Functieomschrijving
Voor Gemeente Venlo zoeken wij een Programmaondersteuner. Als programmaondersteuner RES ondersteun je het regiobrede programma dat werkt aan een toekomstbestendig en duurzaam energiesysteem.De RES is een samenwerking tussen gemeenten, provincie, waterschap en netbeheerder; zij werken samen met maatschappelijke organisaties, inwoners, energiecoöperaties, netbeheerders, bedrijfsleven en overheden om opwek van duurzame energie, warmte en energiebesparing te bevorderen.
Door jouw communicatieve en organisatorische kracht zorg je dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van planning, belangrijke informatie en relevante gegevens.
Jouw werkzaamheden
- Je beheert de agenda’s van de programmamanager en strategen en plant afspraken en overleggen.
- Je beheert de algemene mailbox van het programma en zorgt voor tijdige beantwoording of doorsturing.
- Je stelt jaarplanningen en RES-agenda’s op en houdt deze actueel.
- Je bereidt agenda’s voor programmateam- en kernteamoverleggen voor en verzorgt verslaglegging en actielijsten.
- Je beheert gebruikers- en toegangsrechten binnen collaboratieve omgevingen zoals SharePoint en Teams.
- Je beheert correspondentie- en deelnemerslijsten, verzorgt uitnodigingen en verspreidt vergaderstukken.
- Je organiseert locaties en faciliteert bijeenkomsten, kennissessies en webinars en beheert aanmeldingen voor evenementen.
- Je verleent administratieve ondersteuning bij diverse overleggen en werkt procesondersteunend zonder inhoudelijke besluitverantwoordelijkheid.
Belangrijke kenmerken van de rol
Je levert primair organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning; de functie kent geen inhoudelijke of procesmatige verantwoordelijkheid.
Jouw profiel
- Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en houdt makkelijk contact met verschillende belanghebbenden.
- Je werkt gestructureerd en accuraat, met oog voor het bijhouden van planningen en actielijsten.
- Je hebt ervaring met agendabeheer, planning van bijeenkomsten en verslaglegging.
- Je bent vaardig met Teams, SharePoint en andere samenwerkings- en mailomgevingen.
- Je bent dienstverlenend ingesteld, organiseert gemakkelijk evenementen en behoudt het overzicht bij meerdere taken.
- Je werkt zelfstandig, discreets en kunt omgaan met vertrouwelijke informatie.
Herken je jezelf in dit profiel en past een ondersteunende rol binnen een samenwerkingsprogramma bij jouw ambities? Dan is deze positie geschikt voor jou.
Functie eisen
- Je brengt het volgende mee als programmaondersteuner:
- Je beschikt over MBO+/HBO werk- en denkniveau.
- Je hebt ervaring met ondersteunende werkzaamheden.
- Je hebt affiniteit met het vakgebied van energietransitie.
- Je hebt ervaring in een complexe omgeving met bestuurlijke verhoudingen.
- Je beschikt over de volgende onmisbare competenties:
- Je kunt goed samenwerken.
- Je werkt resultaatgericht.
- Je bent flexibel.
- Je hebt omgevingsbewustzijn.
- Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden.
