Procesbegeleider Leiderschap & Ontwikkeling (concern)directie Gemeente Utrecht

Functieomschrijving

Voor Gemeente Utrecht zoeken wij een Procesbegeleider Leiderschap & Ontwikkeling (concern)directie Gemeente Utrecht. Utrecht is één van de snelst groeiende steden van Nederland. Jij werkt aan innovatieve oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken op het gebied van bereikbaarheid, duurzaamheid, veiligheid en gezondheid. De maatschappelijke opgaven van de stad bepalen hoe je samenwerkt met partners, burgers en andere overheden.

De groei van Utrecht brengt complexe uitdagingen met zich mee op het gebied van wonen, zorg, mobiliteit en kansenongelijkheid, terwijl de arbeidsmarkt krap is. Je staat daarnaast voor stevige financiële uitdagingen, die vragen om scherpe keuzes en een organisatie die wendbaar, resultaatgericht en zakelijk handelt – zonder betrokkenheid en creativiteit te verliezen.

Jouw leiderschap is nodig om scherpe en realistische keuzes te maken en om vanuit één organisatie meer impact te realiseren in de stad. Dit omvat ook het vergroten van warme zakelijkheid: ‘meer DRA in het DNA (Duidelijkheid, Resultaatgerichtheid en Aanspreekbaar)’. In de organisatie gaat veel goed – er is grote bevlogenheid en betrokkenheid – maar er is ook een keerzijde: jaren van financiële groei en gestapelde ambities vragen om herbezinning.

De top van de gemeentelijke organisatie speelt een belangrijke rol als voorbeeld. De concerndirectie bestaat uit de gemeentesecretaris en drie concerndirecteuren, samen eindverantwoordelijk voor de ambitie “een gezond stedelijk leven voor iedereen”. In totaal dragen 21 directeuren bij aan deze ambitie en zijn zij verantwoordelijk voor de resultaten van hun onderdeel, verdeeld over vier domeinen onder leiding van de concerndirecteuren.

De concerndirectie en directeuren komen regelmatig bijeen om sturing en realisatiekracht te versterken en elkaars opgaven beter te leren kennen. Jaarlijks zijn er minimaal twee heisessies voor de concerndirectie en twee gezamenlijke heisessies met directeuren. Daarnaast zijn er elke zes tot acht weken teambijeenkomsten waarin strategische organisatievraagstukken, inhoudelijke opgaven en teamontwikkeling centraal staan.

Voor de effectiviteit van deze bijeenkomsten is externe begeleiding nodig.

Opdracht

Je begeleidt teambijeenkomsten van de concerndirectie (4 personen) en gezamenlijke bijeenkomsten van de concerndirectie met directeuren (25 personen). Jouw verantwoordelijkheden zijn:

• Zorgen dat bijeenkomsten met interne en externe betrokkenen goed verlopen, met aandacht voor de onderlinge teamdynamiek.
• Spiegelen op functionele en warme zakelijkheid in gesprekken; waar nodig interveniëren en de onderstroom bespreekbaar maken.
• De rode draad bewaken van bijeenkomsten, gericht op versterking van sturing, realisatiekracht en onderlinge verbinding.
• Samen met een ontwikkelteam vormgeven aan opzet, methodieken en werkvormen, met aandacht voor teamvorming. Aangezien er gemiddeld jaarlijks twee à drie wisselingen van directeuren zijn, is groepsvorming een continu proces.
• Bijeenkomsten evalueren met de gemeentesecretaris (opdrachtgever) en adviseren over eventuele aanscherpingen in doelstellingen en de rode draad.

Bij de grotere bijeenkomsten voor concerndirecteuren samen met directeuren (ongeveer 25 personen) werk je samen met een vaste senior procesbegeleider, ondersteund door een tweede begeleider, afhankelijk van het thema.

Voor andere bijeenkomsten is dubbele bezetting in principe niet nodig, tenzij het thema of de dynamiek daar om vraagt. In dat geval stem je dit vooraf af met de opdrachtgever zodat de effectiviteit geborgd blijft.

Resultaat van de opdracht

Gedurende de looptijd van de opdracht ben jij verantwoordelijk voor de professionele begeleiding van de teambijeenkomsten van de concerndirectie en de gezamenlijke bijeenkomsten met directeuren. Door jouw inzet verlopen deze bijeenkomsten gestructureerd, doelgericht en dragen ze aantoonbaar bij aan:

• Versterking van sturing, samenwerking en realisatiekracht van de concerndirectie en directeuren.
• Een open en constructieve teamdynamiek, waarbij onderstroom en spanningen op verschillende belangen bespreekbaar zijn.
• Toepassing van de principes duidelijkheid, resultaatgerichtheid en aanspreekbaarheid (DRA) in de onderlinge interactie.
• Bijeenkomsten die methodisch goed zijn voorbereid en aansluiten bij strategische organisatievraagstukken.
• Een duidelijke rode draad in de teambijeenkomsten van het directieteam.

Evaluatie en eventuele aanscherping van de aanpak vinden periodiek plaats met de gemeentesecretaris als opdrachtgever.

Jouw profiel

• Je hebt minimaal 15 jaar ervaring als procesbegeleider bij teamontwikkeling op topdirectieniveau.
• Je hebt ervaring binnen de overheid, zoals bij grote steden (G4 of top-10 G40), provincies of Rijksoverheid. Ervaring in de semi-overheid, zoals zorg en onderwijs, wordt lager gewaardeerd.
• Je hebt twee concrete vergelijkbare opdrachten uitgevoerd in de afgelopen vijf jaar.

Plan van aanpak

Lever een plan van aanpak als bijlage, waarin je – op basis van de gegeven informatie – een schets geeft van de begeleiding van de bijeenkomsten. Beschrijf hierin in ieder geval:

• Jouw visie op teamontwikkeling op topdirectieniveau binnen een complexe publieke organisatie. Hoe zorg je dat bijeenkomsten niet alleen verbindend zijn, maar ook bijdragen aan concrete resultaten?
• Werkwijze en methodieken: hoe bereid je bijeenkomsten voor en begeleid je deze? Welke werkvormen zet je in bij kleine en grote groepen?
• Omgaan met dynamiek en onderstroom: geef een voorbeeld waarin je succesvol hebt ingegrepen bij spanningen of weerstand in een directieteam. Beschrijf hoe je deelnemers een spiegel hebt voorgehouden en wat dit opleverde.
• Continuïteit en samenwerking: hoe borg je kwaliteit bij een langdurige opdracht, werk je samen met de opdrachtgever en mede-begeleider, en houd je opbrengsten tussen bijeenkomsten door zichtbaar?
• Stijl van coachen en begeleiden: geef een korte toelichting op je persoonlijke aanpak en manier van werken.

Je bent beschikbaar voor de voorlopig geplande bijeenkomsten.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.