijze. Je ondersteunt het strategieteam bij keuzes over prioriteiten en capaciteit. Daarbij verbind je organisatiedoelstellingen, informatievoorziening, veranderinitiatieven en uitvoeringscapaciteit. Je zorgt dat besluitvorming plaatsvindt op basis van actuele, objectieve en vergelijkbare stuurinformatie.Je brengt structuur aan, maakt capaciteit en afhankelijkheden inzichtelijk, bereidt besluitvorming voor en begeleidt de organisatie bij het toepassen van de nieuwe werkwijze. Je zorgt ervoor dat processen, rollen, verantwoordelijkheden, overlegstructuren, instrumenten en beheerafspraken worden ingericht, toegepast en overgedragen.
Jouw verantwoordelijkheden
- Je ontwikkelt en verbetert de bestaande inrichting van het portfoliomanagement.
- Je optimaliseert het portfolioproces voor intake, beoordeling, prioritering, besluitvorming, monitoring, bijsturing en beëindiging van initiatieven en begeleidt de organisatie bij de toepassing ervan.
- Je stelt een integraal ICT-portfolio op en houdt dit actueel. Je neemt relevante projecten, verbeterinitiatieven en veranderopgaven op, met eenduidige basisgegevens en duidelijk eigenaarschap.
- Je ontwikkelt een prioriteringskader waarmee initiatieven transparant, objectief en herhaalbaar worden beoordeeld.
- Je richt de organisatiebrede governance voor het ICT-portfolio in en ontwikkelt deze verder, met heldere rollen, verantwoordelijkheden, mandaten, overlegstructuren, besluitvormingsmomenten en escalatieroutes.
- Je stelt periodieke portfoliodashboards en managementrapportages op en onderhoudt deze. Je brengt daarin voortgang, kosten, baten, risico’s, afhankelijkheden, capaciteit en strategische bijdrage in beeld.
- Je maakt de beschikbare en benodigde capaciteit van de I&A-teams inzichtelijk en doet voorstellen voor verdeling, fasering en het oplossen van knelpunten.
- Je legt werkwijzen, formats, uitgangspunten en beheerafspraken vast, zodat het portfoliomanagement structureel binnen de organisatie wordt toegepast.
- Je stelt een implementatie- en borgingsplan op en begeleidt de uitvoering ervan. Je zorgt ook voor kennisoverdracht en adviseert over structureel eigenaarschap binnen de organisatie.
- Je stelt een eindrapportage op met de behaalde resultaten, resterende ontwikkelpunten en aanbevelingen om het portfolioproces verder te ontwikkelen.
Samenwerking
Je werkt nauw samen met het strategieteam, management en projectleiders. Je adviseert onafhankelijk en escaleert tijdig wanneer capaciteit, voortgang, risico’s of onderlinge afhankelijkheden de realisatie van de portfoliodoelstellingen bedreigen. Je bouwt voort op het bestaande portfolioproces en stemt de verdere inrichting af met de betrokkenen.
Jouw profiel
- Je beweegt je effectief in een complexe organisatieomgeving en begrijpt uiteenlopende organisatorische en bestuurlijke belangen. Je weet deze te vertalen naar gedragen keuzes voor het ICT-portfolio.
- Je doorgrondt complexe vraagstukken, afhankelijkheden, risico’s, capaciteit en prioriteiten snel en vertaalt deze naar heldere stuurinformatie.
- Je houdt overzicht over het totale portfolio en maakt de impact van keuzes inzichtelijk voor besluitvorming.
- Je onderbouwt voorstellen en adviezen helder en neemt stakeholders mee in de besluitvorming.
- Je adviseert op tactisch en strategisch niveau over governance, prioritering, capaciteit en veranderinitiatieven.
- Je verbindt organisatiedoelstellingen, informatievoorziening, veranderinitiatieven en uitvoeringscapaciteit. Je creëert draagvlak, stimuleert samenwerking en brengt verschillende belangen samen.
- Je stuurt op concrete resultaten en borging. Je werkt doelgericht aan processen, governance, rapportages, beheerafspraken en kennisoverdracht, met oog voor duurzame implementatie.
Over de organisatie
De gemeente werkt aan maatschappelijke vraagstukken en zoekt samen met betrokkenen naar oplossingen voor mensen en de samenleving. Medewerkers leggen verbindingen, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief.
Functie eisen
- Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau.
- Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als portfoliomanager, strategisch adviseur, implementatiemanager of in een vergelijkbare functie.
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten, implementeren en doorontwikkelen van portfoliomanagement binnen een gemeente of overheidsinstantie.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met governance-inrichting, het prioriteren van veranderinitiatieven, capaciteitssturing en het opstellen van management- of bestuurlijke rapportages.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het implementeren en duurzaam borgen van nieuwe werkwijzen, rollen, verantwoordelijkheden en processen binnen een organisatie.
Functie wensen
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het realiseren, implementeren en duurzaam borgen van portfoliomanagement binnen complexe organisaties met meerdere organisatieonderdelen, uiteenlopende belangen en meerdere veranderinitiatieven.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het ontwerpen en invoeren van rollen, mandaten, overlegstructuren, besluitvormingsmomenten en escalatieroutes.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met prioriteringsmethodieken, portfolio-afwegingen en scenarioanalyses, en met het verbinden van veranderopgaven aan beschikbare capaciteit en middelen.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het begeleiden van organisatieverandering en het overdragen van werkwijzen aan de lijnorganisatie.
