Procesanalist

Functieomschrijving

Voor Universiteit van Amsterdam zoeken wij een Procesanalist. Je werkt aan het expliciet, eenduidig en samenhangend vastleggen van bestaande processen binnen de afdeling Huisvesting & Energie (HVE) van de opdrachtgever. Hiermee leg je het fundament voor de implementatie van assetmanagement binnen deze afdeling. Er is al een eerste inventarisatie van processen gedaan; jouw taak is het om deze formeel vast te leggen, integraal te borgen en te voorzien van een heldere governance structuur.

Als procesanalist vervul je een sleutelrol in het ophalen, optekenen, valideren en borgen van AS-IS processen. Je doet dit in nauwe samenwerking met de implementatiemanager, beleidsmanager, teamleiders en andere proceseigenaren. Je zorgt niet alleen dat de processen beschreven zijn, maar ook dat deze overeenkomen met de praktijk en breed geaccepteerd zijn binnen de organisatie.

Je richt je op het creëren van een integraal en samenhangend proceslandschap, met een centrale vastlegging als basis voor verdere ontwikkeling en optimalisatie van de afdeling HVE. Daarbij ondersteun je ook de implementatie van assetmanagement en houd je rekening met diverse NEN en ISO normen.

Dit ga je doen:

• Inventariseren van bestaande processen op het gebied van onder andere onderhoudsmanagement, vastgoedmanagement, technisch management en projectmanagement;
• Voeren van interviews en werksessies met stakeholders zoals teamleiders, portfoliomanagers, control en informatiemanagers;
• Identificeren van ketens, afhankelijkheden, verantwoordelijkheden en informatiestromen;

• Modelleren van opgehaalde processen volgens actuele BPMN standaard en flowcharts;
• Vastleggen van processtappen, rollen, beslismomenten, informatiestructuur en input/output;
• Inzichtelijk maken van samenhang en afhankelijkheden tussen processen, zoals ketens, hiërarchie en procesarchitectuur;
• Structureren van processen in een logisch proceslandschap (kern-, stuur- en ondersteunende processen);

• Toetsen of processen daadwerkelijk verlopen zoals beschreven;
• Signaleren van verschillen tussen beschrijvingen en feitelijke werkwijze;
• Iteratief aanscherpen van procesbeschrijvingen op basis van validatie;
• Zorgdragen voor volledigheid en compleetheid van het proceslandschap;

• Centraal registreren en vastleggen van processen in de bestaande Bluedolphin-structuur;
• Opstellen van RASCI-matrices per proces om eigenaarschap en rolverdeling vast te leggen;
• Zorgdragen voor uniforme taal, definities, terminologie en structuur;
• Faciliteren van besluitvorming en formele vaststelling door proceseigenaren;

• Intensieve samenwerking met de implementatiemanager assetmanagement (TO-BE en implementatie);
• Samenwerken met de beleidsmanager HVE voor toetsing aan het organisatiebeleid;
• Optreden als inhoudelijk sparringpartner voor teamleiders, informatiemanagers en portfoliomanagers;
• Verbinden van beleid, uitvoering en registratie;
• Draagvlak creëren voor procesmatig werken en naleving van processen;

Het resultaat van je opdracht:

• Een volledig en gevalideerd AS-IS proceslandschap voor de afdeling HVE;
• Uitgewerkte BPMN-procesnotaties en beschrijvingen van de belangrijkste assetmanagementprocessen;
• Inzicht in de integrale processtructuur, afhankelijkheden en informatiestromen;
• Per proces een RASCI-matrix inclusief eigenaarschap;
• Centrale vastlegging in Bluedolphin;
• Procesbeschrijvingen die gedragen en afgestemd zijn en dienen als basis voor TO-BE analyse;

Hier ga je werken

Als procesanalist bij Facility Services binnen de afdeling HVE beweeg je je in verschillende organisatieculturen van twee toonaangevende Amsterdamse onderwijsinstellingen die professionals en wetenschappers van de toekomst opleiden. Geen dag is hetzelfde: de vraag van klanten verandert voortdurend en jij draagt bij aan verrassende oplossingen. Dit zorgt voor afwisselend, uitdagend en mooi werk in een lerende omgeving waarin je je verder kunt ontwikkelen tot een brede professional met volop kansen om door te groeien.

Je maakt deel uit van de afdeling Huisvesting en Energiebedrijf. Je werkt op het kantoor aan de Hogehilweg in Amsterdam-Zuidoost of op een van de andere centrale locaties in de stad, en in overleg kun je – afhankelijk van je werkzaamheden – ook thuiswerken. De werksfeer is informeel en collegiaal.

De HvA en UvA streven naar een organisatie waar iedereen zich welkom, gewaardeerd en thuis voelt. Diversiteit in achtergronden en perspectieven wordt gewaardeerd, want dat maakt de teams sterker.

De HvA en UvA scoren hoog in (internationale) rankings met vernieuwend, maatschappelijk relevant onderzoek. Facility Services levert daar indirect én direct een belangrijke bijdrage aan door te zorgen dat randvoorwaarden optimaal zijn en zelf innovatieve en maatschappelijke projecten te initiëren. Belangrijke thema’s zijn digitalisering, duurzaamheid, divers talent & inclusie en samenwerken. Samenwerking met opleidingen en studenten wordt aangemoedigd; werk je vanuit Facility Services aan een project of onderzoek, dan wordt actieve samenwerking toegejuicht.

Jouw profiel

Je beschikt over ervaring met procesanalyse, modelleren van processen en het opstellen van duidelijke procesbeschrijvingen. Je hebt affiniteit met assetmanagement, onderhoudsmanagement, vastgoedmanagement en/of technisch management. Je werkt gestructureerd, bent communicatief vaardig, weet draagvlak te creëren en vindt het leuk om samen te werken met verschillende belanghebbenden binnen een complexe organisatie.