Functieomschrijving
Voor Gemeente Eindhoven zoeken wij een Programma Managementassistent. Je ondersteunt het programmateam als Programma Management Assistent door secretariële en administratieve taken uit te voeren die bijdragen aan een soepel verloop van programma's en projecten.Jouw verantwoordelijkheden
- Beheer van agenda's: plannen en verzetten van afspraken met goede prioritering op basis van organisatie, functies en rollen.
- Afhandeling van binnenkomende vragen en verzoeken en het begeleiden van gesprekken naar de juiste vervolgactie.
- Organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en overleggen, zowel intern als incidenteel met externe stakeholders.
- Voorbereiden van overleggen samen met de programmamanager of projectleider (opstellen agenda, verzamelen stukken) en notuleren wanneer nodig.
- Bewaken van follow-up en voortgang van gemaakte afspraken.
Administratieve taken
- Inrichten en structureren van de Teams-omgeving voor het programma en de projecten en collega’s ondersteunen in het gebruik ervan.
- Beheren van de mailbox: controleren binnenkomende mail, doorzetten naar collega's, beantwoorden van routinematige berichten en archiveren.
- Ondersteunen bij archivering van documenten en mailverkeer.
- Doen van voorstellen ter verbetering van administratieve processen.
Overige werkzaamheden
- Bijhouden van planningen en bewaken van de voortgang van werkzaamheden.
- Leveren van inhoudelijke bijdragen aan projecten en evenementen en rapporteren over voortgang onder regie van projectleiders of de programmamanager.
- Opstellen van overzichten en planningen ter ondersteuning van projectteams.
Jouw profiel
- MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting secretarieel of administratief.
- Enkele jaren ervaring als programma-assistent, programma-ondersteuner of projectondersteuner.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
- Goede kennis van het MS Office-pakket en ervaring met Teams.
- Organisatiesensitiviteit, nauwkeurigheid en een proactieve werkhouding.
Je werkt onder regie van programmamanagers en projectleiders en draagt zo bij aan de efficiënte uitvoering van programma's en projecten.
Functie eisen
- Je hebt MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in secretariële of administratieve richting
- Je hebt enkele jaren ervaring als programma-assistent of -ondersteuner, of als projectondersteuner
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk
- Je hebt goede kennis van het MS Office-pakket
- Je beschikt over een geldig paspoort of identiteitskaart
Functie wensen
- Het is een pre als je MBO werk- en denkniveau hebt, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting
