Functieomschrijving
Voor Gemeente Eindhoven zoeken wij een Programma Managementassistent. Je ondersteunt het programma en de projectleiders op secretarieel en administratief vlak, zodat werkzaamheden soepel verlopen en voortgang gewaarborgd is.Jouw verantwoordelijkheden
- Beheer van agenda’s en plannen/verzetten van afspraken met oog voor prioritering op basis van organisatie, functies en rollen.
- Afhandeling van vragen, verzoeken en telefonische of schriftelijke gesprekken.
- Organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en overleggen, zowel intern als incidenteel extern (bijvoorbeeld met inwoners of ondernemers).
- Voorbereiden van overleggen samen met de programmamanager of projectleider (agenda, verzamelen van stukken) en notuleren indien nodig.
- Bewaken van follow-up en voortgang van afspraken en actiepunten.
- Structureren en beheren van de Teams-omgeving van het programma en de projecten; collega's ondersteunen bij het gebruik van beschikbare faciliteiten.
- Beheer van de mailbox: binnenkomende mail screenen, doorspelen naar collega’s, routinematige mails beantwoorden, vervolgacties initiëren en archiveren.
- Ondersteunen bij archivering van stukken en mails en doen van voorstellen ter verbetering van administratieve processen.
- Bijdragen aan planningen, bewaken van voortgang en rapporteren van de status van werkzaamheden bij projecten en evenementen onder regie van projectleiders of de programmamanager.
- Mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
- Enkele jaren ervaring als programma-assistent, programma-ondersteuner of projectondersteuner.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Goede kennis van het MS-Officepakket en ervaring met Teams.
- Organisatiesensitiviteit, nauwkeurigheid en een proactieve werkhouding.
Functie eisen
- Je hebt mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in secretariële of administratieve richting
- Je hebt enkele jaren ervaring als programma-assistent of -ondersteuner of als projectondersteuner
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk
- Je beschikt over goede kennis van het MS Office-pakket
- Je beschikt over een geldig legitimatiebewijs (paspoort of identiteitskaart) dat je op verzoek kunt tonen
Functie wensen
- Het is een pre als je mbo werk- en denkniveau hebt, bij voorkeur in secretariële of administratieve richting
- Je hebt enkele jaren ervaring als programma-assistent of -ondersteuner of als projectondersteuner
