Programmamanager Aanbesteding CAD Informatiebeheersysteem

Functieomschrijving

Voor Gemeente Utrecht zoeken wij een Programmamanager Aanbesteding CAD Informatiebeheersysteem. Utrecht heeft jou nodig! De gemeente Utrecht staat voor een grote moderniseringsslag binnen het fysieke domein. Jij werkt aan het toekomstbestendig organiseren van beheer, gebruik en uitwisseling van CAD-tekeningen en aanverwante informatie. Hiervoor leid je het aanbestedingstraject voor een nieuw CAD-informatiebeheersysteem. Dit systeem wordt een strategisch knooppunt in de informatievoorziening van Utrecht, met koppelingen naar geografische informatiesystemen (GIS), assetmanagement, vastgoed en basisregistraties. Je sluit aan bij de koers richting objectgericht werken, Common Ground en de Federatieve Data Strategie (FDS).

Jouw verantwoordelijkheden

• Leiden van de voorbereidingsfase: je scherpt het programma van eisen aan en borgt (strategische) randvoorwaarden zoals architectuur, governance en open standaarden.
• Coördineren en aansturen van de aanbestedingsprocedure in samenwerking met de afdelingen Inkoop en Juridische Zaken.
• Stakeholdermanagement binnen het fysieke domein, onder andere Ontwikkelorganisatie Ruimte, Stadsbedrijven, Vergunningen Toezicht en Handhaving, Vastgoedorganisatie Utrecht, en richting de interne partner Domstad IT.
• Vertalen van functionele en technische eisen naar contractuele afspraken met de leverancier.
• Voorbereiden en aansturen van de implementatiefase: inrichten van de beheerorganisatie, realiseren van koppelingen met andere systemen, testen, adoptie en training.
• Borgen dat het nieuwe systeem aansluit op Common Ground-principes en de Federatieve Data Strategie.
• Rapporteren aan opdrachtgever en stuurgroep over voortgang, risico’s en resultaten.
• Escaleren naar de opdrachtgever indien doelen niet gehaald (kunnen) worden.

Te bereiken resultaten

• Gereed programma van eisen en aanbestedingsdossier: je levert een compleet, afgestemd en door stakeholders geaccordeerd PvE op waarin functionele, technische, organisatorische en juridische eisen zijn opgenomen. Principes van Common Ground en de Federatieve Data Strategie (FDS) zijn geïntegreerd. Het aanbestedingsdossier is gereed voor publicatie conform de Aanbestedingswet.
• Succesvol afgeronde aanbesteding: je zorgt voor selectie van een leverancier/partnerschap dat voldoet aan de eisen en ambities. Je maakt duidelijke contractafspraken, inclusief SLA’s, beveiligings- en archiefeisen, exit-strategie en eigendomsrechten. Het aanbestedingsproces is transparant en rechtmatig, geborgd door samenwerking met de afdelingen Inkoop en Juridische Zaken.
• Inrichting governance en beheerorganisatie: proceseigenaar, systeemeigenaar en functioneel beheer zijn benoemd en operationeel. De rollen- en rechtenmatrix voor interne gebruikers en externe ketenpartners wordt vastgesteld.
• Technische en organisatorische implementatie: je implementeert het nieuwe CAD-informatiebeheersysteem en neemt het verantwoord in productie. De datamigratie is afgerond.
• Adoptie en veranderverankering: je traint gebruikers en begeleidt de overgang van mappenstructuren naar het nieuwe systeem. Je voert een communicatieplan uit voor interne en externe stakeholders. De organisatie werkt aantoonbaar volgens nieuwe processen en gebruikt het systeem conform afspraken.
• Borging en continuïteit: je borgt Archiefwet- en duurzaamheidsvereisten in beheer en opslag. Je organiseert toetsing en evaluatie op afgesproken indicatoren en service level agreements. Je ontwikkelt een plan voor doorontwikkeling en aansluiting op toekomstige ambities (zoals building information models, Digital Twin, datagedreven werken).

Jouw profiel

• HBO werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring (meer dan 10 jaar) als Programmamanager met aanbestedingen en systeemimplementaties.
• Kennis van en ervaring met CAD, GIS of assetmanagementsystemen is een pré.
• Sterke affiniteit met informatievoorziening, datagedreven werken en digitale transformatie.
• Kennis van gemeentelijke IV-ontwikkelingen, waaronder Common Ground en de Federatieve Data Strategie.
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit en bewezen vermogen om uiteenlopende stakeholders te verbinden.
• Ervaring met verandermanagement en adoptie van nieuwe informatiesystemen.
• Resultaatgericht, analytisch en communicatief sterk.
• Het vermogen om belangen af te wegen en beargumenteerde keuzes te maken, met lef en daadkracht.

De gemeente Utrecht streeft naar een zo inclusief mogelijke organisatie, omdat diversiteit zorgt voor meer innovatie, creativiteit en betere samenwerking.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.