Programmamanager VTHA Zaaksysteem

Functieomschrijving

Voor de Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek zoeken wij een Programmamanager VTHA Zaaksysteem. Je werkt als programmamanager VTHA-Zaaksysteem en bent integraal verantwoordelijk voor de implementatie van het nieuwe zaaksysteem voor VTHA (Vergunningen, Toezicht, Handhaving & Advies).
De implementatie omvat procesmatige, organisatorische, informatiekundige en veranderkundige aspecten naast de technische realisatie. Je leidt de inrichting, datamigratie, koppelingen, testen, opleiding en ingebruikname van het systeem en begeleidt de organisatie naar zaakgericht werken.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Je bent verantwoordelijk voor de implementatie van het nieuwe VTHA-zaaksysteem, van inrichting en testen tot datamigratie en livegang;
• Je bewaakt voortgang, planning, kwaliteit, risico's, afhankelijkheden en mijlpalen en stuurt tijdig bij;
• Je richt de projectorganisatie in en zorgt voor een duidelijke verdeling van rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
• Je geeft functioneel leiding aan betrokken projectleiders en bewaakt de samenhang tussen deelprojecten;
• Je zorgt voor een effectieve besluitvormingsstructuur en legt relevante vraagstukken tijdig voor aan besluitvormers;
• Je stuurt op afspraken met de softwareleverancier en treedt op als stevige, professionele gesprekspartner;
• Je coördineert de realisatie van noodzakelijke koppelingen en de aansluiting op relevante landelijke voorzieningen;
• Je zorgt voor afstemming tussen de inrichting van het systeem, de werkprocessen en de behoeften van verschillende gebruikers;
• Je werkt nauw samen met VTHA, Informatie & Kwaliteit, ICT, Applicatiebeheer, HRM, Bedrijfsvoering en andere betrokken disciplines;
• Je geeft richting aan het verandertraject en zorgt dat medewerkers tijdig worden geïnformeerd, betrokken en voorbereid;
• Je zorgt samen met betrokken collega’s voor passende communicatie, instructies en trainingen;
• Je rapporteert periodiek over voortgang, risico's, resultaten en eventuele afwijkingen aan de relevante stakeholders.

Resultaat van de opdracht

• Je voert de implementatie uit volgens een heldere projectstructuur, planning en gestelde doelen;
• Je zorgt dat de verschillende deelprojecten en disciplines effectief samenwerken en dat onderlinge afhankelijkheden beheerst zijn;
• Je richt het systeem in volgens de aanbestedingsuitvraag en best practices en zorgt dat werkprocessen hierop aansluiten;
• Je laat de noodzakelijke datamigratie, koppelingen en testen tijdig en zorgvuldig uitvoeren;
• Je waarborgt tijdige besluitvorming en escalaties;
• Je realiseert een professionele en resultaatgerichte samenwerking met de softwareleverancier;
• Je neemt medewerkers en gebruikers mee in de verandering en bereidt de organisatie aantoonbaar voor op de ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem en de nieuwe manier van zaakgericht werken.

Projectomgeving
Je werkt organisatiebreed en hebt contact met collega's en stakeholders binnen onder andere VTHA, Informatie & Kwaliteit, ICT, Applicatiebeheer, HRM en Bedrijfsvoering. Je werkt nauw samen met projectleiders, key-users, gebruikersgroepen en de softwareleverancier. De opdracht vraagt om schakelen tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau en om het verbinden van technische, organisatorische en procesmatige vraagstukken.

jouw profiel

• Je bent een ervaren programmamanager die complexe ICT-implementaties kan overzien en daadwerkelijk tot resultaat brengt; je bent resultaatgericht en daadkrachtig, met oog voor de organisatie en medewerkers;
• Je behoudt overzicht, brengt structuur aan en handelt wanneer dat nodig is; je signaleert knelpunten vroegtijdig, neemt verantwoordelijkheid en zorgt dat besluiten worden genomen en acties uitgevoerd;
• Je bent de verbindende schakel tussen mensen en weet als spin in het web de juiste mensen met elkaar te verbinden; je neemt mensen op een positieve en enthousiaste manier mee in veranderingen, geeft duidelijke uitleg en creëert draagvlak.

Eisen
Je beschikt aantoonbaar over:

• hbo- of wo-werk- en denkniveau;
• minimaal 3 tot 5 jaar aantoonbare ervaring als ICT-projectmanager, bij voorkeur binnen de publieke sector;
• ervaring met organisatiebrede verander- en implementatieopgaven;
• ervaring met de implementatie van zaaksystemen;
• ervaring binnen een Omgevingsdienst, gemeente, provincie of vergelijkbare publieke organisatie is een pré;
• kennis en ervaring met datagedreven werken, automatisering, procesoptimalisatie en datamigratie;
• kennis van relevante wet- en regelgeving en kaders, waaronder de Omgevingswet, AVG, BIO, Woo en Archiefwet;
• aantoonbare ervaring met zowel PRINCE2 als Agile/Scrum;
• ervaring met leveranciersmanagement en het aansturen van externe partijen;
• ervaring met het aansturen van meerdere projectonderdelen en/of projectleiders.

Competenties

• Je bent daadkrachtig en resultaatgericht;
• Je bent organisatiesensitief;
• Je bent verbindend en communicatief sterk;
• Je bent analytisch en procesmatig ingesteld;
• Je bent bestuurlijk sensitief.